24-02-275 Adjointe administrative ou adjoint administratif à la direction et Agente ou agent de soutien administratif à la gestion des études au Bureau du registraire
3 weeks ago
Adjointe administrative ou adjoint administratif
Le rôle principal et habituel de la personne salariée occupant cette fonction consiste à effectuer diverses tâches administratives et de secrétariat de nature complexe et spécialisée liées à la mission de son unité. Elle assiste la personne supérieure immédiate dans l’accomplissement de son mandat en assurant le suivi de certaines opérations et elle voit à la bonne marche du bureau en son absence.
Exigences minimales du poste :Scolarité
- Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles (D.E.P.) dans une discipline appropriée ou être titulaire d’un diplôme d’études secondaires (D.E.S.) ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.
Expérience
- Cinq (5) années d’expérience pertinente souhaitable.
- Excellente connaissance du français (oral et écrit) ;
- Connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant ; *
- Habiletés pour les communications interpersonnelles ;
- Savoir transmettre de l’information ;
- Capacité à gérer des priorités ;
- Savoir travailler de façon autonome et sous pression ;
- Faire preuve de rigueur et être orienté vers l’action ;
- Orienté vers la clientèle.
- La personne salariée répond aux demandes de renseignements sur diverses questions variées et complexes dont le suivi des dossiers et des réunions, les politiques ou la règlementation liée aux activités de son unité. Elle règle certains problèmes relevant de ses attributions. Elle assume un rôle de coordination et de communication entre plusieurs unités. Elle traite de l’information de nature confidentielle et stratégique.
- Elle prend les dispositions relatives à l’agenda de la personne supérieure immédiate. Elle organise les voyages d’affaires et les rencontres selon les priorités et prépare les documents nécessaires.
- Elle s’assure de la logistique des rendez-vous en réaménageant l’emploi du temps en fonction des urgences ou des imprévus.
- Elle prend connaissance du courrier et des courriels et les trie en fonction des priorités. Elle prépare les dossiers, effectue les recherches et les consultations requises. Elle rédige à partir d’indications sommaires la correspondance et les documents relatifs à son unité. Elle effectue les suivis des dossiers et assure la diffusion de l’information. Elle procède aux achats de marchandises.
- Elle participe à la planification, à la préparation et à l’organisation de réunions et d’événements reliés aux activités de son unité. Elle assiste aux réunions, prend note des délibérations et rédige un projet de compte rendu ou de procès-verbal. Elle prépare les résolutions et donne suite aux décisions qui relèvent de ses attributions.
- Elle assume la responsabilité du système de classement des documents conformément au plan de classification. Elle applique la procédure d’archivage selon les règles prévues au calendrier de conservation. Elle effectue la mise à jour des dossiers, des fichiers informatisés et de la page web de son unité.
- Elle tient à jour la comptabilité de l’unité, elle enregistre les dépenses effectuées et fait sur demande un rapport des états de compte, elle tient à jour les dossiers du personnel. Elle compile des données statistiques dans différentes bases de données.
- Elle peut être appelée à initier au travail le nouveau personnel de son unité ou les personnes salariées occupant la même fonction.
- Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe de même niveau ou de niveau inférieur.
Agente ou agent de soutien administratif à la gestion des études
Le rôle principal et habituel de la personne salariée occupant cette fonction consiste à effectuer diverses tâches administratives de nature complexe reliées à la gestion des études et à la gestion des dossiers étudiants. Elle assume la responsabilité de diverses opérations et des processus administratifs en lien avec les activités de son unité. Elle répond aux demandes d’information, elle conseille et assiste les étudiants dans toutes les étapes de leur cheminement académique. Elle s’assure du respect des règlements et des politiques en vigueur et de l’application des procédures.
Tâches et responsabilités principales :
- La personne salariée prépare, vérifie et analyse les dossiers étudiants de son unité. Elle coordonne les suivis administratifs se rattachant à l’admission, à l’inscription, à la reconnaissance des acquis, à la recommandation des sanctions et à la diplomation des étudiants. Elle assure le processus de l’évaluation des activités d’enseignement. Elle collabore à la planification de l’horaire des cours, à la gestion des programmes d’études et des activités de stage. Elle approuve les demandes qui relèvent de sa compétence et réfère les cas dérogatoires à la personne responsable. Aux cycles supérieurs, elle s’assure des suivis administratifs des essais, des mémoires et des thèses.
- Elle assume la responsabilité de la création et la validation du code permanent. Elle détermine la base d’admission et procède à l’admission définitive des candidats. Elle établit et codifie le statut de résident du Québec. Elle reçoit les demandes de révision de notes et effectue les suivis s’y rattachant.
- Elle agit comme intermédiaire entre son unité et d’autres services de l’Université ou d’organismes externes pour répondre à diverses demandes ou pour assurer les suivis appropriés. Elle organise et participe à la réalisation de diverses activités. Elle assiste à des réunions, rédige les procès-verbaux et assure les suivis qui relèvent de sa compétence.
- Elle prépare des tableaux statistiques pour des fins administratives et pédagogiques. Elle assume la responsabilité de systèmes de classement des dossiers, de fichiers et d’échéanciers reliés à son domaine d’activité. Elle peut être appelée à tenir l'agenda de son supérieur.
- Elle peut être appelée à initier au travail le nouveau personnel de son unité ou les personnes salariées occupant la même fonction.
- Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe de même niveau ou de niveau inférieur.
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L’UQO souscrit au programme d’accès à l’égalité en emploi. L’UQO invite les femmes, les membres des minorités visibles, des minorités ethniques, les autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature.
L’Université du Québec en Outaouais communiquera seulement avec les personnes retenues dans le cadre du présent processus de sélection. Si vous êtes invité.e à poursuivre les étapes du processus de sélection, veuillez nous aviser de tout besoin nécessitant des mesures d’adaptation particulières.
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Adjoint ou adjointe à la direction
2 weeks ago
Gatineau, Quebec, Canada CISSS de l'Outaouais Full timeÉtablissement : CISSS de l'Outaouais Titre d'emploi : Adjoint ou adjointe à la direction - Secteur Urbain Numéro de référence : CAT Territoire de l'emploi : Gatineau (Secteurs Aylmer, Gatineau et Hull) Direction : Direction des programmes santé mentale et dépendance Service : Statut de l'emploi : Temporaire - Temps complet ...
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Adjoint(E) Administratif(Ve) à La Direction
4 weeks ago
Gatineau, Canada Association de la construction du Québec (ACQ) Full time**NOUS SOMMES BÂTISSEURS D’AVENIR** Vous cherchez un emploi dans un milieu de travail dynamique et professionnel ? Vous êtes reconnu pour votre minutie, votre souci du détail et votre rigueur au travail ? Faites partie de notre équipe ! Nos employés sont au coeur du succès de l’Association et c’est pourquoi nous nous faisons un devoir d’être...
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Adjoint(E) Administratif(Ve) à La Direction
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Gatineau, Canada Association de la construction du Québec, région Outaouais-Abitibi-Nord-Ouest du Québec Full timeNOUS SOMMES BÂTISSEURS D’AVENIR Vous cherchez un emploi dans un milieu de travail dynamique et professionnel ? Vous êtes reconnu pour votre minutie, votre souci du détail et votre rigueur au travail ? Faites partie de notre équipe ! Nos employés sont au coeur du succès de l’Association et c’est pourquoi nous nous faisons un devoir d’être à...
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Adjoint(E) Administratif(Ve)
15 hours ago
Gatineau, Canada La Boite à Grains Full time**La Boite à Grains** est à la recherche d’un(e) Adjoint(e) administratif(ve) - achats afin d’évoluer avec notre équipe et de nourrir notre mission de l’alimentation saine et accessible à la population. Tu aimes relever des défis avec passion tout en t’impliquant dans une entreprise québécoise en pleine croissance? On a besoin de toi! Sous...
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Adjoint(E) Administratif(Ve)
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Gatineau, Canada COMMTECH informatique Full time**Commtech œuvre dans le domaine de la technologie de l’information depuis 1994. Cette entreprise offre une expertise aux acteurs des secteurs public et privé. Elle offre des services-conseils et de l’accompagnement dans l’intégration et la gestion de projets TI.** Nous sommes à la recherche d’un adjoint(e) administratif(ve) dynamique et...
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Gatineau, Canada La Concertation pour le développement social de l'Outaouais Full time**Offre d’emploi - Agent(e) administratif(-ve) et de communication** 35 heures par semaine avec possibilité d’ajustements Date limite pour postuler : 20 novembre 2023 Entrée en poste : Novembre 2023 **Mandat principal : Relevant de la coordination en place, Agent(e) administratif(-ve) et de communication est responsable du soutien administratif et...
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Adjoint(E) à La Direction
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Gatineau, Canada ABC Mécanique Full timeFondée en 2008, ABC Mécanique est une entreprise spécialisée dans la réparation et l'entretien en mécanique lourde. Nous recherchons un(e) Adjoint(e) de Direction afin de succéder à la personne en poste, qui offrira une formation complète du poste. L’adjoint(e) de direction sera en charge des tâches administratives de l’entreprise, des...
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Agent de Bureau Et Réception
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Gatineau, Canada Les Oeuvres Isidore Ostiguy Full time. Nous sommes actuellement à la recherche d’un agent de bureau et réception. La personne retenue sera le premier contact pour la majorité des personnes desservies, les fournisseurs et des visiteurs, que ce soit en personne ou par téléphone. Elle sera donc responsable de leur fournir un soutien professionnel, efficace et accueillant. Pour instaurer une...
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Agente ou Agent D’aide à L’emploi
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Gatineau, Canada Ministère du Travail, de l'Emploi et de la Solidarité sociale Full time**Vous êtes une personne passionnée par le service à la clientèle et vous désirez soutenir des citoyens et citoyennes dans leur démarche en intégration en emploi?** Devenez **une agente ou un agent d’aide à l’emploi**. Votre grande capacité d’écoute et vos valeurs d’entraide et d’ouverture à la diversité bénéficieront aux gens de...
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Adjoint(E) Administratif(Ve)
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Gatineau, Canada Université du Québec en Outaouais (UQO) Full time**Exigences mínimales du poste**: **Scolarité** - Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles (D.E.P.) dans une discipline appropriée ou être titulaire d’un diplôme d’études secondaires (D.E.S.) ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité...
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Gatineau, Canada Gagné Isabelle Patry Laflamme et associés, notaires Full time**_L’étude de notaires Gagné Isabelle Patry Laflamme & Associés, membre du réseau PME INTER Notaires offre depuis plus de 40 ans des services juridiques spécialisés de grande qualité, et ce tant aux entreprises qu’aux particuliers._** Nous sommes présentement à la recherche d’un(e) **Adjoint(e) à la direction** L’adjoint(e) à la...
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Agent de Soutien à La Coordination
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Gatineau, Canada Gagné Isabelle Patry Laflamme et associés, notaires Full time**Titre d’emploi**: Agent de soutien à la coordination **Département** : Ressources Humaines **Statut de l’emploi**: Permanent - Temps plein **Lieu de travail**: 188, Montcalm, Gatineau **Numéro de concours** : INT/EXT - 008-2023 **Date de fin d’affichage** : 23 mai 2023 **Sommaire du rôle**: Sous l’autorité du Chef des ressources humaines et...
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Adjoint(E) Administratif(Ve)
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Gatineau, Canada Meubles La Détente Full time**À propos de nous** La Détente chez soi, magasin de meubles haut de gamme bien établi à Gatineau depuis 1995 est spécialisé dans la vente au détail de mobiliers de salon, de chambre à coucher, de salle à manger ainsi que d’accessoires de décoration est à la recherche d’une personne motivée, assidue et autonome pour joindre...
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Adjoint(E) Administratif(Ve)
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Gatineau, Canada Budget Propane Full time**Adjoint(e) Administratif(ve) - Service à la clientèle**: Emploi - Permanent Temps plein - **Assistant / Adjoint - comptable** Succursale: Budget Propane - Gatineau -Gatineau Québec J8M 1Y7 **Dès que possible**Horaire: Lundi au vendredi (Jour) **Salaire**:40 001$ - 50 000$ **Description: **Budget Propane est un leader dans l’industrie du Propane...
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Adjoint(E) Administratif(Ve)
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Gatineau, Canada Musée canadien de la nature Full time**2090-CMN-23-OC-057** **Département d'Installations et protection** **ME-04 - 58 139 $ à 70 664 $ par année** **Poste temporaire à temps plein (37,5 heures par semaine) - Contrat de 2 ans** **Lieu de travail**: Campus du patrimoine naturel (CPN) - Gatineau, QC* *Remarque : Ce poste est éligible au travail hybride et aux modalités de travail...
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Adjoint(E) Administratif(Ve)
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Gatineau, Canada Clinique d'évaluation neuropsychologique de l'Outaouais Full time_Réceptionniste, Commis de bureau, adjoint(e) administratif(ve)_ Notre équipe est à la recherche d'un(e) adjoint(e) administratif(ve) qui devra assurer les tâches suivantes au sein de notre belle équipe de neuropsychologues, psychologues, psychoéducateurs et orthopédagogues. Principales tâches: - Accueillir les clients - Faire payer les clients et...
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Gatineau, Canada Association des familles monoparentales et recomposées de l'Outaouais Full timeDescription de travail Adjoint administratif: **Sommaire de la fonction**: Sous la supervision du directeur général (50 %) et de la coordonnatrice de la supervision parentale (50 %), l’adjoint administratif est responsable de l’accueil, il doit effectuer des tâches de secrétariat et assister le directeur général, l’assistante à la coordination...
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Gatineau, Canada Services Ecovista Full time**Adjoint(e)-administratif(ve)** Ecovista est une plateforme de services résidentiels rapide et facile à utiliser. L'entreprise utilise les dernières technologies de prise de rendez-vous, d'optimisation d'horaire et de gestion interne afin d'offrir une expérience client unique dans le domaine. **Lieux **:Télétravail **Horaire **:Temps plein ou temps...
