Administrative Agent, Student Temp Job
2 weeks ago
The Administrative Agent mainly takes part in the management of reception and provide administrative support for the whole organization.
This is a temporary 3-month Administrative Agent position ideal for students seeking summer opportunities
This role will be perfect for you if:
- You have an interest in clinical research and administration
- You are detail oriented
- You want to work in a collaborative environment
- You are looking for new challenges this summer
RESPONSIBILITIES
- Provide administrative support to the whole organization;
- Replace the medical secretaries and receptionists to ensure business continuity for planned or unplanned absences;
- Greet individuals entering Innovaderm’s office while at the reception;
- Ensure visitors are signing in the visitor log and are always accompanied and/or identified;
- Contact different vendors and contractors for facility maintenance;
- Participate in the management of internal and external mail and shipments;
- Participate in adding and maintaining information such as budgets, schedules, reports and more in CTMS or other electronic systems;
- Ensure that the required administrative material and other office supplies are available;
- Place supplies orders, request quotes and follow up with different vendors;
- Order lunches for new employee integrations and internal meetings with sponsors, partners and clients;
- Participate in various administrative tasks, including but not limited to: Preparation of binders, photocopy and digitization of documents, collect/track/file and maintain electronic or physical documents;
- Participates in the monitoring of certain KPIs data;
- Verifies and approve invoices;
- Understands the principles and processes for providing excellent customer service internally and externally;
- Support the organization in other administrative activities.
Our company:
The work environment
At Innovaderm, you will work with brilliant and driven colleagues. Our values are collaboration, innovation, reliability and responsiveness. We offer a stimulating work environment and attractive advancement opportunities.
About Innovaderm
Innovaderm is a contract research organization (CRO) specialized in dermatology. Since its beginnings in 2000, our organization has benefited from a solid reputation for the quality of its research and services exceeding the expectations of its clients. Based in Montreal, Innovaderm continues to grow and expand in North America and Europe.
Innovaderm is committed to providing equitable treatment and equal opportunity to all individuals. As such, Innovaderm will provide accommodations throughout the recruitment and selection process to applicants with disabilities, upon request.
Innovaderm only accepts applicants who can legally work in Canada.
Description - Fr:
Agent(e) administrative participe au bon fonctionnement de la réception et apporte un support administratif à toute l’organisation.
Ceci est un poste temporaire d'agent administratif d'une durée de 3 mois, idéal pour les étudiants à la recherche d'opportunités pour l'été.
Ce rôle sera parfait pour vous si :
- Vous avez un intérêt pour la recherche clinique et l'administration
- Vous avez le sens du détail
- Vous souhaitez travailler dans un environnement collaboratif
- Vous êtes à la recherche de nouveaux défis pour cet été
RESPONSABILITÉS
- Apporte un support administratif à toute l’organisation.
- Remplace les secrétaires médicales et les réceptionnistes lors des vacances planifiés ou non planifiés afin d’assurer de la continuité des affaires de l’entreprise
- Entre en contact avec différents fournisseurs
- Participe à la gestion interne et externe du courrier et des envoies
- Participe à la maintenance des données comme tel que des budgets, des horaires, des rapports soit dans le CTMS ou dans un autre programme.
- Gestion de l’inventaire de la papeterie
- Place les commandes nécessaires et/ou demandées et assure un suivi avec les différentes parties
- Participe à différentes tâches administratives, incluant mais ne limitant pas : la préparation des cartables, numérisation de document, collecter/suivre/déposer et maintenir des documents physique ou électronique.
- Participe au suivi et à la collecte de certain KPI
- Vérifie et approuve certaines factures
- Assiste le groupe Gestion de Projets
- Assiste le groupe de Assurances Qualités
Profil recherché:
Éducation
- Diplôme d’étude secondaire ou diplôme d’étude professionne
Expérience
- 1-2 ans d’expérience dans un role administratif
- Une expérience de travail à la réception, dans l'administration, dans un environnement pharmaceutique et/ou CRO sera considérée comme un atout ;
Connaissances et compétences
- Intérêt pour la science et pour la recherche clinique
- Connaissance intermédiaire de la suite Microsoft (Word, Excel, Powerpoint)
- Excellente maitrise du Français et bonne connaissance de l’anglais
- Apprends vite, s’adapte bien et autonomie
- Professionnalisme
- Attentif aux détails
- Aime le travail d’équipe
- Capacité de travailler sur plusieurs choses en même temps
Notre entreprise:
NOTRE ENTREPRISE
L’environnement de travail
Chez Innovaderm, vous travaillerez avec des collaborateurs compétents et dynamiques. Nos valeurs sont la collaboration, l’innovation, la fiabilité et la réactivité. Nous offrons un environnement de travail stimulant et des possibilités d’avancement intéressantes.
À propos d’Innovaderm
Innovaderm est une entreprise de recherche clinique contractuelle (CRO) spécialisée en dermatologie. Depuis ses débuts en 2000, notre entreprise à taille humaine bénéficie d’une solide réputation autant pour la qualité de la recherche effectuée que pour la qualité des soins offerts, dépassant les attentes de ses clients. Basé à Montréal, Innovaderm continue aujourd’hui sa croissance en Amérique du Nord et en Europe.
Innovaderm s’engage à assurer une approche équitable ainsi que des opportunités équivalentes pour tous les candidats. À ce titre, Innovaderm fournira sur demande des accommodations aux candidats ayant un handicap, et ce, à travers toutes les étapes du processus de recrutement, si demandé.
Innovaderm accepte uniquement les candidats pouvant légalement travailler au Canada.
Le genre masculin est utilisé sans discrimination et dans le seul but d'alléger le texte.
Education
- Secondary school diploma or vocational studies;
Experience
- 1-2 years' experience in an administrative role
- Experience working at a reception, in administration, in a pharmaceutical and/or CRO environment will be considered as an asset;
Knowledge and skills
- Good communication skills in French and English;
- Intermediate knowledge of Microsoft Office (Word, Excel, and PowerPoint);
- Fast learner, attention to details, good adaptability and autonomy;
- Ability to prioritize different assignments and to work on several tasks at the same time;
- Interest in sciences and clinical research
- Autonomy and likes teamwork
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Administrative Agent, Student
2 weeks ago
Montreal, Canada Innovaderm Full timeAdministrative Agent, Student ( months) Montreal, Canada Corporate - Administration Full-time, Temporary The Administrative Agent mainly takes part in the management of reception and provide administrative support for the whole organization. This is a temporary -month Administrative Agent position ideal for students seeking summer...
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Student Job – Inventory Planner
2 weeks ago
Montreal, Canada UAP Inc. Full timeJob DescriptionCalling all students : Unique opportunity for a university level student in Administration!The purchasing and procurement department of the NAPA division is looking for a student for the procurement department. As such, you will join a team of 30 people, some of whom are decentralized across Canada. This service aims to optimize the...
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Agent(e) Administrative Inter-Clinique
7 days ago
Montreal, Canada Groupe Forget Full timeDescription en français: Le Groupe Forget, Audioprothésistes est le plus grand réseau en correction auditive au Québec comptant aujourd’hui plus de 90 cliniques à travers la province . Nous sommes actuellement à la recherche d’un Agent(e) Administrative Inter-Clinique afin de faire partie de l’équipe supportant le personnel régulier en...
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Montreal, Canada Fédération des Cégeps Full timeAGENT ADMINISTRATIF OU AGENTE ADMINISTRATIVE, CLASSE PRINCIPALE Direction des affaires internationales La Fédération des cégeps est le regroupement volontaire des 48 collèges publics du Québec. Elle a été créée en 1969 dans le but de promouvoir le développement de la formation collégiale et des cégeps. Elle agit comme porte-parole officiel et...
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Montreal, Canada Fédération des Cégeps Full timeAGENT ADMINISTRATIF OU AGENTE ADMINISTRATIVE, CLASSE PRINCIPALEDirection des affaires internationalesLa Fédération des cégeps est le regroupement volontaire des 48 collèges publics du Québec. Elle a été créée en 1969 dans le but de promouvoir le développement de la formation collégiale et des cégeps. Elle agit comme porte-parole officiel et lieu...
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Montreal, Canada Fédération des Cégeps Full timeAGENT ADMINISTRATIF OU AGENTE ADMINISTRATIVE, CLASSE 1 DIRECTION DES COMMUNICATIONS La Fédération des cégeps est le regroupement volontaire des 48 collèges publics du Québec. Elle a été créée en 1969 dans le but de promouvoir le développement de la formation collégiale et des cégeps. Elle agit comme porte-parole officiel et représente les...
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Student job/Intern
2 weeks ago
Montreal, Canada AdGear Full timeStudent job/Intern – Project Management Life at Samsung Ads We are proud to build a world class organization that thrives on: Collaborating closely, problem-solving, breaking new ground and adapting quickly to a rapidly evolving industry. We are looking for a Project Management Student/Intern , a part time role for 3 months! We offer a ...
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Montreal, Canada Fédération des Cégeps Full timeAGENT ADMINISTRATIF OU AGENTE ADMINISTRATIVE, CLASSE 1DIRECTION DES COMMUNICATIONSLa Fédération des cégeps est le regroupement volontaire des 48 collèges publics du Québec. Elle a été créée en 1969 dans le but de promouvoir le développement de la formation collégiale et des cégeps. Elle agit comme porte-parole officiel et représente les cégeps,...
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Conducteurs d'autobus scolaires
7 days ago
Montreal, Canada First Student Full timeJob Description:First for a reasonFirst Student is the largest school transportation provider in North America with more than a century of experience providing safe and reliable transportation. We work with 1,250 school districts in 39 states and 8 Canadian provinces carrying approximately five million students in 21,000 schools daily.Driver: Job title in...
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Conducteurs d'autobus scolaires
5 days ago
Montreal, Canada First Student Full timeJob Description:First for a reasonFirst Student is the largest school transportation provider in North America with more than a century of experience providing safe and reliable transportation. We work with 1,250 school districts in 39 states and 8 Canadian provinces carrying approximately five million students in 21,000 schools daily.Driver: Job title in...
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Conducteurs d'autobus scolaires
3 weeks ago
Montreal, Canada First Student Full timeFirst for a reasonFirst Student is the largest school transportation provider in North America with more than a century of experience providing safe and reliable transportation. We work with 1,250 school districts in 39 states and 8 Canadian provinces carrying approximately five million students in 21,000 schools daily.Driver: Job title in city, state...
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Chauffeur d'autobus scolaire
7 days ago
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Chauffeur d'autobus scolaire
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Chauffeur d'autobus scolaire
5 days ago
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7 days ago
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5 days ago
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agente-agent, admission
1 week ago
Montreal, Quebec, Canada Ordre des CRHA Full timeAgente-Agent, admission Contrat 12 mois temps plein | Horaire flexible | Télétravail En tant qu'agente ou agent, admission, vous soutiendrez les futurs CRHA | CRIA dans l'ensemble du processus d'admission à l'Ordre. Vous expliquerez les conditions d'admission et veillerez à la préparation, au suivi et au bon traitement des dossiers. Ce poste requiert un...
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Conducteur (trice) de berlines scolaires
2 weeks ago
Montreal, Canada First Student Full timeJob Description:First for a reasonFirst Student is the largest school transportation provider in North America with more than a century of experience providing safe and reliable transportation. We work with 1,250 school districts in 39 states and 8 Canadian provinces carrying approximately five million students in 21,000 schools daily.Nous recherchons des...
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Conducteur (trice) de berlines scolaires
7 days ago
Montreal, Canada First Student Full timeJob Description:First for a reasonFirst Student is the largest school transportation provider in North America with more than a century of experience providing safe and reliable transportation. We work with 1,250 school districts in 39 states and 8 Canadian provinces carrying approximately five million students in 21,000 schools daily.Nous recherchons des...