Property Manager

Directeur immobilier

Montreal, QC

L’occasion: Le directeur immobilier est responsable de la gestion et de l’administration professionnelles de Le Mille Neuf. Cela comprend la prestation de services à la clientèle, des ventes et un marketing efficaces pour les suites meublées et non meublées, une administration efficace, le contrôle des dépenses, la maximisation des revenus, l’entretien physique des bâtiments et des propriétés environnantes, ainsi que la gestion quotidienne, l’intégration et la formation du personnel syndiqué et non syndiqué.

Ce que vous ferez :

Service à la clientèle :

Répondre aux demandes de renseignements des résidents actuels, en maintenant d’excellentes relations avec eux. Répondre aux préoccupations des résidents lorsqu’elles ne peuvent être satisfaites par le personnel de première ligne. Assurer d’excellentes relations avec les résidents, en traitant et en documentant les demandes des résidents, les plaintes et les urgences dans le bâtiment qui se produisent pendant et en dehors des heures de bureau. Superviser les inspections annuelles des suites, en rencontrant les résidents avant les dates d’anniversaire afin de répondre à leurs préoccupations et de réduire le taux de rotation. Aider le personnel de première ligne à promouvoir la fidélisation des résidents et le processus de renouvellement des baux dans les propriétés, y compris l’administration des augmentations de loyer et des programmes de renouvellement des baux. Mettre en œuvre un programme de fidélisation des résidents qui sera proposé, le cas échéant, aux résidents afin d’encourager le renouvellement des baux. Superviser l’inspection des appartements lors du départ des résidents, surveiller les dommages causés par les résidents et estimer le coût des réparations pour le compte des résidents. Veiller à la satisfaction des résidents et faire en sorte que les services soient fournis avec diligence tout en assurant une communication et un suivi permanents (y compris l’administration des sondages auprès de résidents, le cas échéant). Coordonner les programmes pour les résidents et organiser des événements pour les résidents, comme prévu dans le budget. Favoriser une forte culture du service à la clientèle au sein de l’ensemble du personnel. Favoriser un fort sentiment d’appartenance à la communauté. Veiller à ce que les évaluations de Google et d’autres services soient au plus haut niveau et à ce qu’une réponse soit apportée dans les plus brefs délais.

Exploitation :

Superviser la gestion et les opérations quotidiennes de la propriété. Exploiter Le Mille Neuf conformément au contrat syndical et aux budgets annuels approuvés. Veiller à ce que toutes les politiques, procédures et opérations de gestion immobilière soient exécutées conformément aux normes. Superviser, encadrer et former l’ensemble du personnel du site, y compris l’aide à la gestion des performances si nécessaire, afin de garantir le maintien de normes élevées conformément aux politiques établies. Développement du personnel : veiller à ce que des plans d’avancement et de formation soient mis en place et examinés régulièrement pour le personnel rémunéré à l’heure et le personnel salarié. Fournir une rétroaction pour contribuer au développement des compétences du personnel sur une base continue. Interagir et communiquer efficacement avec les représentants des propriétaires sur les performances financières, les opérations immobilières, la dotation en personnel et les relations avec les résidents. Responsable des recettes et des dépenses de l’immeuble, notamment dans le cadre d’un budget approuvé; analyse les états financiers mensuels, prépare les rapports de gestion mensuels et soumet les régularisations pour les états financiers de fin d’année. Préparer les budgets annuels de revenus, de dépenses et d’investissement. Recommander des politiques et des procédures de location pour les suites résidentielles, y compris les suites meublées, les suites pour invités, les buanderies, les toits-terrasses et d’autres revenus. Superviser les études de marché mensuelles et avoir une connaissance approfondie de la concurrence et des conditions actuelles du marché. Veiller à ce que les pratiques d’achat soient prudentes, conformément à la politique de l’entreprise et aux accords conclus avec les clients. Surveiller le recouvrement des loyers, entreprendre le recouvrement des arriérés, les négociations, les procédures d’expulsion, maintenir la liaison avec les avocats, les agences de recouvrement, etc. afin d’assurer le bon recouvrement des créances. S’assurer que tous les résidents dont le solde est supérieur à 100 $ le 23 de chaque mois sont inscrits au TAL (tribunal du logement de Québec). Approuver ou refuser les demandes des résidents en fonction des vérifications des antécédents et du crédit. Approuver les documents de bail dûment remplis en vue de leur exécution. Superviser le processus de renouvellement des baux, approuver les montants de renouvellement dans le cadre des paramètres budgétaires et approuver les avis de non-renouvellement à émettre. En collaboration avec l’équipe des services techniques, formuler des recommandations et superviser l’exécution des projets d’investissement et du programme d’entretien préventif des installations et des équipements; élaborer et diriger la mise en œuvre des améliorations; obtenir des prix, conclure des contrats d’entretien et de service et en assurer le suivi afin de garantir la rentabilité des opérations; effectuer des inspections des propriétés attribuées. Garantir le fonctionnement, l’entretien et la réparation efficaces des propriétés, notamment la conformité avec les réglementations gouvernementales, le respect des normes de maintenance et de sécurité des personnes et le sourçage de moyens rentables pour le fonctionnement Superviser et/ou développer des procédures d’exploitation appropriées pour les propriétés en s’assurant que les exigences législatives ou réglementaires sont respectées et que les procédures d’intervention d’urgence sont régulièrement mises à jour Participer à l’émission des bons de commande et organiser les travaux, contrôler la qualité et la réactivité des travaux dans le respect des normes et politiques de BentallGreenOak. Mener les opérations dans le respect des paramètres budgétaires, en demandant l’autorisation du directeur de la gestion immobilière résidentiels en cas de nécessité de s’écarter du budget. Application des règles et règlements des propriétés. Utiliser le système informatisé de gestion immobilière pour enregistrer les transactions et établir divers rapports d’exploitation. Contrôler l’exécution des contrats d’entretien des bâtiments, en veillant à ce que les pratiques rentables soient maintenues. Fournir une rétroaction et des recommandations au directeur de la gestion immobilière résidentielle et au responsable de l’entretien. Vérifier régulièrement les dossiers des résidents pour s’assurer qu’ils sont conformes aux politiques et procédures établies. Examiner et évaluer en permanence la grille des loyers pour chaque propriété avec le service marketing. D’autres tâches connexes, au besoin, peuvent inclure le soulèvement d’objets.

Santé et sécurité :

Veiller au respect de l’ensemble de la législation, y compris, mais sans s’y limiter : La loi sur la location résidentielle, la loi sur les relations de travail, le code incendie et la loi sur la santé et la sécurité au travail. Connaître et respecter la politique de l’entreprise en matière de santé et de sécurité. Veiller à ce que le personnel porte l’équipement de protection individuelle (ÉPI) prescrit lorsque cela est nécessaire. Veiller à ce que tous les fournisseurs et sous-traitants respectent la politique établie en matière de santé et de sécurité, et signaler immédiatement toute infraction, toute situation dangereuse ou tout équipement endommagé.

Développement durable :

Adopter et soutenir de manière proactive la culture de BentallGreenOak quant à la durabilité environnementale, et à la responsabilité sociale et d’entreprise. Réagir rapidement aux risques environnementaux et les gérer. Promouvoir et assurer un entretien efficace des services publics et de l’énergie de l’édifice. Tenir compte de la durabilité lors de l’évaluation des options de remplacement d’équipements. Participer aux activités de soutien communautaire des résidents et du personnel, au besoin.

Votre identité :

Bilingue - Excellente maîtrise du français et de l'anglais (parlé et écrit), ce poste nécessite une communication régulière avec les clients, les services comptables et financiers qui opèrent dans d'autres villes canadiennes. Expérience – Au moins sept ans d’expérience connexe en gestion immobilière résidentielle ou en hébergement, cours postsecondaires en gestion immobilière ou en hébergement, expérience en gestion d’équipe; Études – Un diplôme collégial ou universitaire dans un domaine d’affaires ou d’hébergement serait un atout; Compétences informatiques – Compétences intermédiaires avec Microsoft Office : MS Word, Excel et Outlook; la connaissance de Yardi est un atout; Disponibilité – Souplesse dans les heures de travail pour être disponible le dernier jour de chaque mois et les deux ou trois premiers jours du début du mois afin de répondre aux besoins des déménagements et des emménagements, des commerces et de la perception des loyers. Être en mesure de gérer les situations d’urgence qui surviennent après les heures normales de travail; Connaissances – Une compréhension approfondie des lois, législations et droits en vigueur concernant les relations avec les résidents et les propriétaires; Certificat de police –  Une vérification des antécédents criminels est requise pour l’emploi.

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt pour un emploi chez BGO, mais seuls les candidats sélectionnés pour une entrevue seront contactés.

Chez BGO, nous reconnaissons que les expériences, perspectives et points de vue uniques de chaque employé renforcent notre capacité à créer et à apporter la meilleure valeur ajoutée à nos clients, partenaires, parties prenantes et investisseurs. Par conséquent, nous encourageons fortement les candidats de tous les sexes, âges, origines ethniques, cultures, capacités, orientations sexuelles et expériences de vie à postuler chez nous.

BGO s’engage à suivre des pratiques d’embauche équitables, et nous serons heureux de discuter des aménagements possibles et de garantir l’équité dans notre processus d’embauche. Nous pouvons répondre à toute demande d’aménagement, pour cela veuillez communiquer avec nous à l’adresse courriel en précisant : le numéro d’offre d’emploi, votre nom et le mode de communication que vous préférez.

Property Manager

Montreal, QC

The Opportunity: The Property Manager is responsible for the professional management and administration of Le Mille Neuf. This includes customer service delivery, effective sales and marketing for both Furnished and Unfurnished suite offering, efficient administration, expense control, income maximization, physical maintenance of the buildings and surrounding property and daily management, on-boarding and training of both union and non-union staff.

What You Will Do:

Customer Service:

Respond to enquiries from existing residents, maintaining excellent resident relations. Address resident concerns when they cannot be satisfied by front line staff. Ensure excellent resident relations, handling and documenting resident requests, complaints and any emergencies in the building which occur during, over and above office hours Oversee annual inspections of suites, meeting with residents prior to anniversary dates to address concerns and mitigate turnover. Assist front line staff in promoting resident retention and the lease renewal process at the properties, including administration of rent increases, and lease renewal programs. Implementation of a resident loyalty program to be offered as applicable to residents to incent lease renewals. Oversee suite inspections upon resident move out, monitor resident damage and estimate cost of repairs for the resident’s account chargeback. Further ensure resident satisfaction and service delivery through prompt service communication and follow up (including administration of resident surveys, as required) Coordinate resident programs and host resident events, as budgeted. Foster a strong customer service culture amongst all staff. Promote a strong sense of community. Ensure that Google and other Service ratings are at highest level and are responded to promptly.

Operations:

Oversee the day-to-day management and operations of the property. Operate Le Mille Neuf in accordance with the union contract and approved annual budgets. Be responsible for ensuring all Property Management policies, procedures and operations are executed to standard. Supervise, coach and train all site staff, including assistance with performance management if necessary to ensure high standards are maintained in accordance with established policies Staff Development - ensure progress/training plans are in place and reviewed on a regular basis for both hourly and salary staff. Provide feedback to assist in the development of staff skills on a continuous basis. Interact and effectively communicate directly with owner representatives on financial performance, property operations, staffing and resident relations Responsible for building revenue and expenses including operating within an approved budget; analyze monthly financial statements, prepare monthly management reports, and submit accruals for year-end financials. Prepare annual revenue, expense, and capital budgets Recommend rental policies and procedures for residential suites including Furnished suites, guest suites, laundry facilities, roof top and other revenues Oversee monthly market surveys and have a thorough understanding of competition and current market conditions Ensure prudent purchasing practices in accordance with company policy and client agreements, Monitor collection of rental payments, undertakes arrears collection, negotiations, eviction proceedings, maintains liaison with lawyers, collection agencies etc. to ensure proper collection of account receivables. Ensure that all residents with balances over $100 as of the 23rd of each month, are being filed at the TAL (tribunal du logement de Quebec) . Approve or decline resident applications based on background and credit checks. Approves completed lease documents for execution. Oversee the lease renewal process, approving renewal amounts within budget parameters, and approval of any non-renewal notices to be issued In collaboration with the Technical Services team, makes recommendations and oversees execution of capital projects and preventative maintenance program for plant and equipment; develops and directs implementation of improvements; obtains prices, secures, and monitors maintenance/service contracts to ensure cost effective operations; conducts inspections of the properties assigned Ensure efficient operation, maintenance and repair of properties including compliance with government regulations, achievement of maintenance/life safety standards and sourcing cost effective ways to operate Supervise and/or develop appropriate operating procedures for the properties ensuring legislative or regulatory requirements are adhered to and emergency response procedures are regularly updated Assist with issuing purchase orders and arranging for trades, monitoring quality and responsiveness of trades in adherence to BentallGreenOak standards and policies. Conduct operations within budgeted parameters, seeking Director, Residential Property Management permission in the event of a need to vary from budget. Enforcing the rules and regulations of the properties Utilize computerized property management system to record transactions, run various operating reports. Monitor building maintenance contract performance, ensuring cost-efficient practices are maintained. Provide feedback/recommendations to the Director, Residential Property Management and Maintenance Manager Routinely audit resident files to ensure they are consistent with established policies and procedures. Continually review/evaluate the rent grid for each property with the Marketing Department Other related duties as required; such duties may include lifting.

Health & Safety:

Ensure compliance with all legislation, including but not limited to: The Residential Tenancies Act, Labour Relations Act, Fire Code and Occupational Health and Safety Act Be familiar with and adhere to the company’s Health and Safety policy. Ensure staff wears prescribed Personal Protective Equipment (PPE) when required to do so Ensure all vendors and contractors comply with the established health and safety policy, and immediately report any infractions, hazardous conditions, or damaged equipment.

Sustainability:

Embrace and proactively supporting BentallGreenOak’s culture of environmental sustainability, and corporate and social responsibility. Promptly respond to and manage environmental hazards. Promote and ensure energy and utility efficient maintenance of the building. Consider sustainability when evaluating options for replacement equipment. Participate in resident and staff community support events as appropriate.

Who you are:

Bilingual – Excellent command of French and English (spoken and written), this position requires regular communication with clients, the accounting and finance departments that operate in other Canadian cities. Experience : 7+ years of related experience with residential property management or hospitality, post-secondary courses in property management or hospitality, experience leading a team. Education : A College or University education in a business or hospitality field would be considered an asset. Computer Skills : Intermediate skills in Microsoft Office: MS Word, Excel, and Outlook; knowledge of Yardi an asset Availability : Flexibility in hours to ensure availability for last day of each month & the first two to three days of the beginning of the month in order to accommodate the move-in-move-outs, trades and rent collection. Being able to handle emergencies occurring after regular office hours Knowledge : A complete understanding of all applicable laws, legislation, and rights concerning resident / landlord relations Police Clearance: A criminal verification check is required for employment

At BGO, we recognize that each employee’s unique experiences, perspectives, and viewpoints strengthen our ability to create and deliver the best value to our clients, partners and stakeholders/investors and therefore we strongly encourage applicants of all genders, ages, ethnicities, cultures, abilities, sexual orientations and life experiences to apply.

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