Executive Administrative Assistant

FRANCAIS Patty Xenos Design est une agence de design intérieur boutique. Desservant une clientèle professionnelle, internationale et extrêmement haut-de-gamme, nous désirons accueillir une personne fiable, ayant à cœur le bien-être du client. Nous sommes une équipe dynamique qui bénéficie d'un environnement a aire ouverte où le travail d'équipe en collaboration, la communication claire et une attitude positive sont essentiels à son succès. La personne retenue aura la chance de se joindre à une équipe multidisciplinaire dans un domaine créatif et intéressant. La connaissance et intérêt du domaine de design intérieur constitue un atout important. QUALIFICATIONS ET APTITUDES RECHERCHÉ · Minimum de 10 ans dans un rôle similaire de soutien exécutif, avec une formation en administration des affaires et en comptabilité; expérience dans le domaine du design intérieur ou de hospitalité est un atout; · Grand professionnalisme axé sur service à la clientèle ; · Capacité à gérer les priorités et à respecter délais ; · Entregent et facilité à communiquer ; · Excellent sens de la planification et d’initiative ; · Maîtrise du français et de l’anglais parlé et écrit ; · Compétences MS Office, Word, Outlook, Power Point et en particulier, Excel ; · Connaissance de Microsoft Team et les applications s’y rattachant. · Connaissance de Quickbooks est un atout. RESPONSABILITÉS PRINCIPALES SOUTIEN A LA PRÉSIDENTE : (50% de l’emploi du temps) · Gérer l’agenda et correspondance ; · Assister et planifier les présentations lors de réunions ; · Coordonner les déplacements, itinéraires, dépenses, kilométrage, etc. SOUTIEN À L’ÉQUIPE & AUX PROJETS : (30% de l’emploi du temps) · Soutenir l’équipe de design dans la recherche de matériaux et communiquer avec les représentants ; · Préparer les bons de commande, les rapports de suivi d’achats pour les clients, compiler et valider les budgets ; · Gérer les achats et faire des bons d’achat pour les clients. RÉCEPTION : (20% de l’emploi du temps) · Répondre au téléphone et accueillir les clients avec un service 5 étoiles. · Gérer l’inventaire des fournitures de bureau et effectuer des courses au besoin · Gérer les correspondances (courriel et lettres etc.) CONDITIONS · Période de probation de 3 mois · Horaire de 37,5 heures / semaine (8:30 à 17:00) RÉNUMÉRATION · Salaire compétitif, selon l’expérience · Avantages sociaux, incluant assurance collective  TYPE D’EMPLOI : Temps plein, Permanent AVANTAGES · Tenue décontractée LIEU DE TRAVAIL : En présentiel Nous exigeons que tous les employés travaillent en personne à notre bureau. Le télétravail n’est pas accepté pour le moment. Note : Le masculin a été utilisé dans le simple but d’alléger le texte. ___________________________________________________ ENGLISH Patty Xenos Design is a boutique interior design firm. Serving a professional, international and high-end clientele, we want to welcome a reliable person who will value the clients and their needs. We are a dynamic team that benefits from an open-air environment where collaborative teamwork, clear communication and a positive attitude are essential to its success. The successful candidate can join a multidisciplinary team in a creative and exciting field. Knowledge and interest in the field of interior design are essential assets. KEY QUALIFICATIONS & SKILLS · Minimum of 10 years in a similar executive support role with a background in business administration and accounting; experience in the interior design or hospitality industry is a plus. · Strong professionalism focused on customer service. · Ability to meet priorities and deadlines. · Interpersonal skills and ease of communication. · Excellent sense of planning and initiative. · Fluency in spoken and written French and English. · Skills in MS Office, Word, Outlook, PowerPoint, and particularly Excel. · Knowledge of Microsoft Team and related applications. · Knowledge of Quickbooks is a plus. PRIMARY RESPONSIBILITIES SUPPORT TO THE PRESIDENT: (50% of the schedule) · Diary management and correspondence. · Assist and plan presentations for meetings. · Coordinate travel, itineraries, expenses, mileage, etc. TEAM & PROJECT SUPPORT: (30% of the schedule) · Support the design team with material sourcing and liaise with product reps. · Prepare purchase orders, purchase tracking reports for clients, and compile and validate budgets. · Manage purchases and issue vouchers for clients. RECEPTION: (20% of the schedule) · Answer the phone and greet customers with 5-star service. · Maintain office supply inventory and manage errands, as needed. · Management of correspondence (emails and letters etc.). TERM · 3-month probationary period · Schedule of 37.5 hours / week (8:30 to 17:00) COMPENSATIONS · Competitive salary, according to experience · Competitive benefits, including group insurance JOB TYPE: Full-time, Permanent BENEFITS: · Casual dress WORK LOCATION: In person We require that all employees work in person at our office location. Remote working is not accepted at this time. Note: The masculine has been used for the simple purpose of lightening the text.