Executive Administrative Assistant

(English Below) Coordonnateur·trice RH et Administration   Entreprise:  Canadian Railway Services (CRWS)  Lieu:  Montréal, QC  Type de poste:  Temps plein, permanent  Département:  Ressources humaines et administration   À propos de l’entreprise   Canadian Railway Services (CRWS) est une entreprise d’ingénierie en pleine croissance, spécialisée dans le matériel roulant, les infrastructures ferroviaires et la gestion de projets à travers l’Amérique du Nord. Nous valorisons l’excellence technique, la rigueur opérationnelle et la mobilité durable. Joignez-vous à nous pour façonner l’avenir du transport ferroviaire.  À propos du poste   Nous sommes à la recherche d’un·e  coordonnateur·trice RH, administration et assistance de direction  hautement organisé·e, proactif·ve et polyvalent·e. Ce poste hybride combine  le soutien à la direction, la gestion administrative et le soutien RH , afin d’assurer le bon fonctionnement quotidien de l’entreprise et une expérience employé positive.  La personne retenue agira comme point de contact clé pour l’équipe de direction tout en gérant les activités administratives et RH avec professionnalisme et discrétion.  Responsabilités principales   Assistance Exécutive & Administrative Gérer les calendriers, priorités, réunions et suivis pour l’équipe exécutive. Préparer les ordres du jour, documents de réunion, présentations, comptes rendus et registres des actions à effectuer. Coordonner les déplacements (équipe exécutive et équipe interne) : itinéraires, hébergements, réservations et rapports de dépenses. Rédiger, réviser et mettre en forme la correspondance exécutive, les communications internes et la documentation stratégique. Soutenir la préparation et la logistique des rencontres exécutives, partenaires, clients et réunions de direction (salles, repas, matériel). Assurer la confidentialité absolue de l’information sensible et des documents corporatifs. Appuyer la réalisation de projets spéciaux, recherches, dossiers clients ou initiatives opérationnelles assignées par la direction. Maintenir les systèmes de classement, modèles, dossiers SharePoint/Teams et outils internes de communication. Soutenir la logistique de recrutement : affichage de postes, coordination des entrevues, communications et organisation des présélections. Préparer la documentation d’intégration, créer les accès, mettre à jour les dossiers employés et coordonner la logistique de la première journée. Maintenir des registres RH : suivis de recrutement, présence, certifications, formation, ainsi que la mise à jour de la base de données employés. Aider à la coordination des avantages sociaux, mises à jour de politiques ou demandes administratives RH. Appuyer les activités de développement des affaires : coordination des rencontres, mise à jour CRM, planification, relances et préparation de présentations. Maintenir les suivis liés au développement des affaires : pipeline, journal des relances, échéanciers et priorités. Gérer des registres exécutifs : priorités, actions stratégiques, échéanciers et suivis. Contribuer à l’organisation des outils de communication interne et des ressources employées. Gestion du Bureau Superviser les opérations quotidiennes du bureau, incluant fournitures, achats et relations avec les fournisseurs. Gérer l’accueil : présence, visiteurs, cartes d’accès et expérience générale en entreprise. S’assurer que les salles de réunion et espaces communs demeurent prêts, fonctionnels et accueillants en tout temps. Coordonner les demandes d’entretien, travaux, nettoyage, logistique d’ameublement et gestion des prestataires. Maintenir les systèmes d’archivage physique et numérique : contrats, dossiers administratifs, registres et documentation générale. Organiser les activités internes, événements d’équipe, communications globales et logistique des rencontres d’entreprise. Assurer la conformité aux normes de santé et sécurité au travail (trousses, signalisation, ergonomie, exercices, documentation). Appuyer la logistique de déplacements, suivis d’achats et opérations courantes liées aux flux administratifs. Pourquoi se joindre à nous   Collaboration directe avec une équipe de direction engagée et accessible.  Poste exposé à plusieurs volets de l’entreprise, favorisant le développement professionnel.  Environnement flexible, humain et stimulant.  Avantages sociaux compétitifs.  Joignez-vous à nous. Bâtissez l’avenir. Façonnez l’industrie ferroviaire. Évoluez avec   nous.   HR & Admin Coordinator  Company:  Canadian Railway Services (CRWS)  Location:  Montréal, QC  Position Type:  Full-time, Permanent  Department:  HR & Admin   About the Company   Canadian Railway Services (CRWS) is a dynamic, fast-growing engineering firm specializing in rolling stock, rail infrastructure, and project management across North America. We value technical excellence, entrepreneurial spirit, and sustainable mobility. Join us to help shape the future of railways. About the Role   We are seeking a highly organized, proactive, and versatile  HR & Admin Coordinator  to support Human Resources, administrative operations, and executive functions. This hybrid role blends  executive assistance, office management, and HR coordination , ensuring seamless internal operations and a positive employee experience.  The successful candidate will serve as a key point of contact for the executive team while managing day-to-day administrative and HR activities with discretion and professionalism.  Key Responsibilities:   Executive & Admin Assistance  Manage calendars, priorities, meetings, and follow-ups for the Executive team.  Prepare agendas, meeting materials, presentations, summaries, and action-item trackers.  Coordinate executive and team travel arrangements, itineraries, accommodations, and expense reports.  Draft, edit, and format executive correspondence, internal communications, and documentation.  Support preparation and logistics for executive, partner, client, and board meetings (room setup, catering, materials).  Maintain confidentiality of all sensitive information, including corporate documents.  Assist with special projects, research tasks, client briefings, or operational initiatives assigned by leadership.  Maintain filing systems, templates, SharePoint/Teams folders, and internal communication tools.  Support recruitment logistics: job posting coordination, candidate scheduling, communication, and basic screening organization.  Prepare onboarding documentation, setup access/permissions, update employee files, and coordinate first-day logistics.  Maintain HR-related trackers: recruitment, attendance logs, certifications, training records, and employee database updates.  Assist with benefit-related coordination, policy updates, and administrative requests.  Support light business development activities: meeting coordination, CRM updates, scheduling, follow-up reminders, and preparation of presentations or briefs.  Maintain BD-related trackers, pipelines, follow-up logs, and scheduling requirements.  Maintain leadership-related trackers, including executive priorities, action logs, and strategic follow-up lists.  Help organize internal communication tools and employee resources.  Office Management  Oversee day-to-day office operations, supplies, purchasing, and vendor relationships.  Coordinate reception duties, visitor experience, access cards, and office hospitality.  Ensure meeting rooms and shared spaces remain client-ready, organized, and properly set up throughout the day.  Coordinate facilities requests, maintenance work, cleaning schedules, furniture logistics, and service providers.  Maintain general office filing systems, physical and digital archives, contracts, administrative records, and office documentation.  Support internal activities, team events, office-wide communications, and logistics for company meetings.  Ensure compliance with workplace health and safety requirements, including first aid kits, signage, ergonomics, drills, and related documentation.  Assist with travel logistics, purchase tracking, and operational follow-ups as part of office workflows.   Qualifications  3–5 years of experience in executive assistance, administration, or HR coordination. Strong command of  Microsoft 365 (Outlook, Teams, Excel, Word, SharePoint).  Excellent communication skills in  English and French  (spoken and written).  Experience with accounting or HR systems (e.g., QuickBooks or equivalent) is an asset.  Highly organized, detail-oriented, and capable of managing multiple priorities.  Professional discretion and interpersonal tact in dealing with executives and staff.  Why Join Us   Work directly with the executive team and a dynamic leadership team.  Exposure to multiple business functions and growth opportunities.  Flexible, people-focused, and entrepreneurial work environment.  Competitive benefits package.  Join us. Build the future. Shape the railway industry. Grow with us.