Coordonnateur(trice) des opérations cliniques et administratives

Qui sommes nous?

FEMINA offre des services de physiothérapie, d'ostéopathie, de massothérapie et de sexologie tous rassemblés sous un même toit.

La clinique offre également des services en pédiatrie dans l'optique de faciliter l'accès à des soins de qualité pour les mamans et leurs bébés.

FEMINA se démarque en étant le seul centre conçu spécialement pour les femmes à Québec avec une expertise en santé périnéale et pelvienne, ainsi qu'en pédiatrie.

La mission de FEMINA consiste à contribuer au bien-être de la femme par une prise en charge globale de sa santé et de celle de son bébé, ainsi qu'à lever le voile sur les problématiques de santé vécues par les femmes, en démystifiant les tabous qui les entourent.

L'équipe multidisciplinaire de FEMINA accompagne sa clientèle avec dignité, respect et empathie à travers une prise en charge personnalisée et une approche d'intervention éducative.

Sommaire du rôle

Ici, la réception est bien plus qu'un point d'accueil : c'est le cœur battant de l'organisation. La personne qui occupe ce rôle agit comme un véritable chef d'orchestre, assurant que chaque journée se déroule avec fluidité, efficacité et chaleur humaine, autant pour la clientèle que pour l'équipe interne.

À la réception, elle ne fait pas que répondre ou accueillir : elle coordonne, priorise, anticipe et influence positivement chaque interaction. Grâce à son aisance relationnelle et à son sens aigu de l'organisation, elle gère les horaires, absorbe les imprévus, soutient les thérapeutes et facilite le travail de la direction, tout en maintenant une expérience client structurée, humaine et haut de gamme.

Ce poste est conçu pour une personne énergique, proactive et orientée résultats, qui aime être au cœur de l'action, prendre des décisions rapides et voir l'impact concret de son travail. Sa capacité à créer des liens, à mobiliser les gens autour d'elle et à garder une vision d'ensemble fait d'elle un levier clé de cohésion et de performance.

Si tu te reconnais comme quelqu'un qui aime orchestrer, influencer et faire avancer les choses tout en offrant un service client exceptionnel, ce rôle est fait pour toi.

En travaillant chez Femina, vous aurez accès à :

• Avantages bien-être concrets : rabais sur les services de massothérapie, d'ostéopathie, de physiothérapie et sur l'ensemble des services de la clinique
• Assurances collectives, payées en partie par l'employeur, incluant un programme d'aide aux employés (PAE)
• Vacances avantageuses : jusqu'à 3 semaines dès la première année et jusqu'à 4 semaines à partir de la deuxième année
• 4 journées maladies / personnelles par année
• Fermeture complète durant le temps des Fêtes, pour permettre un repos réel et assumé, tu pourras soit piger dans ta banque de vacances ou les prendre à tes frais selon ton choix.
• Possibilité de prendre jusqu'à 5 journées sans solde par année, selon les besoins personnels
• Environnement de travail lumineux, moderne et fraîchement rénové
• Ambiance de travail stimulante, positive et respectueuse, au sein d'une équipe dynamique et accueillante
• Culture de gestion innovante, axée sur le respect, l'ouverture, la bienveillance et l'initiative
• Ouverture à l'intrapreneuriat et réelle possibilité de contribuer au développement de l'entreprise et de sa culture
• Satisfaction de l'équipe mesurée régulièrement, parce que le bien-être n'est pas qu'un discours
• Club social actif et activités d'équipe à l'année, pour nourrir le plaisir de travailler ensemble

Pour réussir dans ce poste, vous devrez avoir :

• As de l'organisation, capable de gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique
• Leader naturel(le), autonome, proactif(ve) et reconnu(e) pour son bon jugement
• Mobilisateur(trice), à l'aise d'encadrer et de soutenir une petite équipe
• Orienté(e) solutions et amélioration continue, toujours en mode optimisation
• Fort sens du service client, avec un souci constant de la qualité et de l'expérience vécue
• Flexible, adaptable et solide sous pression, capable de gérer les imprévus avec calme et efficacité
• Communicateur(trice) clair(e), respectueux(se) et rassembleur(se)
• Professionnel(le) intègre et discret(ète), pour qui la confidentialité est non négociable

Responsabilités

• Orchestrer les horaires et la logistique de l'équipe administrative et des thérapeutes afin d'assurer une couverture optimale et un service fluide
• Assurer la continuité des opérations en cas d'absence, d'imprévu ou de surcharge
• Superviser les opérations quotidiennes de l'équipe administrative et optimiser les processus internes
• Gérer les priorités, déléguer efficacement et soutenir l'équipe dans l'atteinte des objectifs opérationnels
• Participer à l'amélioration continue des outils, méthodes de travail et procédures
• Encadrer l'équipe administrative (recrutement, intégration, évaluations, relations de travail et révisions salariales)
• Assurer la gestion des fournisseurs et de l'inventaire, incluant les commandes et suivis
• Veiller à une expérience client cohérente et de qualité, tant à la réception que dans les espaces communs
• Analyser les commentaires clients et proposer des améliorations concrètes
• Contribuer activement à l'évolution du rôle et des opérations, en fonction de la croissance de la clinique
• Ainsi que différentes tâches connexes comme le poste est appelé à évoluer au fil du temps.

Formation/Expérience/Connaissances

• Diplôme d'études collégiales (DEC) en administration, gestion, techniques administratives ou domaine connexe ou Diplôme d'études universitaires (certificat ou baccalauréat) en administration des affaires, gestion des services de santé ou domaine connexe. Toute combinaison équivalente de formation et d'expérience pertinente sera considérée.
• Maîtrise des outils informatiques de bureau (suite Microsoft Office ou Google Workspace), incluant les logiciels de traitement de texte, tableurs et outils collaboratifs.
• Connaissance des logiciels de gestion des horaires, de planification des ressources et de suivi des rendez-vous.
• Connaissance des normes de confidentialité et de protection des renseignements personnels, particulièrement en contexte clinique.
• Aisance avec les outils technologiques internes (CRM, SIRH, plateformes de rétroaction client, logiciels cliniques ou administratifs).

Atouts :

• Expérience dans un milieu clinique, de santé ou paramédical.
• Expérience dans un environnement en croissance.

Vous avez le profil recherché ? Contactez nous rapidement, nous avons déjà hâte de faire votre connaissance

Prendre note toutefois que notre équipe est actuellement en période de vacances. L'analyse des candidatures reprendra dès notre retour, au cours de la semaine du 5 janvier 2026.

Type d'emploi : Temps plein

Heures prévues : 35 par semaine

Avantages :

• Congés payés
• Heures d'arrivée et de départ flexibles
• Programme d'Aide aux Employés
• Régime de retraite
• RVER
• Stationnement sur place

Lieu du poste : En présentiel