Administrative Assistant

Administrative Assistant

Montréal, QC Full-time On site

Assurances Simon is looking for a detail-oriented and dependable Administrative Assistant to support our team of Damage Insurance Brokers. This role is ideal for someone who enjoys working in a client-focused environment and providing strong operational support.

Main Responsibilities

Telephone reception and acting as the first point of contact for clients

• Sorting and organizing incoming emails
• Processing billing for new business, endorsements, renewals, and related items
• Entering data and sending required documentation for new business and endorsements
• Distributing internal mail
• Scanning and attaching incoming mail to client files
• Managing print requests for brokers working remotely
• Greeting visitors at the office
• Assisting with the opening of claims and related correspondence

Professional Profile

• College diploma, preferably in administration or office systems (asset)
• Minimum of two years of experience in a similar role
• Comfortable learning new computer systems
• Fluency in spoken and written French and English
• Proficiency in daily office software such as MS Office, Outlook, Teams
• Experience with Applied Epic is an asset
• Knowledge of insurer portals such as Intact, Aviva, Promutuel, or Economical is an asset
• Work schedule of 37 hours per week, 9:00 a.m. to 5:00 p.m., on site
• Salary between 50,000 and 60,000 dollars depending on experience

What We Offer

• Two weeks of vacation per year, more based on experience
• Five additional paid personal days
• Group benefits including life, drug, long-term disability, dental, and vision after three months
• A wellness allowance of 500 dollars
• Summer hours
• On-site parking or easy access by public transit

If you are organized, reliable, and motivated to support a strong and growing brokerage team, we would love to hear from you.

Assurances Simon recherche un ou une adjointe administrative fiable et organisée pour soutenir notre équipe de courtiers en assurance de dommages. Ce poste convient parfaitement à une personne qui aime travailler dans un environnement axé sur la clientèle et qui souhaite offrir un soutien administratif de grande qualité.

Vos responsabilités principales

• Réception téléphonique, premier point de contact pour nos clients
• Triage de courriels entrants
• Facturation des nouvelles affaires, avenants et renouvellements
• Saisie de données et envoi de la documentation nécessaire pour les avenants et nouvelles affaires
• Distribution interne du courrier
• Numérisation et ajout du courrier reçu au dossier client
• Gestion des demandes d'impression des courtiers en télétravail
• Accueil des visiteurs au bureau
• Gestion de l'ouverture et de la correspondance des sinistres

Votre profil professionnel

• Diplôme d'études collégiales, administration ou bureautique un atout
• Minimum de deux ans d'expérience dans un poste similaire
• Facilité à apprendre de nouveaux systèmes informatiques
• Maîtrise du français et de l'anglais, parlé et écrit
• Maîtrise des outils de travail courants : MS Office, Outlook, Teams; Epic Applied un atout
• Connaissance des portails des assureurs un atout (Intact, Aviva, Promutuel, Economical)
• Horaire de 37 heures, 9 h à 17 h, en présentiel

Ce que nous offrons

• Deux semaines de vacances par année, plus selon expérience
• Cinq journées de congés supplémentaires
• Assurances collectives après trois mois (vie, médicaments, invalidité longue durée, dentaire, lunettes)
• Allocation bien-être de 500 dollars
• Horaire d'été
• Stationnement sur place ou accès facile en transport en commun

Job Type: Full-time

Pay: $50,000.00-$60,000.00 per year

Benefits:

• Dental care
• Disability insurance
• Extended health care
• Life insurance
• Paid time off
• Vision care
• Wellness program

Work Location: In person