Adjoint(e) administratif(ve)

Compétences requises et exigences de l'emploi

Formation académique et expérience requises :

• Diplôme d'études professionnelles en secrétariat;

ou

• Diplôme d'études collégiales en Techniques de bureautique ou Techniques de comptabilité et de gestion;

• 2 années d'expériences dans des fonctions similaires (atout).

Qualités et compétences particulières recherchées :

• Connaissance en informatique des logiciels de traitement de texte et de tenue de livre (suite Office et Simple comptable);

• Bonne connaissance du français écrit et qualités rédactionnelles;

• Avoir de l'entregent;

• Capacité d'adaptation, initiative et autonomie;

-Organisation, rigueur et réactivité;

• Savoir être collaboratif avec l'équipe;

• Consentir à la vérification de l'absence d'empêchement en lien avec le poste.

Nature du poste

Exécuter les tâches liées à la fonction du poste en respectant la mission, la philosophie et le code d'éthique de l'organisme dans un contexte de milieu de vie communautaire et dans un climat harmonieux.

Assurer la gestion administrative de l'organisme et l'ensemble des tâches s'y rattachant.

Fonctions et responsabilités spécifiques

1. Vis-à-vis le conseil d'administration :

• Assister la direction dans la préparation des réunions du CA.

• Assister la direction dans la préparation du budget annuel.

• Assister la direction dans la préparation des assemblées générales.

2. Vis-à-vis le travail de bureau :

• Préparer la correspondance, les documents et les rapports afférents aux différents dossiers traités.

• Établir et maintenir un système de classement des dossiers.

• Tenir à jour la liste des membres.

• Exécuter, au besoin, toutes autres tâches de secrétariat, notamment la saisie des documents, les photocopies, la réception des appels et le suivi des demandes de renseignements par courrier électronique.

3. Vis-à-vis la gestion administrative :

• Assumer la responsabilité de la comptabilité régulière et l'ensemble des tâches s'y rattachant, notamment la préparation de la paie, le paiement des comptes, le suivi de la petite caisse, la conciliation bancaire, la préparation des rapports financiers et les rapports gouvernementaux.[VG1]

• Assumer la responsabilité de la comptabilité des divers projets d'emploi et projets jeunesse.

• Assurer la liaison avec l'institution financière, l'auditeur indépendant et les différents paliers gouvernementaux.

• Assumer la responsabilité de l'aspect administratif de la gestion des ressources humaines.

• Assurer le suivi du dossier des assurances (collectives, administrateurs, bâtiment et biens, responsabilités civiles et professionnels), ainsi que le suivi de la gestion des REER collectifs des employés ou RVER.

4. Vis-à-vis la gestion des ressources matérielles :

• Assurer la gestion des fournisseurs afin de satisfaire les besoins spécifiques de l'organisme (recherche, offre à prix concurrentiels, coûts et risques éventuels, etc.).

• Coordonner et effectuer les différents achats de fournitures et produits d'entretien et en tenir l'inventaire, et ce, en conformité avec le budget.

• Assurer la gestion des clés de l'immeuble remises au personnel et la gestion des outils informatiques en collaboration avec les coordonnateurs à l'intervention.

5. Participer aux réunions dédiées à l'ensemble du personnel.

6. Participer au bon fonctionnement du quotidien de l'organisme.

7. Favoriser le sentiment d'affiliation sociale des gens impliqués dans l'organisme.

8. Participer, au besoin, à des activités ponctuelles reliées aux divers mandats de l'organisme (représentations, activités de financement, etc.).

9. Assurer toutes autres tâches connexes.

Type d'emploi : Temps plein, Permanent, Contrat à durée déterminée

La durée du contrat : 18 mois

Rémunération : à partir de 27,50$ par heure

Heures prévues : 35 par semaine

Avantages :

• Assurance Invalidité
• Assurance Maladie Complémentaire
• Assurance Vie
• Congés payés
• Programme d'Aide aux Employés
• RVER
• Tenue Décontractée

Formation:

• DEP/ AEC ou Certificat (Obligatoire)

Expérience:

• administration: 2 ans (Obligatoire)

Langue:

• Français (Obligatoire)

Lieu du poste : Télétravail hybride à Ville de Québec, QC G1K 3E4