LRH - Administrateur principal des baux | Senior Lease Administrator

À propos :

En tant qu'administrateur principal des baux chez Precise Property, vous jouerez un rôle clé dans le soutien des opérations de gestion immobilière en assurant l'exactitude et la rapidité de l'administration des données de location. Vous collaborerez étroitement avec les équipes internes, notamment la comptabilité et la gestion immobilière, afin de maintenir l'intégrité des données et d'appuyer la prise de décisions stratégiques.

Pourquoi postuler ?

• Salaire concurrentiel
• 4 semaines de vacances
• Fin de journée hâtive le vendredi
• Assurance santé après 3 mois
• Stationnement gratuit disponible

À propos du poste :

• Temps plein
• En présentiel
• Lieu : Westmount, Montréal
• Supérieur hiérarchique : PDG

Sommaire du poste :

• Effectuer la saisie complète des données relatives aux baux et sous-baux, incluant les clauses détaillées (p. ex. conditions particulières, exemptions), en se référant aux documents légaux officiels et conformément aux procédures établies par Precise Property.
• Entrer et maintenir à jour les informations sur les locataires, notamment les coordonnées, les modalités de paiement et les termes de bail dans le système (Yardi).
• Interpréter les clauses des baux et rédiger des résumés concis pour soutenir les parties prenantes internes. Préparer également de nouveaux contrats de bail avec le soutien du conseiller juridique externe, en agissant comme principal point de contact entre les avocats, courtiers, autorités gouvernementales et locataires afin d'assurer la conformité et l'exhaustivité de la documentation.
• Configurer les paramètres et calculs liés aux baux, y compris les augmentations de loyer, indexations, loyers variables, allocations d'améliorations locatives, coûts récupérables, dépôts de garantie et ajustements du registre des loyers.
• Mettre à jour les taux annuels des loyers supplémentaires (p. ex. entretien commun, frais promotionnels, taxes foncières) selon les données fournies par les comptables immobiliers.
• Produire des rapports et analyses de gestion de baux (p. ex. taux d'occupation, superficies, baux temporaires, mouvements de locataires).
• Suivre et mettre à jour les dates critiques des baux (p. ex. conditions, échéances, renouvellements, cessions) dans le système.
• Favoriser la collaboration avec les équipes internes, incluant la comptabilité immobilière, tout en travaillant directement avec le PDG. Maintenir une communication ouverte et proactive pour l'informer des développements clés, priorités et résultats, en assurant un alignement constant sans supervision quotidienne.
• Rédiger des baux commerciaux et industriels complexes pour les marchés du Québec et des États-Unis, en veillant à la conformité avec les normes juridiques régionales.
• Coordonner l'exécution des baux, la livraison des locaux et les travaux du propriétaire.
• Assumer la responsabilité des renouvellements d'assurance et de la documentation relative au financement immobilier — un volet autonome et essentiel du poste nécessitant une grande rigueur et un excellent suivi.
• Maintenir les registres corporatifs, les dépôts au REQ et les livres de procès-verbaux à jour et exacts.

Qualifications :

• Minimum de cinq à sept ans d'expérience dans un poste similaire en administration des baux, idéalement dans le secteur immobilier industriel.
• Bilinguisme (français et anglais, parlé et écrit) – exigence non négociable.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office.
• Bonne connaissance des systèmes comptables, particulièrement Yardi, constitue un atout.
• Souci du détail, excellentes habiletés organisationnelles et analytiques.
• Capacité à collaborer efficacement entre les départements dans un environnement dynamique. À l'aise de communiquer directement avec le PDG, de poser des questions et de maintenir un dialogue ouvert axé sur les solutions.
• Atout : diplôme ou formation en finance, droit ou domaine connexe.

About:

As a Senior Lease Administrator at Precise Property, you will play a key role in supporting our property management operations by ensuring the accurate and timely administration of lease data. You will collaborate closely with internal teams including accounting and property management to maintain data integrity and support strategic decision-making.

Why apply?

• Competitive salary
• 4 weeks of vacation
• Finish early on Fridays
• Health insurance after 3 months
• Free parking available

About the Job:

• Full-time
• On-site
• Location: Westmount, Montreal
• Reports to: CEO

Position Summary:

• Perform full-cycle data entry of lease and sublease information, including detailed clauses (e.g., special conditions, exemptions), referencing official legal documents and adhering to Precise Property's established procedures.
• Input and maintain tenant information such as contact details, payment methods, and lease terms in the system (Yardi).
• Interpret lease clauses and draft concise lease summaries to support internal stakeholders. In addition, prepare new lease agreements with support from external legal counsel, acting as the main liaison between lawyers, brokers, government authorities, and tenants to ensure all documentation is complete and compliant.
• Configure lease parameters and calculations, including rent escalations, indexations, percentage rents, tenant improvement allowances, recoverable costs, security deposits, and rent roll adjustments.
• Update annual rates for additional rents (e.g., CAM, promotional fees, property taxes) based on data provided by Property Accountants.
• Generate lease management reports and analytics (e.g., occupancy, floor areas, temporary leases, tenant movements).
• Monitor and update critical lease dates (e.g., conditions, expiries, renewals, assignments) in the system.
• Foster synergies with internal teams, including real estate accounting, while working in direct collaboration with the CEO. Maintain open and proactive communication to keep him informed of key developments, priorities, and outcomes, ensuring alignment without requiring day-to-day supervision.
• Draft complex commercial and industrial lease agreements for both Quebec and U.S. sectors, ensuring accuracy and compliance with regional legal standards.
• Coordinate lease execution, delivery of premises, and Landlord's Work.
• Take ownership of insurance renewals and property financing documentation—an independent and significant component of the role requiring strong attention to detail and follow-through.
• Maintain corporate records, REQ filings, and minute books, ensuring all documentation is accurate and up to date.

Qualifications:

• Minimum of Five to Seven years of experience in a similar lease administration role, preferably within industrial real estate.
• Bilingualism (French & English, verbal and written) – non-negotiable.
• Proficiency in Microsoft Office Suite.
• Strong working knowledge of accounting systems, particularly Yardi, is considered an asset.
• Detail-oriented with excellent organizational and analytical skills.
• Ability to work collaboratively across departments in a fast-paced environment. Confident in communicating directly with the CEO, asking questions, and maintaining open, solution-focused dialogue.
• Asset if diploma or formal training in Finance, Law, or a related field.