Gestionnaire de bureau

English version follows

Poste à temps plein (37,5h par semaine) – Présence au bureau du lundi au vendredi (8h30 à 17h)
Lieu : Montréal, centre-ville (station Peel)

Pourquoi PEAK ?

Chez PEAK, nous cultivons une culture fondée sur la confiance, la collaboration et l'esprit familial. Nous offrons un environnement dynamique et humain, où chacun peut s'épanouir et repousser ses limites.
Nos valeurs : l'humain, l'indépendance, l'innovation et l'intégrité.

Tu as un esprit audacieux et entrepreneurial? Viens laisser ta marque avec nous

À propos du poste

Véritable pilier de la vie de bureau, le·la gestionnaire de bureau assure la fluidité des opérations quotidiennes et contribue à créer un environnement accueillant, organisé et inspirant.

Rattaché·e à l'équipe Talent et Culture, sous la supervision de la direction RH, tu veilles à ce que tout roule — de la logistique à l'ambiance, en passant par le soutien aux équipes.

Tes responsabilités principales

Organisation & approvisionnement

• Maintenir les espaces propres, agréables et accueillants (cafétéria, salles communes, bureaux)
• Gérer les commandes : fournitures, collations, repas, produits ménagers, etc.
• Mettre en place des systèmes efficaces : inventaires, budgets, registres de dépenses

Événements & vie du bureau

• Réservations de salles et coordination logistique des initiatives internes : réunions, événements d'équipe, etc.
• Collaboration avec le comité social et participation à l'organisation d'activités bien-être

Soutien RH & onboarding des employés

• Préparer et expédier le matériel pour les nouveaux employés
• Organiser l'accueil : casiers, cadeaux, repas de bienvenue
• Maintenir la liste de présence quotidienne et soutenir l'équipe RH dans l'organisation des espaces et postes de travail

Installations & opérations

• Assurer le bon état des locaux et équipements
• Coordonner les services externes (ménage, entretien, sécurité)
• Participer au comité santé et sécurité et aux procédures d'évacuation

Accueil & logistique

• Point de contact pour les employés et visiteurs (l'accueil n'est pas la majeure partie du rôle)
• Gestion des accès, des arrivées et coordination avec les TI et la gestion d'immeuble
• Soutien logistique aux autres bureaux régionaux

Baux, assurances & administratif

• Gérer les factures, le courrier, les envois et la logistique quotidienne

Profil recherché

Excellentes aptitudes en communication orale et écrite (français et anglais)

Aisance avec les outils bureautiques et ouverture à l'intelligence artificielle

Attitude positive, aime toucher à tout et prendre les devants

Grande rigueur, polyvalence et autonomie

Sens du service et de la discrétion

Expérience pertinente en gestion de bureau, coordination ou administration (grand atout)

Ce que nous offrons

3 semaines de vacances + 5 journées maladie + 1 journée bien-être
Prime annuelle de performance
Assurances collectives complètes (50 % employeur)
REER avec participation après probation
Participation à la carte OPUS (≈ 2 mois gratuits/an)
Bureaux modernes, lumineux et panoramiques
Accès gratuit à la salle de sport de l'immeuble
Remboursement annuel pour loisirs
Événements réguliers et engagement communautaire
Développement professionnel et formations continues

À propos de PEAK

Depuis 1992, PEAK est le chef de file canadien du conseil financier indépendant, avec plus de 16 milliards de dollars d'actifs sous administration et 1 500 professionnels à travers le pays.
Notre mission : améliorer la qualité de vie des Canadiens grâce à une meilleure utilisation de leur argent.

Intéressé·e?

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Exigences linguistiques
- La connaissance du français est requise pour les postes situés en permanence au Québec afin que le titulaire puisse communiquer au besoin avec ses collègues et les fournisseurs au Québec. 
Une formation en français pourrait être offerte à tout titulaire d'un poste permanent au Québec qui ne possède pas une bonne connaissance du français.

- L'exigence de l'anglais est requise pour ce poste afin de pouvoir communiquer avec les clients et partenaires qui sont, en grande partie, situés à l'extérieur du Québec.

Full-time position (37.5 hours per week) – On-site presence required Monday to Friday (8:30 a.m. to 5:00 p.m.)
Location: Downtown Montreal (Peel metro station)

Why PEAK?

At PEAK, we foster a culture built on trust, collaboration, and a strong sense of community.
We offer a dynamic and human-centered environment where everyone can thrive, grow, and push their limits.
Our values: People, Independence, Innovation, and Integrity.

Do you have an entrepreneurial and bold mindset? Come make your mark with us

About the Role

A true cornerstone of office life, the Office Manager ensures the smooth running of day-to-day operations and helps create a welcoming, organized, and inspiring work environment.

Reporting to the Talent & Culture team and under the supervision of the HR Director, you make sure everything runs seamlessly — from logistics to atmosphere, and team support in between.

Main Responsibilities

Organization & Procurement

• Maintain clean, pleasant, and welcoming spaces (cafeteria, common areas, offices)
  
  • Manage orders: supplies, snacks, meals, cleaning products, etc.
  
  • Implement efficient systems: inventories, budgets, expense tracking

Events & Office Life

• Manage room bookings and coordinate logistics for internal initiatives: meetings, team events, etc.
  
  • Collaborate with the social committee and participate in the organization of well-being activities

HR Support & Employee Onboarding

• Prepare and ship equipment for new employees
  
  • Organize the onboarding experience: lockers, welcome gifts, welcome lunches
  
  • Maintain the daily attendance list and support the HR team in organizing workspaces and seating arrangements

Facilities & Operations

• Ensure the proper condition of premises and equipment
  
  • Coordinate external services (cleaning, maintenance, security)
  
  • Participate in the health and safety committee and evacuation procedures

Reception & Logistics

• Serve as the main point of contact for employees and visitors (reception is not the main focus of the role)
  
  • Manage access cards, arrivals, and coordination with IT and building management
  
  • Provide logistical support to other regional offices

Leases, Insurance & Administration

• Manage lease documentation (Montréal, Québec City, Weyburn)
  
  • Monitor and renew commercial insurance policies
  
  • Handle invoices, mail, shipments, and daily administrative logistics

Profile

Excellent oral and written communication skills (French and English)
Proficiency with office tools and openness to using artificial intelligence
Positive attitude, enjoys variety, and takes initiative
Strong sense of organization, versatility, and autonomy
Service-oriented mindset with a high level of discretion
Relevant experience in office management, coordination, or administration (a strong asset)

What We Offer

3 weeks of vacation + 5 sick days + 1 wellness day
Annual performance bonus
Comprehensive group insurance plan (50% paid by employer)
RRSP with employer contribution after probation
OPUS card subsidy (≈ 2 free months per year)
Modern, bright offices with panoramic views
Free access to the building's gym
Annual reimbursement for leisure activities
Regular events and community involvement
Professional development and continuous training opportunities

About PEAK

Since 1992, PEAK has been Canada's leading network of independent financial advisors, with over $16 billion in assets under administration and 1,500 professionals across the country.
Our mission: to improve Canadians' quality of life through better use of their money.

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Language requirements

• Knowledge of French is required for positions permanently located in Quebec so incumbents can communicate with their colleagues and suppliers in Quebec as necessary.
  French-language training may be offered to all incumbents in permanent positions in Quebec who do not have a good knowledge of French.
• English is required for this position in order to communicate with clients and partners many of whom are located outside Quebec.