Gestionnaire de bureau

À propos de TandemLaunchTandemLaunch est un studio de création d’entreprises basé à Montréal, spécialisé dans le développement et la croissance de startups deep-tech de calibre mondial. Nous travaillons main dans la main avec des fondateurs et des équipes techniques pour transformer des percées scientifiques en entreprises concrètes.Le rôleNous recherchons un(e) Gestionnaire de bureau qui sera responsable des opérations quotidiennes du bureau et de l’amélioration continue de nos processus administratifs. Vous serez la personne-ressource pour assurer le bon fonctionnement de l’environnement de travail — soutien aux employés, coordination des fournisseurs et services, maintien de contrôles administratifs, et création d’une expérience bureau efficace, accueillante et bien organisée.Responsabilités principalesMettre en place, revoir et améliorer en continu les procédures administratives et de gestion de bureauÉtablir les priorités de travail, s’assurer que les procédures sont respectées et que les échéanciers sont rencontrésSuperviser et coordonner les activités administratives et les opérations quotidiennes du bureauPlanifier et coordonner les services de bureau, notamment :besoins d’espace / hébergement et relocalisationséquipements, fournitures, formulaires et inventairedisposition des actifs, stationnement et accès au bâtimentcoordination de l’entretien et de la sécuritéAppuyer la préparation du budget d’exploitation et maintenir les contrôles liés à l’inventaire et au budgetSuivre les budgets et les dépenses, en assurant une documentation claire et une gestion structuréeCompiler des données et préparer des rapports périodiques ou ponctuels, des manuels et de la correspondanceEffectuer la saisie de données avec rigueur et maintenir des dossiers administratifs à jourPlanifier et organiser des événements internes, programmes d’accueil et initiatives pour l’équipeGérer la logistique des événements (planification, coordination, fournisseurs, horaires et support sur place)Profil recherchéBilingue (français/anglais)5+ années d’expérience pertinente en gestion de bureau, administration ou opérationsÉtudes postsecondaires dans un domaine connexe (ex. : administration, gestion, bureautique, opérations)Excellentes compétences en organisation et capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamiqueTrès bonnes aptitudes de communication (écrite et verbale) et approche orientée serviceCapacité à structurer : documenter les processus, améliorer les façons de faire et assurer le suiviExpérience en suivi budgétaire et coordination de fournisseurs (ou forte volonté d’apprendre)Grande attention aux détails, discrétion et fiabilitéExpérience en startup, en tech ou dans un environnement en forte croissance___________________About TandemLaunchTandemLaunch is a Montréal-based venture studio that builds and scales world-class deep-tech startups. We work hands-on with founders and technical teams to turn breakthrough science into real companies.The RoleWe’re looking for an Office Manager who will own the day-to-day office operations and continuously improve our administrative processes. You’ll be the go-to person for keeping the workplace running smoothly—supporting employees, coordinating vendors and services, maintaining controls, and ensuring the office experience is efficient, welcoming, and well organized.Key ResponsibilitiesImplement, review, and continuously improve administrative and office proceduresEstablish work priorities, ensure processes are followed, and deadlines are metOversee and coordinate office administrative activities and day-to-day operationsPlan and coordinate office services, including:Space/accommodation needs and relocationsEquipment, supplies, forms, and inventoryAsset disposal, parking, and building accessMaintenance and security coordinationSupport operating budget preparation and maintain inventory and budgetary controlsTrack budgets and expenditures, ensuring spending is organized and properly documentedAssemble data and prepare periodic/special reports, manuals, and correspondencePerform accurate data entry and maintain clean administrative recordsPlan and execute social events, guest programs, and internal initiativesManage event logistics (planning, coordination, vendors, schedules, and on-site support)What You BringBilingual (English/French)5+ years of proven experience in office management, administration, or operationsPostsecondary studies in a related field (e.g., administration, office management, operations)Strong organizational skills and comfort managing multiple priorities in a fast-paced environmentExcellent communication skills (written and verbal) with a service-oriented mindsetAbility to build structure: documenting processes, improving workflows, and following throughExperience with budget tracking and vendor coordination (or strong willingness to learn)High attention to detail, discretion, and reliabilityExperience in a startup, tech, or similarly fast-moving environment