Clerk II, Ambulatory Care Inital Assigment Dental

Compensation Pay Range:

Job Description:

Please Note: If you are a current CHEO employee with access to Workday, please apply to this posting via the Workday application as an internal applicant.

To successfully apply for this position, please submit your application by 11:59 pm the day before the advertised closing date in the posting to ensure your application is received. 

POSITION SUMMARY

The clerk schedules patient appointments and registers patients; prepares patient charts; assists with staffing, maintains patient lists; processes billing transactions; maintains inventory and performs other clerical tasks.

RESPONSIBILITIES

Patient Reception:

• Create new patient profiles in EPIC and Abeldent

• Greet patient and parent(s). Verify demographic information in accordance to registration procedures.

• Patient registration in Abeldent, Cadence (Epic Hyperspace) in accordance to EMPI registration standards

• Notify clinicians of patient arrival

• Register of patients in system, Validate OHIP and payment type

Appointment Scheduling:

• Input electronic referrals in Epic Referral Management and update referrals according to triage

• Scan referrals into Epic with appropriate naming convention

• Manage electronic referrals in referral management

• Schedule return patients from recall list and follow-up work queues according to required follow-up date

• Schedule clinic orders and manage order work queues

• Patient appointment scheduling assigned to provider as per Division's Chief directions

• Interpret MOH  Eligibility and make updates in patient record accordingly

• Collect self-pay payment and complete fee for service form

• Appointment confirmation

• Receive incoming telephone calls. Page doctors. Contact appropriate services.

• Confirm appointment and Inform family of what they need to bring to appointment (proof of payment cards)

• Notify family to call back if any changes or concerns

• Conduct telephone pre-visit screening for infection control

• In consultation with clinical staff, implement visit cancellation and rebooking,

• Receive incoming telephone calls. Page doctors. Contact appropriate services

• Schedule and coordinate tests

• Notify consulted services. Arrange follow-up services. Retrieve labels for specimens

• Request patient files from medical records and films from radiology

• Enter treatment plan in computer and send predetermination to insurance companies

• Pre-booking recall appointments

• Management of provider templates and of all wait lists for all providers through Abeldent and  Cadence (including clinic, OR)

• Complete checkouts

• Schedule interpreters for families as required

Patient Transactions:

• Bill Tcodes in Epic

• Bill patient fees to proper accounts and process payments

• Complete and process insurance forms

• Submit claims to insurance companies

• Resubmission of claims as required to insurance companies for lost or delinquent claims

• Payment collection from patients at each visit

• Explain new payment policy to patients – payment at time of treatment

• Entering lab bills into patient accounts appropriately

Training and Orientation

• Orientation of clerical staff to clinics and on Epic and Abeldent

Adherence to policies, procedures and standards

• Perform work in accordance with the provisions of the Occupational Health and Safety Act and Regulations and all CHEO corporate/departmental policies and procedures related to Occupational Health and Safety.

• Perform work in accordance to CHEO privacy and confidentiality policies

• Perform work in accordance to Epic training and documented standards

• Attend staff meetings when scheduling allows and review circulated minutes

• Perform other related duties as assigned by supervisor.

QUALIFICATIONS

• Criminal Record Check (Essential)

• Secondary School Graduation Diploma (Essential)

• Approximately 12 months of experience in a dental or finance office (Preferred)

• Bilingualism (English/French) (Essential)

• Experience in a Dental or Financial environment (Preferred )

• Take steps to ensure timely completion of tasks by adjusting priorities as required (Essential)

• Adapt to changes to meet organizational requirements (Essential)

• Communicate effectively and concisely, both orally and in writing (Essential)

• Deal effectively with internal and external customers (Essential)

• Experience in patient registration using Cadence (Epic) (Preferred)

• Experience in creating, editing, scanning and scheduling referrals (Preferred)

• Experience in managing workqueues (Preferred)

• Experience in patient check outs including follow ups and recall management (Preferred)

* Please note you will be represented by the Ontario Federation Healthcare Workers – Laborers International Union of North America , (OFHCW-LiUNA).

Effective March 29, 2021, CHEO will conduct a more comprehensive pre-screening and evaluation process.  This process may include more varied and multidimensional testing such as a written test, practical exam, or other assessment. All candidates who meet the essential and preferred qualifications may be tested.

CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants.

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at . All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

Bilingualism (French/English) will be validated by a language proficiency assessment conducted by a third party provider. Candidates will be required to meet the minimum linguistic profile prior to the date of hire.    

CHEO is committed to providing a safe environment for staff, patients, and visitors. Consistent with that commitment, all applicants must be fully vaccinated against COVID-19 to be considered for any staff or volunteer opportunities. Applicants are also strongly encouraged to receive their COVID-19 booster shots when eligible to protect against the spread of COVID-19. Upon hiring, presentation of government issued documentation confirming full vaccination must be provided, or presentation of supporting documentation of a valid medical contraindication or other reasonable consideration pursuant to the Ontario Human Rights Code.

We thank all those who apply, however, only those to be interviewed will be contacted.

Veuillez noter : si vous êtes actuellement un employé du CHEO ayant accès à Workday, veuillez postuler à cette offre via l'application Workday en tant que candidat interne.

Veuillez noter : pour postuler avec succès à ce poste, veuillez soumettre votre candidature avant 23 h 59 la veille de la date de clôture annoncée dans l'affichage pour vous assurer que votre candidature est reçue.

RÉSUMÉ DES FONCTIONS

Le ou la titulaire inscrit les patients et leur fixe des rendez-vous, prépare les dossiers des patients, aide à la dotation, tient à jour les listes des patients, traite les transactions de facturation, tient l'inventaire et effectue d'autres tâches de bureau.

RESPONSABILITÉS

Réception des patients

• Créer de nouveaux profils de patients dans EPIC

• Accueillir les patients et leurs parents. Vérifier leur adresse et leur numéro de téléphone en conformité avec les procédures d'inscription.

• Inscrire les patients dans Abeldent, Cadence (Epic Hyperspace) en conformité avec les procédures d'inscription de l'EMPI

• Aviser les cliniciens de l'arrivée des patients.

• Inscrire les patients dans le système et valider leur carte d'assurance-maladie et le type de paiement.

Calendrier des rendez-vous

• Saisir les demandes de services électroniques dans Epic et mettre à jour ces demandes de services selon le triage

• Numériser les demandes de services dans Epic selon la convention d'attribution de nom appropriée

• Gérer les renvois électroniques dans la gestion des renvois.

• Attribuer des rendez-vous aux patients qui reviennent à partir de la liste de rappel et des files d'attente pour des suivis selon la date de suivi requise

• Planifier les commandes de la clinique et gérer les files d'attente des commandes

• Fixer les rendez-vous des patients auprès de leurs fournisseurs de soins selon les directives du chef de la Division.

• Interpréter l'admissibilité de par le MSSLD et mettre le dossier du patient à jour en conséquence.

• Recueillir le paiement et remplir le formulaire de paiement pour service rendu.

• Confirmer les rendez-vous.

• Confirmer les rendez-vous et informer les familles de ce qu'elles doivent apporter à leur rendez‑vous (cartes de preuve de paiement).

• Indiquer aux familles de rappeler s'il y a des changements ou si elles ont des inquiétudes.

• Effectuer une présélection par téléphone pour prévenir les infections.

• Sur consultation du personnel clinique, annuler des rendez-vous et fixer de nouvelles dates.

• Répondre aux appels téléphoniques. Appeler les médecins par téléavertisseur. Communiquer avec les services nécessaires.

• Coordonner les tests et fixer des rendez-vous.

• Aviser les services consultés. Demander des services de suivi. Extraire des étiquettes pour les prélèvements.

• Demander les dossiers des patients aux Dossiers médicaux et des radiographies à la Radiologie.

• Fixer des rendez-vous de suivi à l'avance.

• Gérer les formulaires et toutes les listes d'attente pour tous les fournisseurs de soins dans Abeldent et Cadence (ce qui comprend la clinique et la salle d'opération).

• Voir aux fins de service.

• Avoir recours aux interprètes pour les familles selon les besoins.

Transactions pour les patients

• Facturer les codesT dans Epic

• Facturer les honoraires de soins aux patients aux comptes adéquats et traiter les paiements.

• Remplir et traiter les formulaires d'assurance.

• Soumettre de nouvelles demandes de remboursement aux compagnies d'assurance qui ont perdu les demandes ou qui tardent à payer.

• Recevoir les paiements des patients à chaque consultation.

• Expliquer aux patients la nouvelle politique sur les paiements – payer le jour du traitement.

• Bien inscrire les frais de laboratoire dans les comptes des patients.

Formation et orientation

• Orientation du personnel de bureau sur les cliniques et sur Epic

Respecter les politiques, procédures et normes

• Accomplir le travail conformément à la Loi sur la santé et la sécurité au travail et à son Règlement ainsi qu'à toutes les politiques et procédures de CHEO et de ses services en matière de santé et de sécurité au travail

• Accomplir son travail conformément aux politiques sur la confidentialité des renseignements personnels de CHEO

• Effectuer les tâches conformément à la formation sur Epic et aux normes documentées

• Assister aux réunions du personnel lorsque le calendrier le permet et examiner les procès-verbaux distribués

• Accomplir d'autres tâches à la demande du superviseur.

QUALIFICATIONS

• Vérification du casier judiciaire (Essentiel)

• Diplôme de fin d'études secondaires (Essentiel)

• Expérience d'environ 12 mois de travail dans un bureau de dentiste ou de finances (Préférable)

• Bilinguisme (français et anglais) (Essentiel)

• Expérience dans un environnement dentaire ou financier (Préférable)

• Capacité de prendre les mesures nécessaires pour terminer ses tâches en ajustant
  ses priorités selon les besoins (Essentiel)

• Capacité de s'adapter aux changements pour satisfaire aux exigences organisationnelles (Essentiel)

• Communication verbale et écrite efficace et concise (Essentiel)

• Capacité de traiter efficacement avec des clients de l'interne et de l'extérieur (Essentiel)

• Expérience de l'inscription des patients en utilisant Cadence (Epic) (Préférable)

• Expérience de la création, des modifications, de la numérisation et de l'établissement d'horaires de renvois (Préférable)

• Expérience de la gestion de files d'attente (Préférable)

• Expérience de la gestion des fins de service y compris la gestion des suivis et des rappels (Préférable)

* Veuillez noter vous serez représenté par le syndicat La Fédération Ontarienne Des Travailleurs De La Santé, LIUNA Local 3000.

À partir du 29 mars 2021, CHEO mènera un processus de présélection et d'évaluation plus complet.  Ce processus peut comprendre des tests plus variés et multidimensionnels tels qu'un test écrit, un examen pratique ou une autre évaluation. Tous les candidats qui satisfont aux qualifications essentielles et préférées peuvent être testés.

CHEO valorise la diversité et est un employeur qui souscrit au principe de l'égalité d'accès. Nous nous sommes engagés à fournir un environnement de travail inclusif et sans obstacle, en commençant par le processus d'embauche et nous sommes heureux de recevoir des demandes provenant de tous les candidats qualifiés.

Si vous avez besoin de mesures d'adaptation pendant une phase du processus de recrutement, veuillez communiquer avec les Ressources humaines à . Tous les renseignements reçus concernant les mesures d'adaptation resteront confidentiels et seront traités conformément à la Loi sur l'accessibilité pour les personnes handicapées de l'Ontario.

La validation du bilinguisme (français-anglais) se fera au moyen d'une évaluation des compétences linguistiques menée par un fournisseur externe. Les candidats devront satisfaire au profil linguistique minimum de leur poste avant la date d'embauche.

CHEO s'engage à offrir un environnement sécuritaire au personnel, aux patients et aux visiteurs. Conformément à cet engagement, tous les candidats doivent être entièrement vaccinés contre la COVID-19 pour être considérés comme des candidats pour tout emploi de personnel ou de bénévole. Les candidats sont également fortement encouragés à recevoir leurs doses de rappel contre la COVID-19 lorsqu'ils sont admissibles pour éviter la propagation de COVID-19. Lors de l'embauche, la présentation de documents gouvernementaux confirmant la vaccination complète doit être fournie, ou la présentation de documents justificatifs d'une contre-indication médicale valide ou d'une autre considération raisonnable en vertu du Code des droits de la personne de l'Ontario.

Nous remercions toutes les personnes qui posent leur candidature; toutefois, nous ne communiquerons qu'avec celles qui seront convoquées à une entrevue.

Please note you will be represented by the Laborers International Union of North America , (LiUNA).

Bilingualism (French/English) will be validated by a language proficiency assessment conducted by a third party provider. Candidates will be required to meet the minimum linguistic profile prior to the date of hire.

CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants.

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

We thank all those who apply, however, only those to be interviewed will be contacted.