Administrateur(trice) de baux

Administrateur(trice) de baux

La société Harden est présentement à la recherche d'un administrateur(trice) de baux. Cette personne se joindra à un environnement jeune, dynamique et en pleine expansion.

: Vaudreuil

Temps plein

• Analyser et traiter tous les documents de baux exécutés pour son portfolio de propriétés (+/- 220 locataires);
• Fournir les résumés de baux à l'intention des différents départements;
• Faire le suivi et la perception des loyers impayés, envoyer les états de compte, les avis de loyer, et expliquer et fournir des analyses des charges figurant sur l'état de compte pour assurer un prompt paiement des sommes dues. Escalader tout problème au besoin;
• Maintenir une bonne relation avec les locataires au moyen de contacts réguliers et proactifs, par courriel et par téléphone;
• Assurer un support aux commis comptables pour l'application des paiements;
• Suivre et entrer les rapports de ventes et calculer et facturer les loyers à %;
• Suivre les charges qui sont augmentées annuellement en fonction de l'IPC, calculer les taux et mettre à jour le système;
• Effectuer tout ajustement rétroactif si requis;
• Préparer le Registre de loyers mensuel et expliquer les variances;
• Collaborer avec la coordination des aménagements locatifs, la gestion des propriétés et les comptables de propriétés;
• Rechercher et interpréter certaines clauses du bail, notamment quant aux obligations du locataire ou du bailleur;
• Configurer les paramètres des calculs relatifs aux frais communs;
• Procéder à l'analyse, la facturation et l'envoi des ajustements de frais communs (13e factures) avec les pièces justificatives et répondre aux questions des locataires;
• Participer à la mise à jour annuelle des budgets et faire le suivi des augmentations de loyer;
• Coordonner la fin du terme des locataires et les détails des remises des lieux loués;

• Effectuer toutes autres tâches connexes.

• DEC en comptabilité;

• Grand sens de l'organisation et souci approfondi du détail;
• Dynamisme et esprit d'équipe;
• Bonne communications et aptitudes au service à la clientèle;
• Sens analytique et notions comptables;
• Grandes habiletés en gestion de temps et capacité à travailler sous pression ;
• Maîtriser le français et l'anglais, à l'oral et à l'écrit (requis) ;
• Connaissances approfondies de la suite Microsoft Office (Excel, Outlook et Word requis);
• Connaissance de Asana et Yardi (un atout).

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Lease administrator

Harden is currently looking for a Lease administrator. The candidate will join a young and dynamic environment.

Vaudreuil

Full time

• Analyze and process all executed lease documents for your property portfolio (+/- 220 tenants);
• Provide lease summaries for all departments;
• Follow up on and collect unpaid rents, send statements and rent notices, and explain and provide analyses for charges appearing on the statement to ensure prompt payment of amounts due. Escalate any issues as needed;
• Maintain good relationships with tenants through regular and proactive contact by email and phone;
• Support accounting clerks for payments coding;
• Monitor and enter sales reports, calculate and invoice % rents;
• Monitor charges increased annually based on CPI, calculate rates and update the system accordingly;
• Perform any necessary retroactive adjustments;
• Prepare the monthly Rent Roll and explain any variances;
• Collaborate with tenant coordinator, property management and property accountants;
• Do research and interpret certain lease clauses, particularly those regarding tenant or landlord obligations;
• Set up calculation parameters related to common area (CAM) charges;
• Analyze, invoice, and send CAM adjustments (13th invoices) along with supporting documentation, and respond to tenant inquiries;
• Participate in the annual budget update and follow up on rent increases;
• Coordinate tenant lease terminations and the details for the remittance of premises;

• Perform any other related tasks.

• Great sense of organization and extreme attention to detail;

• Dynamic and team player;
• Strong time management skills, and ability to work under pressure;
• Good communication and customer service skills;
• Master the French and English language, spoken and written (required);

Strong knowledge of Microsoft office suite (Word

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Lieu du poste : Télétravail hybride à Vaudreuil-Dorion, QC J7V 8W5