Administrateur de propriétés

Joignez-vous à une équipe où votre sens de la précision, votre coordination et vos capacités de résolution de problèmes ont un impact direct sur la vie des résidents et sur le succès de nos immeubles.

En tant qu'Administrateur(trice) de propriétés, vous êtes le cœur opérationnel du cycle de vie des résidents, veillant à ce que chaque emménagement, déménagement, renouvellement de bail et mise à jour des systèmes se déroule de façon fluide et professionnelle. Vous collaborerez étroitement avec les gestionnaires d'immeubles, les équipes de location et vos collègues du centre de services à travers le portefeuille, devenant la personne-ressource qui garde l'information exacte, les processus sur la bonne voie et la communication bien alignée.

Si vous êtes organisé(e), rigoureux(se) dans les détails et que vous vous épanouissez dans un rôle où l'exactitude et la collaboration comptent vraiment, ce poste vous offre l'espace pour briller et évoluer au sein d'un environnement immobilier performant.

description du poste

L'Administrateur(trice) de propriétés est responsable d'exécuter les fonctions administratives clés qui soutiennent l'ensemble du cycle de vie des résidents : renouvellements de baux, coordination des emménagements, des déménagements et des avis.

emménagement et déménagement

• Envoyer les communications internes concernant les résidents ayant donné leur avis de départ.
• Envoyer les trousses d'emménagement aux résidents et confirmer la déconnexion des services publics.
• Envoyer les trousses de déménagement aux résidents et confirmer la déconnexion des services publics.

location et renouvellements

• Enregistrer les renouvellements dans Yardi, incluant les charges, garants et modalités.
• Coordonner les négociations de renouvellement avec les gestionnaires d'immeubles.
• Préparer les baux de renouvellement (marché libre et logements à loyer réglementé) pour les villes concernées.
• Traiter, au besoin, les documents liés au programme Section 8 et à la recertification des loyers.

gestion des données et rapports

• Maintenir des profils résidents exacts et l'intégrité des données dans Yardi.
• Assurer la mise à jour rapide de l'information sur toutes les plateformes et dans tous les systèmes internes.
• Aider à la préparation de rapports à la demande des équipes internes.
• Traiter les tâches liées aux organismes de réglementation municipaux et aux instances gouvernementales locales.

collaboration et communication

• Collaborer étroitement avec les gestionnaires d'immeubles, les équipes de location et le centre de services pour assurer des opérations fluides.
• Répondre aux demandes des départements internes et des résidents concernant les aspects financiers, les baux ou les mouvements (emménagements/déménagements).

qualifications et compétences

• Excellentes compétences en organisation et en gestion du temps.
• Excellente attention aux détails et capacité à analyser des données.
• Solides aptitudes en communication et en service à la clientèle.
• Aisance avec les logiciels de gestion immobilière et les outils de suivi de conformité.
• Capacité à travailler de façon autonome et en collaboration avec plusieurs équipes.
• Excellente maîtrise de l'anglais écrit et parlé (l'espagnol est un atout), car ce rôle dessert une clientèle située exclusivement aux États-Unis.

type de personne qui réussira dans ce rôle

• Minimum de 3 à 5 ans d'expérience dans l'immobilier multirésidentiel; d'autres expériences pertinentes pourraient aussi être considérées.
• Minutieux(se), capable de repérer les petites erreurs et de garder les systèmes propres et exacts.
• Organisé(e) et méthodique, capable de gérer plusieurs échéances et processus en parallèle.
• Communicateur(trice) proactif(ve), maintenant les gestionnaires d'immeubles, les locataires et les fournisseurs bien informés.
• Calme sous pression, vous restez posé(e) et continuez d'avancer.
• Collaboratif(ve), vous travaillez en étroite collaboration avec les gestionnaires d'immeubles, les coordonnateurs(trices) techniques, les représentants du centre de services et la comptabilité.
• Discret(ète) et professionnel(le), vous traitez les renseignements sensibles (résidents, dossiers légaux et financiers) avec intégrité.
• Orienté(e) solutions : vous ne faites pas que signaler les problèmes, vous proposez des pistes et des options.
• Fort sens du service à la clientèle.

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Join a team where your precision, coordination, and problem-solving skills make a direct impact on residents' lives and the success of our buildings.

As a Property Administrator, you are the operational heartbeat behind the resident lifecycle, ensuring every move-in, move-out, lease renewal, and system update runs smoothly and professionally. You will partner closely with property managers, leasing teams, and service center colleagues across the portfolio, becoming the go-to expert who keeps information accurate, processes on track, and communication flowing.

If you are organized, detail-driven, and thrive in a role where accuracy and collaboration truly matter, this position gives you the scope to shine and grow within a high-performing real estate environment.

job description

The Property Administrator is responsible for executing core administrative functions that support the full resident lifecycle, lease renewals, coordination of tenant move-ins, move-outs, and notices.

move-in and move-out

• send notice communications to internal teams regarding on-notice residents
• send move-in packets to residents and confirm disconnection of utilities
• send move-out packets to residents and confirm disconnection of utilities

leasing and renewal

• post renewals in Yardi, including charges, guarantors, and terms
• coordinate renewal negotiations with property managers
• prepare renewal leases (fair market and rent-stabilized) for required cities
• process Section 8 and rent recertification documents as needed

data management and reporting

• maintain accurate resident profiles and data integrity in Yardi
• ensure timely updates across all platforms and internal systems
• assist in preparing reports as requested for internal teams
• process municipal regulatory agencies and local government tasks

collaboration and communication

• collaborate closely with property managers, leasing, and service center teams to ensure seamless operations
• respond to inquiries from internal departments and residents related to financials, leases, or move activity

qualifications and skill

• strong organizational and time management skills
• strong written and spoken English (Spanish is an asset), as you will be serving a clientèle that is exclusively located in the United States
• excellent attention to detail and ability to analyze data
• effective communication and customer service skills
• proficiency in facility management software and compliance tracking tools
• ability to work independently and collaboratively across teams

what type of person will excel in this role

• minimum, 3-5 years' experience in multifamily real estate industry, other relevant experience might also be considered
• detail-oriented, able to catch small errors and keep systems clean and accurate
• organized and methodical, handle multiple deadlines and processes
• proactive communicator, keeping property managers, tenants, and vendors informed
• calm under pressure, stay grounded and keep moving
• collaborative, work closely with property managers, facility coordinators, service center reps, and accounting
• confidential and professional, handle sensitive resident, legal, and financial data with integrity
• solutions-oriented, don't just flag issues, you troubleshoot and bring options
• customer-focused mindset

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