Accounts Payable Administrator

TFP
est un réseau regroupant les principales cliniques de fertilité à travers l'Amérique du Nord, comprenant 12 cliniques de FIV à service complet et plus de 30 établissements au total. Nous nous engageons à être le partenaire d'affaires privilégié des praticiens de la FIV et des soins prénataux, afin d'atteindre des résultats cliniques de calibre mondial, une excellence opérationnelle et une expérience exceptionnelle pour les patients. TFP offre aux cliniques partenaires un soutien administratif ainsi qu'un environnement collaboratif et synergique sur les plans médical-scientifique, professionnel et commercial.

Relevant du gestionnaire des services financiers partagés,
l'administrateur(trice) des comptes

fournisseurs
est responsable du traitement des factures en vue de leur approbation et de leur paiement pour plusieurs cliniques partenaires du réseau TFP. Ce poste pratique, orienté vers les détails, est idéal pour une personne souhaitant contribuer à la simplification et à l'amélioration des processus. Le candidat retenu appréciera travailler au sein d'une équipe collaborative et solidaire, tout en s'impliquant activement pour réussir dans un environnement entrepreneurial dynamique. Le poste relève de la société TFP et soutient un portefeuille de cliniques.

TFP is a network of the leading fertility practices across North America, which includes 12 full-service IVF clinics and over 30 locations across North America. We are committed to being the business partner of choice for leading IVF and prenatal care practitioners to achieve world-class clinical outcomes, operational excellence, and exceptional patient experiences. TFP provides partner clinics with back-office support and a collaborative, synergistic medical-scientific, professional, and business environment.

Reporting to the Shared Services Finance Manager, the
Accounts Payable Administrator
is responsible for processing invoices for approval and payment for multiple Partner clinics within the TFP network. This is a very hands-on, detail oriented role and ideal for someone who wants to be part of streamlining and improving processes. The successful candidate will value being part of a supportive collaborative team, while rolling up their sleeves to achieve success within our fast-paced entrepreneurial environment. The position will be working under the TFP company supporting a portfolio of clinics.

Responsabilités principales:

• Veiller à ce que toutes les factures reçues soient correctement approuvées, codées et traitées pour paiement.
• Comprendre le système de bons de commande et s'assurer que les factures correspondent aux bons avant tout paiement.
• Maîtriser le processus d'approbation de tous les types de factures dans chaque clinique.
• Effectuer les paiements de factures via la banque en ligne et le système Tipalti, en CAD et en USD.
• Surveiller les boîtes de réception des comptes fournisseurs afin de s'assurer que toutes les factures sont reçues et que les relevés sont examinés.
• S'assurer que les factures sensibles au temps soient payées dans les délais.
• Travailler avec le système de paiement Tipalti et le logiciel comptable NetSuite afin de garantir la bonne synchronisation des données et l'enregistrement adéquat auprès des bons fournisseurs et comptes.
• Traiter les paiements de rémunération des médecins chaque mois et veiller à leur enregistrement avant la clôture mensuelle.
• Aider au traitement des remboursements aux patients et à l'enregistrement des notes de crédit.
• Enregistrer les transactions par carte de crédit et rapprocher les relevés mensuels, en recueillant tous les reçus.
• Préparer les rapprochements des relevés de fournisseurs, répondre à leurs demandes de paiement et obtenir toute facture manquante pour traitement.
• Communiquer et collaborer avec d'autres départements et cliniques du réseau TFP.
• Préparer les provisions à enregistrer mensuellement si des factures ne sont pas encore reçues ou sont en attente d'approbation.
• Aider aux demandes d'audit de fin d'année liées aux comptes fournisseurs.
• Développer une compréhension complète du processus d'approvisionnement et de comptes fournisseurs pour chaque clinique.
• Développer une compréhension complète du réseau TFP et des fournisseurs habituels.
• Devenir compétent(e) dans l'utilisation de NetSuite, des systèmes bancaires en ligne, de Tipalti (gestion des AP) et de tout futur système mis en place.
• Fournir à l'équipe de comptabilité des informations financières, rapports et analyses, selon les besoins.
• Effectuer toute autre tâche assignée.

Key Responsibilities:

• Ensure all invoices received for payment are properly approved, coded, and processed for payment;
• Understand the purchase order system, ensuring invoices match the PO before payment occurs;
• Understand the approval process for all types of invoices at each clinic;
• Process payments of invoices through online banking and the Tipalti system in both CAD and USD currencies;
• Monitor Accounts Payable inboxes to ensure all invoices are received and statements are reviewed;
• Ensure that time sensitive invoices are paid on time;
• Work with payment processing (Tipalti) and accounting software (NetSuite) to ensure information syncs properly and is recorded under proper vendors and accounts;
• Process Physician Compensation Payments monthly ensuring all are recorded prior to month end;
• Assist with patient refunds and recording credit memos;
• Record creditcard transactions and reconcile credit card statements, obtaining all receipts monthly;
• Prepare reconciliations of vendor statements, responding to vendor inquiries about payment and obtaining any missing invoices for processing;
• Communicate and liase with other departments and clinics within the TFP network;
• Prepare accruals to be recorded monthly if invoices have not been received or are pending approval;
• Assist with year end audit requests related to Accounts Payable;
• Develop a full understanding of the purchasing and accounts payable process for each clinic;
• Develop a full understanding of the TFP network of Partner clinics and typical Vendors;
• Become proficient in NetSuite, online banking systems, Tipalti (AP processor) and any future systems introduced;
• Provide Accounting team with financial information, reports, and analysis, as required;
• Perform other duties as assigned.

Qualifications :

• Diplôme d'études secondaires requis.
• Formation postsecondaire en administration des affaires, un atout.
• Expérience en comptabilité ou en traitement des comptes fournisseurs requise (2 ans préférés).
• Capacité à gérer plusieurs échéances et à prioriser les livrables essentiels.
• Excellentes aptitudes en communication écrite et verbale.
• Esprit d'équipe et curiosité professionnelle.
• Solides compétences en résolution de problèmes, avec un grand souci du détail.
• Excellente maîtrise de MS Office (Excel, PowerPoint, Word, Teams).
• Expérience et connaissance de divers systèmes comptables et ERP, notamment NetSuite, plateformes bancaires en ligne, ainsi que logiciels de traitement de paiements (Tipalti de préférence).
• Expérience dans le secteur de la santé et/ou dans un environnement de services comptables centralisés, un atout.
• Être bilingue (français et anglais) est un atout.

Qualifications:

• High schooldiploma is required
• Post secondary education in Business is an asset
• Accounting or Accounts Payable processing experience required (2 years preferred)
• Ability to multi-task with multiple deadlines and prioritize crucial deliverables
• Excellent written and verbal communication skills
• A team player who is not afraid to ask questions
• Strong problem-solving skills with particular attention to detail
• Excellent MS Office Skills (ex. Excel, PowerPoint, Word, Teams)
• Previous experience / knowledge with various accounting and ERP systems, specifically NetSuite, experience with banking online platforms, and experience with payment processing software (Tipalti preferred)
• Experience in the Healthcare industry and/or in a managed centralized accounting services environment is an asset
• Being bilingual (French and English) is an asset.