Administrative Assistant – Fisheries

About the Assembly of First Nations (AFN) 

The AFN is an advocacy organization that takes direction and fulfills mandates as directed by First Nations in-Assembly through resolutions. As a national advocacy organization for First Nations, the AFN seeks to advance First Nations Inherent and Treaty Rights through the development of policy, public education, and where applicable, the co-development of legislation to build First Nations capacity. 

The AFN was created out of a desire among First Nations leadership for a strong and effective collective advocacy organization. From this, values such as respect for human rights, diversity, justice, and the sovereignty of each rights-holding First Nation guide the work of the organization. 

Position Overview 

 The AFN, Fisheries sector, is seeking an experienced and skilled individual responsible for providing high-level administrative support. This role reports to the Director of Fisheries.

Key Responsibilities:

Administrative & Operational Support

• Provide general administrative and clerical support to the Director and sector staff.
• Prepare and process travel requests, bookings, and claims for staff, National Fisheries Committee delegates and guests.
• Manage the calendar, appointments, and meeting schedules of the Director and team if requested.
• Organize logistics for meetings, workshops, and special events, including air or ground transportation, hotel and meeting room bookings, catering, and meeting material preparation.
• Attend meetings and record, transcribe, and distribute accurate minutes and action items.
• Maintain filing systems and databases; classify and organize incoming correspondence, reports, and reference materials.
• Monitor and manage office supply inventory and order supplies as needed.

Finance & Records

• Prepare cheque requisitions, purchase orders, and reconcile travel and credit card expenses.
• Assist with financial tracking of program expenditures and assist in the reconciliation of budget reports with Finance records.
• Maintain copies of sector accounting and funding records in accordance with AFN procedures.

Communication & Coordination

• Serve, if requested, as a primary point of contact for external stakeholders on behalf of the Director.
• Communicate with other AFN departments, government officials, First Nations, and National Fisheries Committee delegates via phone, email, and written correspondence.
• Distribute incoming and outgoing communications and ensure timely routing and response.
• Support coordination of Chiefs Committees, Technical Committees, and Working Groups.

Cross-Sectoral & Political Support

• Attend AFN staff meetings and sector meetings, support internal knowledge sharing.
• Assist in the preparation of materials for AFN Assemblies, such as the Annual General Assembly and Special Chiefs Assembly.
• Provide support at AFN political events and meetings, as needed.
• Participate in engagement sessions, political forums, and cultural gatherings as required.

General Responsibilities

• Ensure work is completed in accordance with AFN's policies, procedures, and quality standards.
• Submit leave requests and time reporting through the Bamboo HR system.
• Maintain a high level of confidentiality and professionalism in all communications.
• Perform other duties as assigned by the Director.

Qualifications

• Secondary school diploma required; a certificate or diploma in administrative studies, business administration, or a related field is preferred.
• Minimum of 2 years of experience in an administrative role; experience in a political, Indigenous, or non-profit setting is an asset.
• Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) and ability to adapt to digital office systems.
• Strong written and spoken communication skills.
• Excellent organizational and time management abilities; able to manage multiple priorities effectively.
• Experience coordinating travel, meetings, and events.
• Familiarity with accounts payable/receivable processes and financial reconciliation.
• Ability to work independently and as part of a team in a fast-paced environment.
• Demonstrated cultural competency and knowledge of First Nations cultures, values, governance, and current issues.
• Ability to speak a First Nations language or French is an asset.

Working Conditions

• Primarily office-based with regular travel required for meetings, community engagement, and events.
• Flexible hours, including evenings and weekends, to accommodate community needs and organizational priorities. 

Physical and Mental Demands 

• Extended periods of computer use and desk work.
• High levels of concentration and emotional resilience are required when addressing complex justice and community safety concerns.
• Ability to manage multiple priorities in a fast-paced environment. 

Diversity Statement 

Qualified persons of First Nations Ancestry will be given preference in accordance with s.16(1) of the Canadian Human Rights Act. 

Why Work with AFN?

At the Assembly of First Nations (AFN), we value our employees and are committed to fostering a supportive, engaging, and rewarding workplace. When you join our team, you'll enjoy: 

• Employer-Paid Health Benefit Premiums – Comprehensive health, dental, and vision coverage for you and your family, with premiums fully paid by AFN. 
• Generous Pension Matching – A competitive pension plan with significant employer contributions to help you build your future. 
• Ample Vacation, Sick, and Personal Days – Generous vacation entitlements, paid sick leave, and personal days, plus additional non-legislative time off throughout the year. 
• Professional Development Support – Coverage for courses, certifications, and training to help you grow your skills and advance your career. 
• Wellness Funds – Annual funds you can use towards fitness, mental health supports, or other wellness-related expenses. 
• Modern, Central Location – Our bright, collaborative office is located in the Sun Life Building in downtown Ottawa, with Parliament LRT Station right in the building for an easy commute. 
• Convenient Amenities – Steps away from cafes, restaurants, and shops. 
• Meaningful Work – Be part of a national organization advocating for First Nations, making a positive difference for communities across Canada. 
• Collaborative & Inclusive Culture – Work alongside passionate, dedicated colleagues in a supportive and dynamic environment.

Accommodation Statement

The Assembly of First Nations (AFN) is dedicated to an inclusive selection process and work environment. If you require accommodation during the recruitment process, please advise the Human Resources representative when you are invited to meet regarding this employment opportunity.

While we appreciate all applications, only those candidates short-listed for an interview will be contacted.

AFN may cancel, postpone, or revise employment opportunities at any time.

Thank you for your interest in employment with the AFN We truly appreciate your application and will carefully review your resume. As we receive a high number of applications, we want to inform you that we can only contact shortlisted candidates.  

Adjoint administratif ou adjointe administrative – Pêches

Poste à temps plein, durée indéterminée
Lieu : Ottawa (hybride) de préférence.

Date de clôture : ouvert pendant une semaine

Concours interne/externe

À propos de l'Assemblée des Premières Nations (APN)

L'APN est une organisation de défense des intérêts des Premières Nations, qui suit des directives et accomplit des mandats conformément aux résolutions adoptées par les Premières Nations-en-Assemblée. En tant qu'organisation nationale de défense des intérêts des Premières Nations, l'APN cherche à promouvoir les droits inhérents et issus des traités des Premières Nations par l'élaboration de politiques, la sensibilisation du public et, le cas échéant, l'élaboration conjointe de lois visant à renforcer les capacités des Premières Nations.

L'APN est née de la volonté des dirigeants des Premières Nations de se doter d'une organisation de défense des intérêts commune, forte et efficace. Des valeurs telles que le respect des droits de la personne, la diversité, la justice et la souveraineté de chaque Première Nation détentrice de droits guident le travail de l'organisation.

Aperçu du poste 

 L'APN, Secteur des pêches, cherche une personne expérimentée et qualifiée pour assurer un soutien administratif de haut niveau. Ce poste relève du(de la) directeur(trice) du Secteur des pêches.

Principales responsabilités

Soutien administratif et opérationnel

• Fournir un soutien administratif et de bureau général au(à la) directeur(trice) et au personnel du Secteur.
• Préparer et traiter les demandes de déplacement, les réservations et les demandes de remboursement pour le personnel, les délégués du Comité national des pêches et les invités.
• Gérer le calendrier, les rendez-vous et les réunions du(de la) directeur(trice) et de l'équipe, sur demande.
• Assurer la logistique des réunions, des ateliers et des événements spéciaux, y compris le transport aérien ou terrestre, les réservations d'hôtels et de salles de réunion, la restauration et la préparation du matériel de réunion.
• Assister aux réunions et préparer, transcrire et distribuer des procès-verbaux et des listes de mesures précis.
• Tenir à jour les systèmes de classement et les bases de données; classer et organiser le courrier entrant, les rapports et les documents de référence.
• Surveiller et gérer les stocks de fournitures de bureau et commander d'autres fournitures, s'il y a lieu.

Finances et archives

• Préparer les demandes de chèques et les bons de commande et effectuer le rapprochement des frais de déplacement et des dépenses par carte de crédit.
• Aider au suivi financier des dépenses de programme et aider au rapprochement des rapports budgétaires avec les registres financiers.
• Conserver une copie des registres comptables et financiers du Secteur, conformément aux procédures de l'APN.

Communication et coordination

• Servir, sur demande et au nom du(de la) directeur(trice), de personne-ressource principale auprès des parties prenantes externes.
• Communiquer par téléphone, courriel et courrier avec les autres secteurs de l'APN, les représentants de gouvernement, les Premières Nations et les délégués du Comité national des pêches.
• Distribuer les communications entrantes et sortantes et veiller à un acheminement et à une réponse en temps opportun.
• Contribuer à la coordination des Comités des Chefs, des Comités techniques et des Groupes de travail.

Soutien intersectoriel et politique

• Participer aux réunions du personnel de l'APN et aux réunions du Secteur, et soutenir la communication interne de connaissances.
• Aider à la préparation des documents pour les Assemblées de l'APN, telles que l'Assemblée générale annuelle et l'Assemblée extraordinaire des Chefs.
• Apporter un soutien dans le cadre d'événements et réunions politiques de l'APN, s'il y a lieu.
• Participer aux séances de mobilisation, aux forums politiques et aux rassemblements culturels, s'il y a lieu.

Responsabilités générales

• Veiller à ce que le travail soit effectué conformément aux normes de qualité, aux politiques et aux procédures de l'APN.
• Soumettre les demandes de congé et les déclarations des temps de travail via le système Bamboo HR.
• Assurer un niveau élevé de confidentialité et de professionnalisme dans toutes les communications.
• Accomplir d'autres tâches assignées par le(la) directeur(trice).

Qualifications

• Diplôme d'études secondaires requis; un certificat ou un diplôme en administration, en administration des affaires ou dans un domaine connexe est préférable.
• Au moins deux années d'expérience à un poste administratif; une expérience dans le domaine politique, autochtone ou sans but lucratif serait un atout.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) et capacité de s'adapter aux systèmes bureautiques numériques.
• Solides compétences en communication écrite et orale.
• Excellentes capacités de gestion du temps et d'organisation; aptitude à gérer efficacement plusieurs priorités.
• Expérience dans l'organisation de déplacements, de réunions et d'événements.
• Connaissance des processus de comptes débiteurs et créditeurs et ceux de rapprochement financier.
• Capacité à travailler de manière autonome et en équipe dans un milieu de travail évoluant à un rythme rapide.
• Compétences culturelles avérées et connaissance des cultures, des valeurs, de la gouvernance et des questions actuelles des Premières Nations.
• La maîtrise d'une langue des Premières Nations ou du français serait un atout.

Conditions de travail

• Principalement au bureau, ainsi que des déplacements réguliers pour assister à des réunions, séances de mobilisation communautaires et événements.
• Horaire flexible, y compris en soirée et la fin de semaine, pour répondre aux besoins communautaires et aux priorités organisationnelles.

Exigences physiques et mentales

• Longues périodes d'utilisation d'un ordinateur et travail de bureau.
• Un niveau élevé de concentration et de résilience émotionnelle est nécessaire pour traiter des questions complexes liées à la justice et à la sécurité communautaire.
• Savoir gérer plusieurs priorités dans un milieu de travail évoluant à un rythme rapide.

Énoncé relatif à la diversité

La préférence sera accordée aux personnes qualifiées d'ascendance des Premières Nations, conformément à l'article 16(1) de la Loi canadienne sur les droits de la personne.

Pourquoi travailler à l'APN?

À l'Assemblée des Premières Nations (APN), nous sommes conscients de l'importance de nos employés et nous sommes déterminés à maintenir un milieu de travail favorable, stimulant et gratifiant. En vous joignant à notre équipe, vous bénéficierez des avantages suivants :

• Primes d'assurance maladie payées par l'employeur – Une couverture complète des soins de santé, des soins dentaires et des soins de la vue pour vous et votre famille, dont les primes sont entièrement payées par l'APN.
• Un régime complémentaire de retraite généreux – Un régime de retraite compétitif avec des cotisations importantes de l'employeur pour vous aider à bâtir votre avenir.
• De nombreux jours de congé annuel, congé de maladie et congé personnel – Un congé annuel, un congé de maladie payé et un congé personnel généreux, ainsi que des jours de congé supplémentaires non prévus par la loi tout au long de l'année.
• Soutien au perfectionnement professionnel – Prise en charge de cours, de certifications et de formations pour vous aider à perfectionner vos compétences et à progresser dans votre carrière.
• Fonds de mieux-être – Des fonds annuels que vous pouvez utiliser pour le conditionnement physique, un soutien en santé mentale ou d'autres dépenses liées au mieux-être.
• Emplacement central et moderne – Nos bureaux lumineux et collaboratifs sont situés dans l'édifice Sun Life, au centre-ville d'Ottawa. La station de train léger sur rail (TLR) Parlement est située dans l'édifice, ce qui facilite les trajets quotidiens.
• Commodités – À quelques pas des cafés, restaurants et magasins du centre-ville.
• Un travail enrichissant – Faites partie d'une organisation nationale qui défend les intérêts des Premières Nations et qui améliore le quotidien des communautés partout au Canada.
• Culture axée sur la collaboration et l'inclusion – Travaillez aux côtés de collègues passionnés et dévoués dans un environnement dynamique et solidaire.

Énoncé relatif à l'accommodement

L'Assemblée des Premires Nations (APN) s'engage à maintenir un processus de sélection et un milieu de travail inclusifs. Si vous avez besoin de mesures d'adaptation durant le processus de recrutement, veuillez en informer l'agent(e) des ressources humaines au moment où un entretien vous sera proposé concernant la présente offre d'emploi.

Toutes les candidatures sont les bienvenues, mais nous ne communiquerons qu'avec les personnes présélectionnées en vue d'une entrevue.

L'APN se réserve le droit d'annuler, de reporter ou de réviser les offres d'emploi à tout moment.

Nous vous remercions de l'intérêt que vous portez à l'APN. Nous vous remercions sincèrement pour votre candidature; elle sera examinée attentivement ainsi que votre curriculum vitæ. Compte tenu du nombre élevé de candidatures attendues, nous tenons à vous informer que nous ne communiquerons qu'avec les candidats présélectionnés.