Adjointe administrative ou adjoint administratif

Adjointe administrative ou adjoint administratif

La maison des Grands Parents de Sainte-Foy est un organisme à but non lucratif qui existe depuis plus de 25 ans. Son action se réalise par le biais de relations intergénérationnelles. L'équipe de bénévoles, constituée de personnes retraitées, aînées, qui font figure de grands-parents, offre des activités éducatives, ludiques et de soutien auprès d'enfants, d'adolescents, d'adultes et de familles du milieu.

L'adjointe administrative ou l'adjoint administratif assure une permanence sur place ce qui lui confère un rôle clé dans le bon fonctionnement des opérations quotidiennes de l'organisation. Cette personne travaille en étroite collaboration avec la direction générale et apporte le soutien administratif nécessaire aux bénévoles responsables d'activités.

RÔLE ET RESPONSABILITÉS

Accueil et communications

· Accueillir les visiteurs et les bénévoles.

· Répondre aux appels téléphoniques, en assurer le suivi ou diriger les demandes vers les personnes appropriées.

· Assurer la vigie des boîtes courriels et de la correspondance postale, faire le suivi avec la direction générale.

· En collaboration avec la direction générale, produire les publications électroniques de l'organisation dont :

• Infolettre
• Page Facebook
• Site Web

· S'assurer de la qualité de la langue française de toutes les publications de l'organisation.

Appui administratif à la direction générale

· Assurer le support administratif dans les différentes responsabilités de la direction générale dont :

• Suivis des demandes internes et externes;
• Gestion de l'agenda et des calendriers d'activités;
• Planification stratégique;
• Organisation des réunions du Conseil d'administration et de l'Assemblée générale annuelle;
• Production du rapport annuel d'activités;
• Organisation de sondages et d'activités auprès des bénévoles;
• Recrutement de bénévoles;
• Recherche de financement et reddition de comptes.

· Éventuellement, soutien au secrétariat et à la trésorerie du Conseil d'administration.

Gestion documentaire et fonctionnement du bureau

· Organiser le classement papier et le classement numérique pour faciliter la continuité des opérations.

· Maintenir à jour, sur papier et en numérique, la liste des bénévoles.

Acheminer chèques reçus, factures et demandes de remboursements « approuvées par la direction » vers la trésorerie.

· Tenir à jour, sur papier et en numérique, un inventaire du mobilier, par pièce.

· Assurer l'approvisionnement en matériel de bureau et en produits d'entretien, notamment pour la cuisine et la toilette.

· Faire l'affiche du plan d'urgence et la tenir à jour.

PROFIL RECHERCHÉ

· Être citoyenne canadienne ou citoyen canadien ou résidente permanente ou résident permanent.

· Diplôme d'études collégiales (DEC) en bureautique ou diplôme d'études professionnelles (DEP) en secrétariat ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience relié au poste.

· Expérience dans des fonctions similaires en support administratif dans un environnement OBNL et expérience de travail auprès d'un conseil d'administration.

· Maîtrise de la suite Office365 et d'outils de design et de publication en ligne (Canva ou autre).

· Excellente maîtrise du français écrit et oral.

· Capacité à gérer plusieurs projets simultanément.

· Autonomie et capacité d'adaptation face aux défis.

COMPÉTENCES CLÉS

• Sens de l'organisation et gestion du temps.

• Discrétion, polyvalence et rigueur.

• Esprit d'initiative, jugement et capacité d'innovation dans la recherche de solutions.

CONDITIONS DE TRAVAIL

• Contrat de travail à durée déterminée d'un an, renouvelable.

• 30 heures de travail en présentiel, du lundi au jeudi.

• Salaire $30/heure.

• 20 jours de congés payés en 2026.

• Entrée en poste le 5 janvier 2026.

Faire parvenir votre candidature avec une lettre de motivation avant 17 h le 5 décembre 2025

Maison des Grands-Parents de Sainte-Foy

3180, avenue D'Amours

Québec (QC) G1X 1L9

L'examen des candidatures débutera immédiatement et se poursuivra jusqu'à ce que le poste soit pourvu.

Bien que toutes les candidatures soient analysées avec attention, nous communiquerons uniquement avec les personnes retenues. Merci de l'intérêt manifesté.

Type d'emploi : Temps partiel

Rémunération : 30,00$ par heure

Heures prévues : 30 par semaine

Lieu du poste : En présentiel