Current jobs related to Privacy Specialist, BORN Ontario - Smyth Rd Hospital - Childrens Hospital of Eastern Ontario

Compensation Pay Range:

Job Description:

Ottawa is built on un-ceded Algonquin Anishinaabe territory. The peoples of the Algonquin Anishinaabe Nation have lived on this territory for millennia and we honour them and this land. Their culture and presence have nurtured and continue to nurture this land. CHEO also honours all First Nations, Inuit and Métis peoples and their valuable past and present contributions to this land.

CHEO is one of the few stand-alone, global leaders in pediatric health and is home to more than 6,500 staff, clinicians, scientists and researchers, as well as volunteers – all of whom work together to help children and youth achieve their best lives. Within its own walls and through partnerships with community providers, CHEO has transformed from a 20th century acute care hospital into a 21st century integrated child and youth health system. Ranked in the top 1% of Canadian hospitals for the digitization of its clinical infrastructure, CHEO combines excellence in clinical care, research, and education to advance seamless care that's provided where, when, and how it is needed. CHEO's Research Institute is dedicated to world-class clinical, translational, and basic science research covering a wide range of children's health concerns. CHEO has been named Canada's best health-care employer by Forbes in 2024 and 2025 and is ranked second among Canadian hospitals on its list of Canada's Best Employers for multiple consecutive years. For the 14th consecutive year in a row, the editors of Canada's Top 100 Employers has recognized CHEO as a top employer in the National Capital Region. Every year CHEO helps more than 500,000 children and youth from Eastern Ontario, western Quebec, Nunavut and Northern Ontario.

The Privacy Specialist plays a critical role in ensuring the protection of identifiable information in accordance with applicable laws in Ontario and Canada (including but not limited to Ontario's Personal Health Information Protection Act (PHIPA). The Specialist leads the development, implementation, and monitoring of privacy policies, procedures, and practices for the Better Outcomes Registry & Network (BORN), which is Ontario's prescribed perinatal, newborn, and child registry. The Specialist conducts privacy impact assessments (PIAs), engages with organizations, including the office of Ontario's Information and Privacy Commissioner (the privacy commissioner) to ensure compliance of BORN's registry obligations , and supports privacy incident investigation as well as privacy training and auditing initiatives. Working collaboratively with internal teams, legal and information security colleagues, and external partners, the Specialist promotes a culture of privacy, compliance, and continuous improvement.

Your responsibilities will include the following:

• Regularly monitor, analyze, interpret, and make recommendations around how the organization can operationalize privacy legislation and related orders, decisions, and guidance from the privacy commissioner.
• Serve as a subject matter expert in the application of required procedures by the privacy commissioner, such as the Manual for the Review and Approval of Prescribed Persons and Prescribed Entities and annual statistical reporting.
• Lead the development, revision, and maintenance of privacy policies, procedures, and practices.
• Participate in and contribute to organizational submissions and responses during reviews by the privacy commissioner.
• Develop and enhance standard operating procedures (SOPs) for the calculation and tracking of privacy indicators.
• Consult with supervisors, legal counsel, management, and colleagues to promote and implement privacy policies and practices.
• Contribute best practices to privacy incident and breach logging and tracking in accordance with requirements from the privacy commissioner and applicable laws.
• Review and monitor recommendations related to privacy incidents and breaches.
• Conduct and support PIAs for new or modified programs, systems, and technologies.
• Identify privacy risks and recommend mitigation strategies through a robust PIA process.
• Plan, log, monitor, review, and update PIAs and recommendations in accordance with requirements from the privacy commissioner and with emerging practices.
• Contribute to identifying, logging, and addressing privacy risks in collaboration with internal teams and privacy and/or security committees.
• Prepare and present briefs on PIAs and related risks and recommendations to leadership and governance committees.
• Provides guidance and support during consultations with internal partners to clarify privacy requirements, controls, and implantation of policies and procedures.
• Identify opportunities to enhance privacy training through ongoing review of orders, decisions, and guidance from the privacy commissioner.
• Provide guidance and support on privacy-related inquiries, initiatives, and training.
• Support the development and implementation of privacy audit plans.
• Analyze trends in audit results and prepare reports on privacy compliance and risks.
• Identify opportunities to update and enhance privacy policies, practices, and procedures.
• Act as a CHEO privacy representative on internal and external working groups (depending on the role, such as the MyChart User Advisory, Canadian Epic Privacy User Group, Prescribed Person and Prescribed Entity privacy group). 
• Perform work in accordance with the provisions of the Occupational Health and Safety Act and Regulations and all CHEO corporate/departmental policies and procedures related to Occupational Health and Safety.
• Perform other related duties as required and assigned.

• Bachelor's Degree in health information management, law, public policy, or a related field (Essential).
• Professional certification in privacy or in information privacy (e.g. CIPP/C from IAPP, CHPS from AHIMA) (Preferred).
• Three (3) years' experience in privacy, health information, or compliance roles (Essential).
• Strong knowledge of and experience with Ontario's PHIPA and other applicable privacy legislation (e.g., FIPPA, PIPEDA) (Preferred).
• Experience conducting PIAs and managing privacy breaches (Preferred).
• Strong knowledge of regulatory processes of Ontario's Information and Privacy Commissioner (Preferred).
• Excellent analytical, communication, and problem-solving skills (Essential).
• Ability to work independently and collaboratively in a fast-paced environment (Essential).
• Criminal Record Check (Essential).

Effective March 29, 2021, CHEO will conduct a more comprehensive pre-screening and evaluation process. This process may include more varied and multidimensional testing such as a written test, practical exam, or other assessment. All candidates who meet the essential and preferred qualifications may be tested.
 

Bilingualism (French/English) will be validated by a language proficiency assessment conducted by a third party provider. Candidates will be required to meet the minimum linguistic profile prior to the date of hire.

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at . All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

CHEO is committed to providing a safe environment for staff, patients, and visitors. Consistent with that commitment, all applicants must be fully vaccinated against COVID-19 to be considered for any staff or volunteer opportunities. Applicants are also strongly encouraged to receive their COVID-19 booster shots when eligible to protect against the spread of COVID-19. Upon hiring, presentation of government issued documentation confirming full vaccination must be provided, or presentation of supporting documentation of a valid medical contraindication or other reasonable consideration pursuant to the Ontario Human Rights Code.

Ottawa est bâtie sur un territoire non cédé du peuple Anishinabe algonquin. Les Anichinabés vivent sur ce territoire depuis des millénaires. Nous leur rendons hommage, ainsi qu'à ce territoire. Leur culture et leur présence ont enrichi le territoire et continuent de l'enrichir. Le CHEO rend également hommage à l'ensemble des Premières Nations, des Inuit et des Métis, de même qu'à leurs précieuses contributions, passées et présentes, à ce territoire.

CHEO est l'un des rares chefs mondiaux en matière de santé pédiatrique et compte plus de 6 500 employés, cliniciens, scientifiques et chercheurs, ainsi que des bénévoles, qui travaillent tous ensemble pour aider les enfants et les adolescents à mener la meilleure vie possible. Au sein de ses propres murs et grâce à des partenariats avec des fournisseurs communautaires, le CHEO est passé d'un hôpital de soins actifs du 20e siècle à un système de santé intégré du 21e siècle pour enfants et jeunes. Classé dans le premier un pour cent des hôpitaux canadiens pour la numérisation de son infrastructure clinique, le CHEO combine l'excellence dans les soins cliniques, la recherche et l'éducation pour faire progresser les soins sans discontinuité là où ils sont nécessaires, et ce, de manière et aux endroits appropriés. L'Institut de recherche du CHEO se consacre à la recherche clinique, translationnelle et fondamentale de classe mondiale couvrant une vaste gamme de problèmes de santé des enfants. CHEO a été nommé meilleur employeur en soins de santé au Canada par Forbes en 2024 et 2025, et s'est classé deuxième parmi les hôpitaux canadiens sur la liste des meilleurs employeurs au Canada pendant plusieurs années consécutives. Pour la 14ème année consécutive, les rédacteurs du Canada's Top 100 Employers ont reconnu le CHEO comme l'un des meilleurs employeurs de la région de la capitale nationale. Chaque année, le CHEO aide plus de enfants et jeunes de l'est de l'Ontario, de l'ouest du Québec, du Nunavut et du nord de l'Ontario.

La ou le spécialiste de la protection de la vie privée joue un rôle essentiel dans la protection de l'information identifiable conformément aux lois en vigueur en Ontario et au Canada (notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé [LPRPS] de l'Ontario). Cette personne dirige l'élaboration, la mise en œuvre et la surveillance des politiques, procédures et pratiques relatives à la protection de la vie privée au sein du Registre et réseau des bons résultats dès la naissance (BORN), qui est le registre désigné de l'Ontario concernant les renseignements sur la mère, le nouveau-né et l'enfant. Elle procède à l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP), collabore avec des organismes, notamment le Bureau du commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de l'Ontario (le commissaire à la protection de la vie privée) pour veiller à ce que le registre BORN se conforme à ses obligations et facilite les enquêtes sur les incidents relatifs à la protection de la vie privée ainsi que les initiatives de formation et d'audit en la matière. En collaboration avec les équipes internes, ses collègues des services juridiques et de la sécurité de l'information ainsi que des partenaires externes, la ou le titulaire de ce poste favorise une culture axée sur la protection de la vie privée, la conformité et l'amélioration continue.

Ses responsabilités comprennent ce qui suit:

• De façon régulière, surveiller, analyser et interpréter, pour finalement formuler des recommandations à ce sujet, la façon dont l'organisme peut opérationnaliser les lois sur la protection de la vie privée et les ordonnances, décisions et directives connexes du commissaire à la protection de la vie privée.
• Comme spécialiste en la matière, mettre en application les procédures requises par le commissaire à la protection de la vie privée, comme le manuel d'examen et d'approbation en vertu de la LPRPS (personnes et entités prescrites) (Manual for the Review and Approval of Prescribed Persons and Prescribed Entities) ainsi que les rapports statistiques annuels.
• Diriger l'élaboration, la révision et la tenue à jour des politiques, procédures et pratiques en matière de protection de la vie privée.
• Participer et contribuer aux présentations et réponses de l'organisme à l'occasion des révisions tenues par le commissaire à la protection de la vie privée.
• Élaborer et améliorer les procédures normales d'exploitation (PNE) aux fins du calcul et du suivi des indicateurs de protection de la vie privée.
• Consulter le personnel de supervision, les juristes-conseils, la direction et ses collègues afin de promouvoir et mettre en œuvre des politiques et pratiques de protection de la vie privée.
• Contribuer aux pratiques exemplaires en matière de consignation et suivi des atteintes à la vie privée et autres formes d'incidents conformément aux exigences du commissaire à la protection de la vie privée et aux lois applicables.
• Examiner et surveiller les recommandations relatives aux atteintes à la vie privée et autres formes d'incidents.
• Mener et appuyer des EFVP applicables à des programmes, technologies et systèmes et nouveaux ou modifiés.
• Cerner les risques liés à la protection de la vie privée et recommander des stratégies d'atténuation au moyen d'un rigoureux processus d'EFVP.
• Planifier, consigner, surveiller, examiner et mettre à jour les EFVP ainsi que les recommandations conformément aux exigences du commissaire à la protection de la vie privée et aux nouvelles pratiques.
• Contribuer à l'identification, à la consignation et à l'atténuation des risques d'atteinte à la vie privée en collaboration avec les équipes internes et comités de protection de la vie privée et de sécurité.
• Préparer et présenter des documents d'information sur les EFVP et les risques connexes, ainsi que formuler des recommandations aux comités de direction et de gouvernance.
• Donner des conseils et son soutien pendant les consultations avec les partenaires internes afin de clarifier les exigences, les contrôles et la mise en œuvre de politiques et de procédures en matière de protection de la vie privée.
• Cerner les possibilités d'améliorer la formation en matière de protection de la vie privée par l'examen constant des ordonnances, décisions et directives du commissaire à la protection de la vie privée.
• Donner des conseils et son soutien quant aux demandes, aux initiatives et à la formation liées à la protection de la vie privée.
• Appuyer l'élaboration et la mise en œuvre de plans d'audit en matière de protection de la vie privée.
• Analyser les tendances dans les résultats d'audit et préparer des rapports sur la conformité et les risques en matière de protection de la vie privée.
• Cerner les occasions de mettre à jour et d'améliorer les politiques, pratiques et procédures en matière de protection de la vie privée.
• Représenter le CHEO en matière de protection de la vie privée au sein de groupes de travail internes et externes (selon le rôle, comme le Groupe consultatif des utilisatrices et utilisateurs de MyChart, le groupe d'utilisatrices et d'utilisateurs canadiens du navigateur Epic Privacy et le groupe de travail sur la protection de la vie privée des personnes et entités prescrites). 
• Exécuter le travail conformément aux dispositions de la Loi sur la santé et la sécurité au travail et des règlements connexes, ainsi qu'à toutes les politiques et procédures en matière de santé et de sécurité au travail de la direction et des différents services du CHEO.
• Accomplir d'autres tâches connexes assignées, au besoin

• Baccalauréat en gestion de l'information sur la santé, en droit, en politiques publiques ou dans un domaine connexe (essentiel)
• Certification professionnelle en protection de la vie privée ou en protection des renseignements personnels (p. ex. CIPP/C de l'IAPP ou CHPS de l'AHIMA) (un atout)
• Trois (3) ans d'expérience dans des rôles liés à la protection de la vie privée, à l'information sur la santé ou à la conformité (essentiel)
• Expertise reconnue de la LPRPS de l'Ontario et d'autres lois applicables en matière de protection de la vie privée (p. ex. LAIPVP et LPRPDE) (un atout)
• Expérience de la réalisation d'EFVP et de la gestion des atteintes à la vie privée (un atout)
• Solides connaissances des processus réglementaires du commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de l'Ontario (un atout)
• Excellentes compétences en analyse, en communications et en résolution de problèmes (essentiel)
• Capacité de travailler de façon autonome et en équipe, dans un environnement où les activités se déroulent à une cadence rapide (essentiel)
• Vérification du casier judiciaire (essentiel)

À partir du 29 mars 2021, CHEO mènera un processus de présélection et d'évaluation plus complet. Ce processus peut comprendre des tests plus variés et multidimensionnels tels qu'un test écrit, un examen pratique ou une autre évaluation. Tous les candidats qui satisfont aux qualifications essentielles et préférées peuvent être testés.

La validation du bilinguisme (français-anglais) se fera au moyen d'une évaluation des compétences linguistiques menée par un fournisseur externe. Les candidats devront satisfaire au profil linguistique minimum de leur poste avant la date d'embauche.

Si vous avez besoin de mesures d'adaptation pendant une phase du processus de recrutement, veuillez communiquer avec les Ressources humaines à . Tous les renseignements reçus concernant les mesures d'adaptation resteront confidentiels et seront traités conformément à la Loi sur l'accessibilité pour les personnes handicapées de l'Ontario.

CHEO s'engage à offrir un environnement sécuritaire au personnel, aux patients et aux visiteurs. Conformément à cet engagement, tous les candidats doivent être entièrement vaccinés contre la COVID-19 pour être considérés comme des candidats pour tout emploi de personnel ou de bénévole. Les candidats sont également fortement encouragés à recevoir leurs doses de rappel contre la COVID-19 lorsqu'ils sont admissibles pour éviter la propagation de COVID-19. Lors de l'embauche, la présentation de documents gouvernementaux confirmant la vaccination complète doit être fournie, ou la présentation de documents justificatifs d'une contre-indication médicale valide ou d'une autre considération raisonnable en vertu du Code des droits de la personne de l'Ontario.

CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants.

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

We thank all those who apply, however, only those to be interviewed will be contacted.