officer executive office

JOB POSTING: OFFICER, EXECUTIVE OFFICE & OPERATIONS

About the Canadian Paralympic Committee

The Canadian Paralympic Committee is a non-profit, private organization in collaboration with 28-member sport organizations. We are deeply committed to harnessing the transformative power and impact of Paralympic sport.

With a vision of fostering an inclusive world through Paralympic sport, our mission emphasizes both the excellence in games preparation and the promotion of inclusive communities. By celebrating the stories and successes of high-performance athletes with disabilities, the Canadian Paralympic Committee aims to inspire all Canadians to embrace inclusivity and actively engage in sports.

Job Summary:

The Officer, Executive Office and Operations, provides dedicated support to the executive team while ensuring the efficient management of day-to-day operations. This role demands excellent communication skills, sound judgment, and the ability to manage multiple priorities simultaneously. The successful candidate will be proactive in anticipating needs, optimizing workflows, and fostering a productive and positive work environment.

Type: Full-time.

Salary: $60,000-$68,000 annually based on experience, plus benefits

Reports to: Manager, Governance & Engagement

Location: Ottawa.
The position is primarily based in the Canadian Paralympic Committee's Ottawa office, operating within a hybrid work environment. The successful candidate is required to be in the office for a minimum of 3 days per week, with flexibility for additional days as needed based on job demands.

Duties and Responsibilities:

Executive Office Support

• Provide administrative and operational support to the CEO and Executive Leadership Team, including calendar management, preparation of briefing materials, coordination of correspondence, and assistance with travel planning and logistics.
• Manage confidential information and materials with discretion and integrity
• Support special projects undertaken by the CEO or ELT, including coordination, research, and communications

Operations

• Oversee office and physical space management, including inventory and asset tracking, as well as the development and maintenance of organizational systems and processes that support efficient workflows and team collaboration.
• Act as the office "lead" for reception, facilities, and meeting space coordination and logistics
• Manage travel platform implementation for staff, leadership, and key stakeholders, while also providing support with expense reconciliation and reimbursement tracking.

Games & Major Event Support

• Provide operational and logistic support during the Paralympic Games and other major events, assisting the Executive Office with scheduling, coordination, and partner engagemen
• Lead CPC's gifting and recognition program, overseeing the planning, sourcing, and distribution of official gifts and recognition items that support executive initiatives, Games-related activities, and partner engagement.

Communications and Member/Partner Engagement

• Support effective communication and engagement with CPC sport members and partners.

Requirements:

• Minimum 3-5 years of experience in administrative support and/or other relevant experience.
• Proven ability to support senior leadership team members
• Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
• Outstanding written and verbal communication skills
• Bilingualism in French is considered a strong asset
• Exceptional attention to detail and effective time management
• Ability to work both independently and collaboratively, with a strong sense of accountability
• Resourceful and proactive in identifying and resolving issues
• Strong organizational and prioritization skills

Working Conditions

·       The position is primarily based in the Canadian Paralympic Committee's Ottawa office, operating within a hybrid work environment. The successful candidate is required to be in the office a minimum of 3 days per week, with flexibility for additional days as needed based on job demands

·       Successful candidates must reside in the Ottawa region or be willing to relocate to the Ottawa region.

·       Occasional overnight travel and off-site work required

·       Will be required to work evenings and weekends during busy periods, including Games and other unique events.

Application Process:

If you share our passion for sports and are committed to the CPC values, please submit a cover letter and your resume.

Please apply through BambooHR using the following link: 

Deadline to apply: November 24th, 2025, at 5 pm EST

Please note that only those selected for an interview will be contacted. 

CPC is committed to creating an inclusive and diverse work environment and is proud to be an equal-opportunity employer. All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, ancestry, place of origin, colour, ethnic origin, citizenship, creed, sex, sexual orientation, gender identity, gender expression, record of offenses, age, marital status, family status, or disability. We strongly encourage people from underrepresented or marginalized groups to apply.

CPC welcomes and encourages applications from First Nations, Metis, and Inuit peoples, racialized persons, persons with disabilities, women, and/or 2SLGBTQ+. Accommodation is available on request for candidates taking part in all aspects of the selection process.

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OFFRE D'EMPLOI : AGENT(E), SERVICE ADMINISTRATIF ET OPÉRATIONS

À propos du Comité paralympique canadien

Le Comité paralympique canadien est un organisme privé sans but lucratif qui collabore avec 28 organismes de sport membres. Nous sommes absolument déterminés à exploiter le pouvoir de transformation et l'impact du sport paralympique.

Notre vision est de promouvoir le sport paralympique comme tremplin vers un monde inclusif. Notre mission met l'accent sur l'excellence lors de la préparation pour les Jeux, ainsi que sur la promotion de collectivités inclusives. En célébrant les récits et les réussites des athlètes de haut niveau ayant un handicap, le Comité paralympique canadien souhaite inciter les Canadiennes et les Canadiens à adopter l'inclusion et à s'engager activement dans le sport.

Résumé des fonctions :

L'Agent(e) Services administratifs et Opérations, apporte un soutien dédié à l'équipe de direction tout en veillant à assurer la gestion efficace des activités quotidiennes. Ce poste requiert une excellente aptitude à communiquer, un jugement éclairé et la capacité à gérer plusieurs priorités en même temps. Le ou la candidat(e) retenu(e) adoptera une attitude proactive en anticipant les besoins, en optimisant les flux et en favorisant un environnement de travail productif et positif.

Type : Temps plein

Salaire : De à $ par année, selon l'expérience, plus avantages sociaux

Relève de : Responsable, Gouvernance et Engagement

Lieu : Ottawa. Le travail s'effectuera principalement dans les bureaux du Comité paralympique canadien situé à Ottawa. Le ou la titulaire du poste opérera dans un environnement de travail hybride. Le ou la candidat(e) retenu(e) devra être présent(e) au bureau au moins trois jours par semaine, avec la possibilité d'ajouter des jours supplémentaires selon les exigences du poste.

Tâches et responsabilités :

Soutien au service administratif

• Apporter une assistance administrative et opérationnelle directe à la cheffe de la direction et à l'équipe dirigeante, en assurant notamment la gestion des calendriers, la préparation de documents d'information, la coordination de la correspondance, et une aide en matière de déplacement et de logistique.
• Gérer les informations et les documents confidentiels avec discrétion et intégrité
  •
• Soutenir les projets spéciaux entrepris par le PDG ou l'équipe de direction, y compris la coordination, la recherche et les communications

Opérations

• Superviser la gestion des bureaux et des espaces physiques, y compris le suivi des stocks et des actifs, ainsi que le développement et la maintenance des systèmes et processus organisationnels favorisant l'efficacité des flux de travail et la collaboration au sein des équipes.
• Agir en tant que « responsable » du bureau pour l'accueil, les installations et la coordination/logistique des espaces de réunion
• Gérer la mise en œuvre de la plateforme de voyages pour le personnel, la direction et les principales parties prenantes, tout en apportant un soutien au rapprochement des dépenses et au suivi des remboursements.

Soutien en lien avec les jeux et les événements importants

• Assurer un soutien opérationnel pendant les Jeux paralympiques et les événements importants, en aidant le service administratif avec les calendriers, la logistique et l'engagement des parties prenantes.
• Piloter le programme de dons du CPC, notamment la planification, l'approvisionnement et la distribution des dons officiels et des articles de reconnaissance, afin d'appuyer les activités d'engagement de la direction, des Jeux et des parties prenantes.

Communication et engagement des membres/partenaires

• Soutenir la communication et l'engagement avec les sports membres du CPC et les partenaires sportifs.

Exigences :

• Minimum de 3 à 5 ans d'expérience en support administratif et/ou autre expérience pertinente
• Capacité prouvée à soutenir les membres de l'équipe de direction
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
• Excellentes capacités de communication, à l'écrit comme à l'oral
• Le bilinguisme (anglais-français) constitue un atout de poids.
• Souci exceptionnel du détail et gestion efficace du temps
• Capacité à travailler de manière autonome et en équipe, avec un sens aigu des responsabilités
• Ingéniosité et proactivité dans l'identification et la résolution des problèmes
• Solides compétences en matière d'organisation et de hiérarchisation des priorités

Conditions de travail

·       Le travail s'effectuera principalement dans les bureaux du Comité paralympique canadien situé à Ottawa. Le ou la titulaire du poste opèrera dans un environnement de travail hybride. Le ou la candidat(e) retenu(e) devra être présent(e) au bureau au moins trois jours par semaine, avec la possibilité d'ajouter des jours supplémentaires selon les exigences du poste.

·       Le ou la candidat(e) retenu(e) doit résider ou être prêt(e) à déménager dans la région d'Ottawa.

·       Le ou la candidat(e) retenu(e) devra effectuer, à l'occasion, des voyages de plus de 24 h et des activités en dehors des locaux

·       Il sera nécessaire de travailler les soirs et les fins de semaine lors des périodes chargées, notamment pendant les Jeux et lors d'autres événements uniques.

Processus de dépôt des candidatures :

Si vous partagez notre passion pour le sport et si vous adhérez aux valeurs du CPC, veuillez envoyer une lettre d'accompagnement et votre CV.

Veuillez déposer votre candidature par l'entremise de BambooHR en utilisant le lien suivant : 

Date limite de candidature : Le 24 novembre 2025 à 17 h HNE

Veuillez noter que nous ne communiquerons qu'avec les personnes sélectionnées pour une entrevue. 

Le CPC s'engage à créer un environnement de travail inclusif et diversifié, et se targue d'être un employeur prônant l'égalité des chances. La candidature de tous les requérants qualifiés sera envisagée, indépendamment de leur race, ascendance, lieu d'origine, couleur, origine ethnique, citoyenneté, croyance, sexe, orientation sexuelle, identité de genre, expression de genre, casier judiciaire, âge, état civil, situation familiale ou handicap. Nous encourageons vivement les personnes issues de groupes sous-représentés ou marginalisés à postuler.

Le CPC accueille et encourage les candidatures des Premières Nations, des Métis et des Inuits, des personnes racialisées, des personnes ayant un handicap, des femmes ou des personnes 2SLGBTQ+. Des mesures d'adaptation seront proposées sur demande aux candidats qui prendront part à toutes les étapes du processus de sélection.