Administrative Assistant

ETL Systems Ltd

ETL Systems has been at the forefront of RF design and manufacturing for over 35 years. It designs and builds essential elements of critical satellite communications infrastructure. Its culture of innovation and its solutioneering approach have established it as a market leader in the field.

ETL's rapid growth and success have been recognised at the UK's highest level, with the company winning three Queen's Awards for Enterprise in International Trade. As a testament to that success, the top 20 satellite operators and teleports in the world utilise ETL's products. Around the world, 75% of NATO governments use ETL Systems equipment to protect their citizens.

The company offers a full suite of solutions between the antenna and the modem for both the uplink and downlink chains. In 2019, ETL expanded its range to include instrumentation and measurement equipment for the set up and testing of RF chains through its acquisition of Atlantic Microwave Ltd. In 2024, the company acquired SpacePath Communications and IRT Technologies to broaden their range further to include RF high-power amplifiers.

ETL Systems is thriving and actively seeking a driven
professional
to join our dynamic team during this exciting period of growth.

Role Overview

We are seeking a motivated and detail-oriented
Administrator
to join our Engineering & Manufacturing team. This role is ideal for individuals seeking to launch or advance their career in a dynamic business environment. As an Administrator, you will provide essential support across operations, production, and engineering departments, helping to ensure smooth day-to-day functioning.

You'll be responsible for managing documentation, coordinating meetings, and supporting internal communications, while also assisting with operational systems and ad hoc projects. Fluency in
English and French
is essential, as you'll be liaising with both internal teams and external partners.

This is an excellent
opportunity for someone with limited or no experience
who is eager to learn, grow, and contribute to a fast-paced and innovative organisation.

Key Accountabilities

• Administrative Support:
  Provide day-to-day administrative assistance across operations, production, and engineering departments to ensure smooth business operations.
• Document & Data Management:
  Maintain and update documentation, reports, and spreadsheets—particularly using Microsoft Excel—with accuracy and attention to detail.
• Bilingual Communication:
  Handle written and verbal communication in both English and French, including correspondence, documentation, and phone calls.
• System Support:
  Assist with the use and upkeep of MRP (Material Requirements Planning) and other operational systems.
• Meeting & Calendar Coordination:
  Organise and coordinate meetings, manage calendars, and support internal communications using Microsoft Teams.
• Stakeholder Liaison:
  Act as a point of contact between internal teams and external partners, ensuring clear and professional communication.

Our ideal candidate

A motivated and detail-oriented individual with a strong interest in administrative support within technical environments. Eager to contribute to a fast-paced team, this candidate is known for their excellent organisational skills, adaptability, and ability to communicate effectively across departments and cultures. They are quick to learn new systems and thrive in environments where they can support multiple teams and projects.

Essential:
Fluent in English and French (additional training is available)

Desirables

• Administrative Excellence
  : Skilled in managing documentation, reports, and spreadsheets
• Tech-Savvy
  : Comfortable using MRP systems and Microsoft Teams
• Organised & Detail-Oriented
  : Able to manage multiple tasks with precision
• Strong Communicator
  : Professional and clear in both written and verbal communication
• Team Player
  : Works well independently and collaboratively
• Adaptable
  : Thrives in a dynamic, fast-paced environment

Location:
This role requires you to work on-site at our modern manufacturing facility in St-Laurent. Before applying, please ensure you can commute to
5580 Boulevard Thimens, Montreal, QC H2K 2K9.

ETL Systems Ltd

Depuis plus de 35 ans,
ETL Systems
est à la pointe de la conception et de la fabrication de systèmes RF. L'entreprise conçoit et fabrique des éléments essentiels pour les infrastructures critiques de communications par satellite. Sa culture de l'innovation et son approche orientée solutions lui ont permis de s'imposer comme un leader du marché dans ce domaine.

La croissance rapide et le succès d'ETL ont été reconnus au plus haut niveau au Royaume-Uni, avec l'obtention de trois
Queen's Awards for Enterprise
dans la catégorie Commerce international. Preuve de cette réussite, les 20 plus grands opérateurs de satellites et téléports au monde utilisent les produits d'ETL. À l'échelle mondiale,
75 % des gouvernements membres de l'OTAN
utilisent les équipements d'ETL Systems pour protéger leurs citoyens.

L'entreprise propose une gamme complète de solutions entre l'antenne et le modem, pour les chaînes de liaison montante et descendante. En 2019, ETL a élargi son offre en intégrant des équipements d'instrumentation et de mesure pour la configuration et les tests de chaînes RF, grâce à l'acquisition d'
Atlantic Microwave Ltd
. En 2024, l'entreprise a acquis
SpacePath Communications
et
IRT Technologies
, élargissant ainsi son portefeuille pour inclure des amplificateurs RF haute puissance.

ETL Systems est en pleine croissance
et recherche activement un(e) professionnel(le) motivé(e) pour rejoindre son équipe dynamique durant cette période passionnante d'expansion.

Présentation du poste

Nous recherchons un(e)
Administrateur / Administratrice
motivé(e) et rigoureux(se) pour rejoindre notre équipe
Ingénierie & Fabrication
. Ce poste est idéal pour une personne souhaitant débuter ou faire progresser sa carrière dans un environnement professionnel dynamique. En tant qu'administrateur(trice), vous apporterez un soutien essentiel aux départements des opérations, de la production et de l'ingénierie, en veillant au bon déroulement des activités quotidiennes.

Vous serez responsable de la gestion de la documentation, de la coordination des réunions et du soutien à la communication interne, tout en contribuant à la gestion des systèmes opérationnels et à des projets ponctuels. La maîtrise de l'anglais et du français est indispensable, car vous serez en contact avec des équipes internes et des partenaires externes.

Ce poste représente une excellente opportunité pour une personne ayant peu ou pas d'expérience, mais désireuse d'apprendre, d'évoluer et de contribuer au succès d'une organisation innovante et en pleine croissance.

Responsabilités principales

• Soutien administratif
  : Fournir un soutien administratif quotidien aux départements des opérations, de la production et de l'ingénierie.
• Gestion documentaire et des données
  : Mettre à jour et maintenir la documentation, les rapports et les tableaux Excel avec précision.
• Communication bilingue
  : Gérer les communications écrites et orales en anglais et en français (courriels, appels, documents).
• Support système
  : Aider à l'utilisation et à la maintenance des systèmes MRP (planification des ressources) et autres outils opérationnels.
• Coordination des réunions et des calendriers
  : Organiser les réunions, gérer les agendas et soutenir la communication interne via Microsoft Teams.
• Interface avec les parties prenantes
  : Servir de point de contact entre les équipes internes et les partenaires externes.

Profil recherché

Une personne motivée, rigoureuse et organisée, ayant un fort intérêt pour le soutien administratif dans un environnement technique. Elle se distingue par ses compétences en communication, sa capacité d'adaptation et son envie de contribuer à une équipe dynamique. Elle apprend rapidement de nouveaux systèmes et aime travailler sur plusieurs projets à la fois.

Maîtrise de l'anglais et du français (formation complémentaire possible)

Compétences souhaitées

• Excellence administrative
  : À l'aise avec la gestion de documents, rapports et tableurs
• À l'aise avec la technologie
  : Connaissance des systèmes MRP et de Microsoft Teams
• Organisé(e) et rigoureux(se)
  : Capacité à gérer plusieurs tâches avec précision
• Bon(ne) communicant(e)
  : Professionnel(le) à l'écrit comme à l'oral
• Esprit d'équipe
  : Capacité à travailler de manière autonome et collaborative
• Adaptabilité
  : À l'aise dans un environnement dynamique et en évolution rapide

Lieu de travail; Ce poste est basé sur site, dans notre
usine moderne de Saint-Laurent
. Avant de postuler, veuillez vous assurer que vous pouvez vous déplacer jusqu'au
5580 Boulevard Thimens, Montréal, QC H4R 2K9
.