Coordonnateur(trice) administratif(ve)

Aperçu

Relevant du Responsable gestion des actifs et support aux opérations, le Coordonnateur Administratif traite l'information relative aux équipements afin d'assurer l'efficacité du système de gestion de maintenance assistée par ordinateur (GMAO). Il/elle est amené(e) à effectuer des demandes d'achat, réceptionner des services, préparer la facturation, suivi des fournisseurs, ainsi que tout travail préparatoire concernant la gestion administrative d'un projet de cycle de vie et ou maintenance, de mise en forme de documents ou de collecte de données.

Votre rôle

• Collecter l'information en provenance des rapports de services des fournisseurs, du système de gestion documentaire, Sharepoint, Power BI, depuis les différents équipements sur site ou directement auprès du personnel technique;
• Effectuer l'entrée de données dans les différents systèmes notamment le système de GMAO (QFM) ou différents fichiers de suivi Excel;
• Réaliser un suivi serré sur le paiement des factures fournisseurs, réception des bons de commande suite à l'exécution des travaux par ses derniers, conserver tout justificatif utile à la facturation
• Préparer et avancer la facturation mensuelle des travaux de cycle de vie / maintenance
• Suivi du paiement des factures fournisseurs, matcher les factures à payer, suivi des factures impayées avec le service des comptes payables
• Ouverture de nouveau compte fournisseur, mise à jour de fiche fournisseur, collecte des documents administratifs, suivi ;
• Compléter les demandes d'arrêts de service (DAS), au besoin;
• Toutes autres tâches connexes.

À propos de vous

• Minimum d'une (1) année d'expérience dans un poste similaire.
• Détenir un diplôme d'études secondaires.
• Capacité à respecter les échéances en matière de saisie des données pour garantir la bonne marche des opérations;
• Rapidité et rigueur;
• Excellent sens de l'organisation;
• Capacité à prioriser les dossiers et travailler efficacement malgré un volume important de dossiers
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément;
• Habiletés dans les relations interpersonnelles et le travail d'équipe;
• Aisance avec les systèmes de GMAO;
• Compétences informatiques, en particulier excellente maîtrise de la suite Microsoft, SharePoint et Power BI.

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