Project Coordinator

Project Coordinator

at OVA

Montreal or Quebec, Canada (Hybrid)

(Version française ci-dessous)

At OVA, we design immersive training and simulation experiences for some of the world's most demanding sectors — defense, aerospace, nuclear, medical, and beyond. Our flagship platform,
StellarX

, empowers organizations to experience high-fidelity training simulations created by our production teams, and to
imagine, create, and explore independently

once they've been onboarded and trained on the XR software powered by AI. We work with leading institutions across Canada and internationally, using immersive technology to transform how people learn, train, and perform.

As a team, we're committed to maintaining a culture that's open, inclusive, and diverse. Every Crew member is valued for their ideas, respected for their expertise, and encouraged to grow.

Position Overview

Embark on a transformative career journey with fast-growing
OVA

as a
Project Coordinator

.

This is much more than an administrative project support role — it's an opportunity to take ownership, communicate daily with production team members, and help manage projects that push the boundaries of what's possible in immersive learning. You'll collaborate with our Instructional Design, 3D Production, and Marketing teams on diverse simulation projects for government, defense, and enterprise clients.

In this role,
you'll connect people, information, and progress

—ensuring communication flows smoothly and every project stays aligned from kickoff to delivery. You'll facilitate agile workflows, prepare client-facing reports, coordinate logistics, and help keep every moving part aligned as simulations evolve rapidly in production.

You'll report directly to the
Director of Project Management

, supporting OVA's growing portfolio of national and international projects.

Role & Responsibilities

• Support the Director of Project Management with day-to-day project coordination and documentation.
• Prepare
  bi-weekly client presentations

, action logs, and follow-up materials.
- Coordinate
project-related travel

and logistics for internal teams.
- Identify and document
short- and medium-term risks, issues, and opportunities

related to project schedules and capacity.
- Prepare
monthly progress reports and billing documentation

with accuracy and attention to detail.
- Collaborate with OVA's
Marketing and Communications

team to share project milestones and outcomes.
- Liaise with
OVA Administration

for purchasing project-related equipment and software.
- Support
hardware setup and configuration

of headsets and devices for clients and partners.
- Assist with the coordination of
third-party research or studies

evaluating VR project effectiveness and impact.
- Contribute to continuous improvement of
project tools, reporting systems, and delivery processes

.

Qualifications

Education

• Bachelor's degree or college diploma in Business, Management, Communications or an equivalent combination of education and experience in a related field.

Experience

• Demonstrated experience in
  project management, coordination, or client-facing delivery

.
- Proven ability to manage
timelines, documentation, and communications

for complex, multi-stakeholder projects is an asset.
- Experience in
technology, defense, aerospace, training, or enterprise services

is an asset.

Skills

• Bilingual in
  French and English

(oral and written) highly favourable.
- Able to work both
independently and collaboratively

in a fast-moving environment. A strong sense of initiative, ownership, and follow-through is a must.
- Exceptional
organizational and coordination skills

with strong attention to detail.
- Excellent
written communication and presentation

abilities.
- Proficiency with project management and reporting tools (Jira, Confluence, Monday, or similar) is an asset.

Personality

• Client-Oriented:

Keeps satisfaction and trust at the center of everything.
- Practical:

Focused on execution, results, and solving problems quickly.
- Organized & Reliable:

Brings clarity and structure to fast-moving projects.
- Collaborative:

Works easily across technical, creative, and operational teams.
- Forward-Looking:

Excited to help OVA scale its Project Management function and evolve into a key contributor to future PM leadership.

This role is perfect for someone who brings initiative to every challenge, cares deeply about delivering real results, and thrives in dynamic environments — someone who values impact over routine and wants to help shape how OVA delivers high-profile projects that push the boundaries of immersive technology.

Your hiring manager will be
Tim Purdy
.

If you require accommodations due to a disability or travel limitations, please contact Tim at All information will be kept confidential and used only to facilitate the hiring process.

En français

Coordinateur de Projets

Chez OVA

Montréal ou Québec, Canada (Hybride)

Chez OVA, nous concevons des expériences de formation et de simulation immersives pour certains des secteurs les plus exigeants au monde : défense, aérospatiale, nucléaire, médical, etc. Notre plateforme phare,
StellarX

, permet aux organisations de bénéficier de simulations de formation haute fidélité créées par nos équipes de
production, et d'imaginer, de créer et d'explorer

une fois qu'ils ont été intégrés et formés au logiciel XR alimenté par l'IA.
Nous travaillons avec des institutions de premier plan au Canada et à l'étranger, en utilisant des technologies immersives pour transformer la façon dont les gens apprennent, se forment et travaillent.

En tant qu'équipe, nous nous engageons à maintenir une culture ouverte, inclusive et diversifiée. Chaque membre de l'équipe est apprécié pour ses idées, respecté pour son expertise et encouragé à se développer.

Aperçu du poste

Embarquez pour une carrière transformatrice au sein de l'entreprise
OVA

en pleine croissance en tant que
Coordinateur de Projet

.

Il s'agit bien plus que d'un simple poste administratif de soutien aux projets : c'est l'occasion de prendre des responsabilités, de communiquer quotidiennement avec les membres de l'équipe de production et de contribuer à la gestion de projets qui repoussent les limites du possible en matière d'apprentissage immersif. Vous collaborerez avec nos équipes de conception pédagogique, de production 3D et de marketing sur divers projets de simulation pour des clients issus du secteur public, de la défense et des entreprises.

À ce poste, vous serez chargé de mettre en
relation les personnes, les informations et les progrès

, en veillant à ce que la communication se déroule sans heurts et que chaque projet reste aligné du lancement à la livraison. Vous faciliterez les flux de travail agiles, préparerez les rapports destinés aux clients, coordonnerez la logistique et contribuerez à maintenir l'alignement de tous les éléments mobiles à mesure que les simulations évoluent rapidement en production.

Vous rendrez compte directement au
Directeur de la Gestion de Projets

et soutiendrez le portefeuille croissant de projets nationaux et internationaux d'OVA.

Rôle et responsabilités

• Assister le directeur de la gestion de projet dans la coordination quotidienne des projets et la documentation.
• Préparer toutes les
  deux semaines les présentations aux clients

, les registres d'actions et les documents de suivi.
- Coordonner les
déplacements et la logistique

liés aux projets pour les équipes internes.
- Identifier et documenter les
risques, les problèmes et les opportunités à court et moyen terme

liés aux calendriers et aux capacités des projets.
- Préparer des
rapports d'avancement mensuels

et des
documents de facturation

avec précision et souci du détail.
- Collaborer avec
l'équipe marketing et communication

de l'OVA pour partager les étapes importantes et les résultats des projets.
- Assurer la liaison avec
l'administration de l'OVA

pour l'achat d'équipements et de logiciels liés aux projets.
- Assister à
l'installation et à la configuration du matériel informatique

, des casques et des appareils pour les clients et les partenaires.
- Aider à la coordination des
recherches ou des études

menées par des tiers pour évaluer l'efficacité et l'impact des projets de réalité virtuelle.
- Contribuer à l'amélioration continue des
outils de projet, des systèmes de reporting et des processus de livraison.

Qualifications

Formation

• Baccalauréat ou diplôme collégial en commerce, gestion, communications ou combinaison équivalente d'études et d'expérience dans un domaine connexe.

Expérience

• Expérience avérée en
  gestion de projet, coordination ou prestation de services à la clientèle.
• Une capacité avérée à gérer les
  échéanciers, la documentation et les communications

pour des projets complexes impliquant plusieurs parties prenantes est un atout.
- Une expérience dans les domaines de la
technologie, de la défense, de l'aérospatiale

, de la formation ou des services aux entreprises est un atout.

Compétences

• Bilingue en
  français et en anglais

(oral et écrit) fortement apprécié.
- Capacité à travailler de manière
autonome et en collaboration

dans un environnement en constante évolution. Un sens aigu de l'initiative, de la responsabilité et du suivi est indispensable.
- Excellentes compétences en
matière d'organisation et de coordination

, avec un grand souci du détail.
- Excellentes capacités de
communication écrite et de présentation

.
- La maîtrise des outils de gestion de projet et de reporting (Jira, Confluence, Monday ou similaires) est un atout.

Personalité

• Orienté client :

place la satisfaction et la confiance au cœur de toutes ses activités.
- Pragmatique :

axé sur l'exécution, les résultats et la résolution rapide des problèmes.
- Organisé et fiable :

apporte clarté et structure aux projets en évolution rapide.
- Esprit collaboratif :

travaille facilement avec les équipes techniques, créatives et opérationnelles.
- Visionnaire :

enthousiaste à l'idée d'aider OVA à développer sa fonction de gestion de projet et à devenir un contributeur clé du futur leadership en matière de gestion de projet.