Assistant(e) administratif(ve)

Job Description

Le Centre hospitalier universitaire Sainte-Justine est le plus grand centre hospitalier mère-enfant au Canada et l'un des quatre plus importants centres pédiatriques en Amérique. Associé à l'Université de Montréal, le CHU Sainte-Justine est de loin le plus grand centre de formation en pédiatrie au Québec et un chef de file au Canada. Chaque jour, ce sont près de 7 000 personnes engagées – spécialistes en soins infirmiers, en réadaptation physique, en santé psychosociale, en recherche et en administration, médecins, dentistes, pharmaciennes et pharmaciens, stagiaires et bénévoles – qui, inspirées par une tradition d'innovation, collaborent afin de transformer la vie de générations.

Travailler à la DG, c'est s'inscrire dans la continuité

À la Direction générale du CHU Sainte-Justine, certaines fonctions jouent un rôle clé dans la cohérence, la stabilité et l'évolution des pratiques administratives. Elles assurent un cadre solide permettant à l'organisation de remplir pleinement sa mission, aujourd'hui comme demain.

Dans cette perspective, nous souhaitons accueillir un(e) assistant(e) administratif(ve) qui saura s'inscrire durablement au cœur des opérations de la DG, et même au-delà, dans toutes les Directions du CHU Sainte-Justine.

Viens apporter ton expertise administrative rigoureuse, structurante et porteuse de continuité dans notre grande famille

Là où ton expertise fait la différence

En étroite collaboration avec l'adjoint à la PDG, tu occuperas un rôle central au sein de la Direction générale. Par ta connaissance des processus , ton sens de l'organisation et ton jugement , tu seras à l'écoute des besoins organisationnels et assureras la cohérence , la pérennité et l' efficacité durable des pratiques administratives.

Véritable point d'ancrage pour la Direction générale, tu participeras à la structuration des façons de faire, au maintien de standards élevés et à l' amélioration continue des processus , tout en soutenant les activités courantes avec rigueur et discernement.

Concrètement, tu seras appelé à :

• Travailler en étroite collaboration avec l'équipe administrative de la Direction générale et les autres Directions de l'hôpital sur des dossiers communs et des processus transversaux;
• Agir comme personne-ressource et offrir un soutien pédagogique ponctuel à l'équipe administrative de la DG et les autres Directions;
• Structurer et coordonner les rencontres, comités et instances de gouvernance, et en assurer le soutien et le suivi administratif;
• Assurer une gestion rigoureuse et proactive des courriels, de la messagerie et des suivis, en veillant à la cohérence de l'information et au respect des priorités;
• Contribuer de façon soutenue à la reddition ministérielle de comptes ainsi qu'au suivi de certains programmes;
• Assurer le suivi administratif des contrats et des factures de la Direction générale, en collaboration avec les approvisionnements et les comptes payables;
• Rédiger, réviser et standardiser des correspondances et documents de nature complexe à très complexe (lettres, mémos, documents officiels);
• Produire et mettre en forme des documents variés : rapports, tableaux, présentations, formulaires, etc.;
• Traiter et coordonner les demandes de nature informatique et matérielle pour la Direction générale;
• Contribuer à l'organisation d'événements institutionnels (visites ministérielles, délégations internationales, rencontres stratégiques), en collaboration avec les directions partenaires;

Par ton apport constant et structurant, tu contribueras indirectement à une mission qui dépasse l'administration : offrir le meilleur aux enfants et aux familles que nous accompagnons chaque jour.

Nos exigences

• Être actuellement un employé de Santé Québec (obligatoire);
• Détenir un baccalauréat en administration ou dans un domaine pertinent (obligatoire);
• Posséder au moins 3 à 5 ans d'expérience dans une fonction similaire de direction générale;
• Maîtriser parfaitement le français, tant à l'oral qu'à l'écrit;
• Démontrer une excellente maîtrise de la suite Microsoft Office et des outils de collaboration numérique;
• Réussir nos tests Word, Excel et français;
• Posséder une excellente connaissance des règles de rédaction de lettres, structuration de textes, ordres du jour et procès-verbaux;
• Être en mesure d'évoluer dans un milieu complexe et dynamique;
• Détenir une expérience de coordination/soutien administratif au sein d'un Conseil d'administration sera considérée comme un atout.

Tes atouts

• Sens de l'organisation et capacit de coordination hors pair;
• Autonomie, jugement et proactivité;
• Discrétion irréprochable et fiabilité exemplaire;
• Rigueur, rapidité d'exécution et gestion efficace des priorités;
• Capacité à travailler sous pression et à t'adapter aux changements;
• Esprit de collaboration et aisance relationnelle.

Les conditions d'emploi que nous t'offrons

• Un poste permanent - catégorie syndicable non syndiqué (SNS) ;
• Un horaire de jour à temps complet ;
• La possibilité de télétravailler jusqu'à 2 jours par semaine;
• Un salaire horaire de 28,02 $ à 51,76 $ , déterminé selon ta scolarité et tes expériences de travail pertinentes à temps complet.

Nous t'offrons également des conditions pour te développer professionnellement et pour que tu aies du temps pour toi et tes proches :

• 20 jours de vacances , 13 jours fériés et 9,6 jours de maladie payés par année et de multiples congés sociaux pour grands projets de vie;
• Des avantages collectifs de choix pour soi et sa famille;
• Un régime de retraite à prestations déterminées ( RREGOP ) qui est l'un des meilleurs au Québec;
• Un programme d'accompagnement en début poste et de développement professionnel;
• Un Carrefour mieux-être offrant une multitude de ressources et outils pour prendre soin de soi;
• Des établissements facilement accessibles : stations de métro, REM, lignes d'autobus et grands axes routiers à proximité, sans oublier nos abris à vélos sécurisés et nos stationnements réservés pour le covoiturage.

Remarques

Le genre masculin est utilisé sans discrimination et dans le seul but d'alléger le texte. Le CHU Sainte-Justine souscrit au principe d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les membres des minorités visibles et des minorités ethniques, les personnes handicapées et les Autochtones à poser leur candidature. Nous vous serions gré de nous faire part de tout handicap qui nécessiterait un aménagement technique et physique adapté à votre situation lors du processus de sélection. Soyez assuré que nous traiterons cette information avec confidentialité.

---