Administrative Assistant

FRANCAIS

QUALIFICATIONS ET APTITUDES RECHERCHÉ

· Minimum de 10 ans dans un rôle similaire de soutien exécutif, avec une formation en administration des affaires et en comptabilité; expérience dans le domaine du design intérieur ou de hospitalité est un atout;

· Grand professionnalisme axé sur service à la clientèle ;

· Capacité à gérer les priorités et à respecter délais ;

· Entregent et facilité à communiquer ;

· Excellent sens de la planification et d'initiative ;

· Maîtrise du français et de l'anglais parlé et écrit ;

· Compétences MS Office, Word, Outlook, Power Point et en particulier, Excel ;

· Connaissance de Microsoft Team et les applications s'y rattachant.

· Connaissance de Quickbooks est un atout.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

SOUTIEN A LA PRÉSIDENTE : (50% de l'emploi du temps)

· Gérer l'agenda et correspondance ;

· Assister et planifier les présentations lors de réunions ;

· Coordonner les déplacements, itinéraires, dépenses, kilométrage, etc.

SOUTIEN À L'ÉQUIPE & AUX PROJETS : (30% de l'emploi du temps)

· Soutenir l'équipe de design dans la recherche de matériaux et communiquer avec les représentants ;

· Préparer les bons de commande, les rapports de suivi d'achats pour les clients, compiler et valider les budgets ;

· Gérer les achats et faire des bons d'achat pour les clients.

RÉCEPTION : (20% de l'emploi du temps)

· Répondre au téléphone et accueillir les clients avec un service 5 étoiles.

· Gérer l'inventaire des fournitures de bureau et effectuer des courses au besoin

· Gérer les correspondances (courriel et lettres etc.)

CONDITIONS

· Période de probation de 3 mois

· Horaire de 37,5 heures / semaine (8:30 à 17:00)

RÉNUMÉRATION

· Salaire compétitif, selon l'expérience

· Avantages sociaux, incluant assurance collective

TYPE D'EMPLOI : Temps plein, Permanent

AVANTAGES

· Tenue décontractée

LIEU DE TRAVAIL : En présentiel

Nous exigeons que tous les employés travaillent en personne à notre bureau.

Le télétravail n'est pas accepté pour le moment.

Note : Le masculin a été utilisé dans le simple but d'alléger le texte.

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ENGLISH

KEY QUALIFICATIONS & SKILLS

· Minimum of 10 years in a similar executive support role with a background in business administration and accounting; experience in the interior design or hospitality industry is a plus.

· Strong professionalism focused on customer service.

· Ability to meet priorities and deadlines.

· Interpersonal skills and ease of communication.

· Excellent sense of planning and initiative.

· Fluency in spoken and written French and English.

· Skills in MS Office, Word, Outlook, PowerPoint, and particularly Excel.

· Knowledge of Microsoft Team and related applications.

· Knowledge of Quickbooks is a plus.

PRIMARY RESPONSIBILITIES

SUPPORT TO THE PRESIDENT: (50% of the schedule)

· Diary management and correspondence.

· Assist and plan presentations for meetings.

· Coordinate travel, itineraries, expenses, mileage, etc.

TEAM & PROJECT SUPPORT: (30% of the schedule)

· Support the design team with material sourcing and liaise with product reps.

· Prepare purchase orders, purchase tracking reports for clients, and compile and validate budgets.

· Manage purchases and issue vouchers for clients.

RECEPTION: (20% of the schedule)

· Answer the phone and greet customers with 5-star service.

· Maintain office supply inventory and manage errands, as needed.

· Management of correspondence (emails and letters etc.).

TERM

· 3-month probationary period

· Schedule of 37.5 hours / week (8:30 to 17:00)

COMPENSATIONS

· Competitive salary, according to experience

· Competitive benefits, including group insurance

JOB TYPE: Full-time, Permanent

BENEFITS:

· Casual dress

WORK LOCATION: In person

We require that all employees work in person at our office location.

Remote working is not accepted at this time.

Note: The masculine has been used for the simple purpose of lightening the text.

Job Types: Full-time, Permanent

Pay: $20.00-$40.00 per hour

Application question(s):

• Are you comfortable speaking and writing fluently in French and English?

This is a required skill.

• Do you live in or near Montreal, Canada?

We require that all employees work in person at our office location.

Remote working is not accepted at this time.

Work Location: In person