Senior Administrative Assistant

Job Location
TORONTO GO

Job Description
About Us
We produce globally recognized brands, and we grow the best business leaders in the industry. With a portfolio of trusted brands as diverse as ours, it is paramount our leaders are able to lead with courage the vast array of brands, categories and functions. We serve consumers around the world with one of the strongest portfolios of trusted, quality, leadership brands, including Always, Ambi Pur, Ariel, Bounty, Charmin, Crest, Dawn, Downy, Fairy, Febreze, Gain, Gillette, Head & Shoulders, Lenor, Olay, Oral-B, Pampers, Pantene, SK-II, Tide, Vicks, and more. Our community includes operations in approximately 70 countries worldwide. Please visit for the latest news and information about us and our brands.

The Opportunity
The Senior Administrative Assistant - Sales role covers a wide range of administrative responsibilities for P&G's Toronto Sales Office. You will be responsible for assisting the sales team in execution of business strategies and driving growth for one of P&G's sales teams- the Cross Canada Team. This role requires excellent organization and prioritization skills and a high level of digital learning agility.

Position Responsibilities

• Support Cross Canada team events, meetings, supporting the culture team, onboarding new hires, team budget management, vendor payment system management, and managing folders & accesses.
• Provide executive assistant support to the Cross-Canada Team Leader and Directors as needed - managing calendars, time, and travel to allow for leadership to spend more time on business building tasks.
• Support and assist in executing strategies in team/organization, including supporting simplification projects.
• Grow into becoming the team's sales finance system key-users, building expertise to support future needs.
• Build knowledge of relevant external (legal, tax) and internal (e.g. decision authority, procure to pay) stewardship requirements. Helping to implement processes in line.
• Ownership of execution of two trade shows per year including working with external suppliers, staffing booths, acquiring samples, etc.

Job Qualifications

• 3+ years of prior administrative/coordinator experience.
• Digital fluency within MS Office Suite, with ability to learn custom internal systems.
• Ability to work independently and collaboratively in a fast-paced environment.
• Ability to develop effective relationships and manage expectations of multiple stakeholders .
• Initiative-taking and solution led mindset – identifies improvement opportunities and leads implementation.
• Excellent organization and prioritization skills.
• Ability to work onsite 2 days per week in Toronto based office.

What we offer:

• Responsibilities from Day1; you will have ownership for your work plan from the beginning and will have important projects and responsibilities to deliver
• Flexible benefits coverage, competitive salary and pension plan after 1 year of service
• Access to employee wellness programs including Employee & Family Assistance Program, employee support system, and psychology benefits
• Access to P&G's flexible work arrangements, including our new hybrid work approach and our Work-from-Home Equipment Allowance to support our hybrid approach)

Additional considerations:

• This is a non-management position.
• Relocation is not offered for this position.

How to apply:
Apply on and complete both your
application AND assessments as soon as possible
as we will be reviewing applications on a rolling basis.

Application process & Assessment Overview:
We encourage you to review the information here for details on what to expect and our hiring process. If your skills match our requirements, you will be asked to complete an online assessment(s). Assessment scores are valid for 12 months. To apply previous scores please click on the assessment link(s). If your score has expired, you will be prompted to re-write the assessments.

Additional Information

We are committed to employment equity and value diversity at our company. We encourage Indigenous Peoples, persons with disabilities, veterans and persons of all ages, races, ethnicities, religions, abilities, sexual orientations, and all gender identities and expressions to apply.

P&G is committed to accommodating any applicant with a disability, as required by law, during the recruitment, assessment, and selection process.
If you require a disability related accommodation in order to participate in the recruitment process, please click here to submit your request.
If you require accommodation for the assessment process
: 1) submit your request, 2) do not complete either assessment until you have been contacted for documentation verification. Thank you in advance for your patience.

Sponsorship for work authorization is not available for this role.
It is the applicant's responsibility to ensure they are authorized to work in the location to which they apply.

Über uns

Wir produzieren weltweit bekannte Marken und bilden die besten Führungskräfte der Branche aus. Angesichts unseres vielfältigen Portfolios an vertrauenswürdigen Marken ist es von größter Bedeutung, dass unsere Führungskräfte in der Lage sind, die Vielzahl an Marken, Kategorien und Funktionen mutig zu leiten. Wir bedienen Verbraucher auf der ganzen Welt mit einem der stärksten Portfolios an vertrauenswürdigen, hochwertigen und führenden Marken, darunter Always, Ambi Pur, Ariel, Bounty, Charmin, Crest, Dawn, Downy, Fairy, Febreze, Gain, Gillette, Head & Shoulders, Lenor, Olay, Oral-B, Pampers, Pantene, SK-II, Tide, Vicks und viele mehr. Unsere Gemeinschaft umfasst Niederlassungen in rund 70 Ländern weltweit. Die neuesten Nachrichten und Informationen über uns und unsere Marken finden Sie unter

Die Stelle

Die Position als Senior Administrative Assistant – Sales umfasst ein breites Spektrum an administrativen Aufgaben für das Vertriebsbüro von P&G in Toronto. Sie sind dafür verantwortlich, das Vertriebsteam bei der Umsetzung von Geschäftsstrategien zu unterstützen und das Wachstum eines der Vertriebsteams von P&G voranzutreiben – des Cross Canada Teams. Diese Position erfordert ausgezeichnete organisatorische und priorisierungsbezogene Fähigkeiten sowie ein hohes Maß an digitaler Lernagilität.

Aufgabenbereich

• Unterstützung bei kanadaweiten Teamevents und Meetings, Unterstützung des Kulturteams, Einarbeitung neuer Mitarbeiter, Verwaltung des Teambudgets, Verwaltung des Zahlungssystems für Lieferanten sowie Verwaltung von Ordnern und Zugriffsrechten.
• Unterstützung des Cross-Canada-Teamleiters und der Direktoren als Assistent der Geschäftsleitung nach Bedarf – Verwaltung von Kalendern, Zeit und Reisen, damit die Führungskräfte mehr Zeit für Aufgaben zum Aufbau des Geschäfts haben.
• Unterstützung und Mithilfe bei der Umsetzung von Strategien im Team/in der Organisation, einschließlich der Unterstützung von Vereinfachungsprojekten.
• Entwicklung zum Key-User des Vertriebsfinanzsystems des Teams, Aufbau von Fachwissen zur Unterstützung zukünftiger Anforderungen.
• Aufbau von Wissen über relevante externe (rechtliche, steuerliche) und interne (z. B. Entscheidungsbefugnis, Procure-to-Pay) Verwaltungsanforderungen. Unterstützung bei der Umsetzung entsprechender Prozesse.
• Verantwortung für die Durchführung von zwei Messen pro Jahr, einschließlich der Zusammenarbeit mit externen Lieferanten, der Besetzung von Messeständen, der Beschaffung von Mustern usw.

Qualifikationen

• Mindestens 3 Jahre Erfahrung im Bereich Verwaltung/Koordination.
• Sicherer Umgang mit MS Office Suite und die Fähigkeit, sich in interne Systeme einzuarbeiten.
• Fähigkeit, selbstständig und teamorientiert in einem schnelllebigen Umfeld zu arbeiten.
• Fähigkeit, effektive Beziehungen aufzubauen und die Erwartungen verschiedener Interessengruppen zu managen .
• Initiative und lösungsorientiertes Denken – erkennt Verbesserungsmöglichkeiten und leitet deren Umsetzung.
• Ausgezeichnete Organisations- und Priorisierungsfähigkeiten.
• Fähigkeit, 2 Tage pro Woche vor Ort im Büro in Toronto zu arbeiten.

Was wir bieten:

• Verantwortung ab dem ersten Tag; Sie sind von Anfang an für Ihren Arbeitsplan verantwortlich und übernehmen wichtige Projekte und Aufgaben.
• Flexible Sozialleistungen, wettbewerbsfähiges Gehalt und Altersvorsorge nach einem Jahr Betriebszugehörigkeit.
• Zugang zu Wellness-Programmen für Mitarbeiter, darunter das Mitarbeiter- und Familienhilfeprogramm, das Mitarbeiterunterstützungssystem und psychologische Leistungen.
• Zugang zu den flexiblen Arbeitsmodellen von P&G, darunter unser neues hybrides Arbeitsmodell und unsere Homeoffice-Ausstattungszulage zur Unterstützung unseres hybriden Ansatzes.

Weitere Hinweise:

• Es handelt sich um eine nicht leitende Stelle mit Stundenlohn.
• Für diese Stelle wird kein Umzug angeboten.

So bewerben Sie sich:

Bewerben Sie sich auf und füllen Sie sowohl Ihre Bewerbung als auch die Assessments so schnell wie möglich aus, da wir die Bewerbungen fortlaufend prüfen.

Übersicht über den Bewerbungsprozess und die Assessments:

Wir empfehlen Ihnen, die Informationen hier zu lesen, um sich über den Ablauf und unseren Einstellungsprozess zu informieren. Wenn Ihre Fähigkeiten unseren Anforderungen entsprechen, werden Sie gebeten, ein oder mehrere Online-Assessments zu absolvieren. Die Assessment-Ergebnisse sind 12 Monate lang gültig. Um frühere Ergebnisse zu verwenden, klicken Sie bitte auf den/die Assessment-Link(s). Wenn Ihr Ergebnis abgelaufen ist, werden Sie aufgefordert, die Assessments erneut zu absolvieren.

Zusätzliche Informationen

Wir setzen uns für Chancengleichheit am Arbeitsplatz ein und schätzen Vielfalt in unserem Unternehmen. Wir ermutigen indigene Völker, Menschen mit Behinderungen, Veteranen und Menschen jeden Alters, jeder Hautfarbe, jeder ethnischen Zugehörigkeit, jeder Religion, jeder Fähigkeit, jeder sexuellen Orientierung und jeder Geschlechtsidentität und -ausdrucksform, sich zu bewerben.

P&G verpflichtet sich, gemäß den gesetzlichen Bestimmungen während des Einstellungs-, Bewertungs- und Auswahlverfahrens allen Bewerbern mit einer Behinderung entgegenzukommen. Wenn Sie aufgrund einer Behinderung eine besondere Unterstützung benötigen, um am Einstellungsprozess teilnehmen zu können, klicken Sie bitte hier, um Ihre Anfrage einzureichen. Wenn Sie eine besondere Unterstützung für den Bewertungsprozess benötigen: 1) reichen Sie Ihre Anfrage ein, 2) füllen Sie keine der beiden Bewertungen aus, bevor Sie zur Überprüfung Ihrer Unterlagen kontaktiert wurden. Wir danken Ihnen im Voraus für Ihre Geduld

Für diese Stelle ist keine Sponsoring-Möglichkeit für eine Arbeitserlaubnis verfügbar. Es liegt in der Verantwortung des Bewerbers, sicherzustellen, dass er berechtigt ist, an dem Ort zu arbeiten, für den er sich bewirbt.

Job Schedule
Full time

Job Number
R

Job Segmentation
Entry Level

Starting Pay / Salary Range