Adjointe ou adjoint aux activités d'enseignement

La Direction des programmes de certificat est responsable du développement et de la gestion de plus de 220 cours différents associés à plus de 50 microprogrammes et certificats. Les programmes de certificats comptent plus de 9 000 étudiants actifs possédant une expérience de travail minimale de 2 ans. Nos programmes de formation s'adressent principalement à une clientèle adulte qui chemine à temps partiel. Afin d'offrir un maximum de flexibilité, les cours peuvent être offerts en présentiel (en classe), en format hybride (alternance classe et distance) et en format 100 % en ligne. L'équipe se compose d'une équipe de cinq adjointes aux activités et d'une adjointe principale dont le rôle consiste à s'assurer de la pertinence des programmes, de la qualité du matériel pédagogique et de l'encadrement du personnel enseignant.

L'adjoint ou l'adjointe aux activités d'enseignement est responsable du secrétariat auprès d'une équipe de professeurs, de maîtres d'enseignement et de chargés de cours.

Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi:

Voit à l'organisation matérielle des cours :

o Crée et met à jour les nouveaux sites de cours sur Zone Cours ou son équivalent, transcrit les plans de cours;

o Compile les résultats d'examens et diffuse l'information dans HEC en ligne;

o Transcrit les horaires de cours, établit l'horaire des travaux pratiques;

o Commande divers documents pédagogiques;

o Fait imprimer les documents qui doivent être distribués en classe;

o Effectue les déclarations de droits d'auteur;

o Assure le suivi des examens (montage, lecture, correction du français, mise en page selon les standards établis par la Direction);

o Assure le suivi des demandes d'absences motivées, cas spéciaux, examens différés ou examens différents.

De façon proactive, rappelle les délais et les dates butoirs aux personnes concernées et prépare les documents en conformité avec les échéanciers des autres unités de l'École.

Aide à la préparation et la programmation des évaluations des cours.

Répond au téléphone, aux conversations Teams et fournit divers renseignements aux étudiants et enseignants.

Informe les enseignants des procédures à suivre concernant les examens, la remise des notes, les demandes de révision d'examens et assure l'organisation matérielle de leurs cours.

Dépouille et traite les pochettes d'examens reçues à la Direction. Redistribue celles-ci dans le bon édifice.

Fait la numérisation des copies d'examen à lecture optique. Fait le traitement des copies. Envoie à l'enseignant concerné les fichiers résultant de la numérisation.

Prépare de sa propre initiative les réponses courantes et la correspondance générale. Effectue la recherche, la cueillette et l'agencement de renseignements à inclure dans les rapports et la correspondance.

Prépare divers documents (lettres, textes, tableaux et graphiques, travaux pratiques, examens, quiz, sondages, présentations, rapports…); compile des données, saisit les textes, les corrige, et prépare la mise en page selon les spécifications demandées. Transcrit et corrige des textes, en langue française et en langue anglaise.

Tient à jour le système de classement normalisé en vigueur à HEC Montréal. Procède à l'élagage et à l'archivage des dossiers semi-actifs.

Traite et assure le suivi des procédures administratives internes de HEC Montréal :

o Fait la saisie du nom des enseignants dans P-Soft;

o Demandes d'autorisation d'engagement;

o Demandes de paiement du personnel de recherche ou contractuel;

o Tout autre formulaire interne à HEC Montréal.

Au besoin :

Lors de l'absence de l'adjointe principale, effectue divers travaux en support à la direction du département.

Prépare les dossiers et assure l'organisation logistique des réunions de coordination ou autres.

Vérifie l'inventaire et s'assure de l'approvisionnement du matériel et des fournitures de bureau nécessaires au fonctionnement de son secteur de travail.

Soutient techniquement les enseignants dans l'utilisation de certains logiciels.

Prépare les documents nécessaires aux dossiers de promotion des maîtres d'enseignement, au curriculum des nouveaux cours, etc. et photocopie ces différents textes.

Soumet à son supérieur tout dossier requérant une attention particulière; effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur ou nécessitée par ses fonctions, permettant de maintenir ou d'améliorer les services de son secteur de travail.

Diplôme d'études professionnelles en secrétariat et un minimum de quatre années d'expérience de travail pertinente

Excellente connaissance de la langue française, parlée et écrite

Très bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite

Excellente connaissance des logiciels et des environnements technologiques d'usage courant (ex; suite office, SharePoint, etc.)

Connaissances des outils nécessaires à la création et à la mise à jour de pages Web, tel que : Zone Cours, autres

Connaissances des environnements administratifs suivants : Synergie, Maximo, Savia, Jira

Habiletés dans les relations interpersonnelles

Discrétion

Capacité de travailler sous la direction de plusieurs personnes

Capacité de travailler en équipe

Capacité de travailler sur plusieurs dossiers simultanément et à l'intérieur de délais restreints

Autonomie et initiative

23 jours de vacances annuelles après un an de service

16 jours fériés

Horaire estival: 10 vendredis d'été

Aménagement de temps de travail: mode hybride

Programme de formation et de développement plus généreux que le marché

Programme d'assurances collectives

Régime de retraite à prestations déterminées

Accès à un service de télémédecine

HEC Montréal reconnaît l'apport essentiel et nécessaire des femmes, des Autochtones, des minorités visibles ou ethniques, des personnes en situation de handicap et des personnes de toute orientation et identité sexuelle, et s'engage à garantir l'égalité des chances à tous les candidats qualifiés. Des valeurs de respect, d'ouverture et d'inclusion sont communes à l'ensemble de notre communauté.

HEC Montréal applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les membres des groupes désignés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature.

L'annonce de cet emploi dans les médias externes peut se faire simultanément à l'affichage interne à l'École. Les candidatures internes sont traitées en priorité, conformément à nos procédures. Seules les personnes retenues pour une entrevue recevront une réponse.

Nous vous souhaitons bon succès dans la suite de ce processus.