Spécialiste intermédiaire, Optimisation des processus

Type d'emploi :

Employé

Durée en mois(pour les emplois à durée déterminée) :

24

Famille d'emplois :

Analyse des systèmes d'entreprise

Nombre de postes à pourvoir :

1

Faculté/Service - Département :

Affaires étudiantes, Relations avec la clientèle, Service du logement

Campus :

Campus principal

Affiliation syndicale :

PSUO

Date d'affichage (AAAA/MM/JJ):

2025/12/04

Les candidatures doivent être reçues AVANT LE (AAAA/MM/JJ):

2025/12/15

Heures par semaine :

35

Classe salariale :

SSUO Grade 10

Échelle salariale :

$80, $102,245.00À propos des affaires étudiantes :

Le Service des affaires étudiantes est au cœur même de l'expérience étudiante à l'Université d'Ottawa. Nous recrutons les meilleurs futurs étudiants, nous les soutenons tout au long de leurs années universitaires et nous les laissons bien préparés à des carrières épanouissantes et à des études futures. Notre équipe de plus de 600 employés dévoués fournit les services qui permettent aux étudiants d'être heureux, de se sentir bien et de s'épanouir dans la poursuite de leurs ambitions. Nous les aidons à postuler et à s'inscrire aux cours, nous supervisons 11 résidences et une salle à manger primée, nous organisons des événements amusants, nous offrons de nombreuses activités récréatives et des activités sportives universitaires, nous gérons un programme innovant de développement de carrière et d'apprentissage par l'expérience, et bien plus encore

Il n'y a rien de plus gratifiant que d'aider les générations futures à atteindre leur plein potentiel dans une université de classe mondiale. Grâce à notre large éventail d'opportunités de carrière et de parcours de développement professionnel, nous sommes certains que vous apprécierez l'expérience autant que nos étudiants.

À propos du poste :

Vous êtes motivé, dynamique, passionné par l'excellence du service et l'amélioration organisationnelle ? Nous recherchons un professionnel expérimenté pour rejoindre notre équipe des affaires étudiantes dans un rôle clé, qui combine le développement de relations, l'analyse des processus opérationnels et la conception de solutions stratégiques et de systèmes.

Ce poste offre la possibilité de diriger et de façonner des partenariats significatifs qui génèrent une valeur opérationnelle durable. La personne idéale pour ce poste possédera une solide expérience dans l'analyse et la conception de processus opérationnels, la documentation rigoureuse, l'efficacité opérationnelle et la gestion du changement. Vous jouerez un rôle essentiel en veillant à ce que les besoins opérationnels soient correctement identifiés, priorisés et traduits en solutions concrètes. Grâce à votre capacité à établir des liens avec les clients, à anticiper leurs besoins et à mettre en œuvre des solutions, vous contribuerez de manière décisive à l'excellence de nos services et à la réalisation de nos ambitions de croissance.

Ce poste requiert une personne qui s'épanouit dans un environnement collaboratif au rythme soutenu et qui considère les défis comme des opportunités d'innover.

Si vous êtes prêt à avoir un impact au sein d'une équipe qui valorise l'excellence, l'initiative et le service sincère, nous voulons vous rencontrer.

Raison d'être du poste:

Jouer un rôle essentiel dans l'efficacité organisationnelle en réalisant des analyses d'affaires complètes, en optimisant les processus et en concevant des solutions stratégiques. Ce poste agit comme un lien clé entre les parties prenantes et les équipes techniques, en veillant à ce que les besoins d'affaires soient correctement recueillis, priorisés et traduits en solutions concrètes. Grâce à une analyse rigoureuse et à l'engagement des parties prenantes, le titulaire soutient la mise en œuvre réussie d'initiatives complexes qui améliorent l'efficacité opérationnelle, l'expérience utilisateur et l'alignement avec les objectifs organisationnels. Le rôle assure également une documentation robuste, des tests et une amélioration continue des systèmes et processus afin de générer une valeur d'affaires durable.

Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes:

• Analyse d'affaires : Recueillir et documenter de manière proactive les besoins d'affaires à l'aide d'outils tels que des entrevues, ateliers, groupes de discussion et questionnaires. Identifier les besoins explicites et implicites et élaborer des documents détaillés de besoins d'affaires, incluant contraintes et hypothèses. Analyser les besoins pour détecter les lacunes, conflits et dépendances, et les prioriser selon la valeur et la faisabilité. Préparer des dossiers d'affaires complets et collaborer étroitement avec les équipes TI, les gestionnaires et les parties prenantes pour valider les besoins et priorités.
• Analyse et conception des processus :Évaluer les processus actuels afin d'identifier les inefficacités et les opportunités d'amélioration. Analyser les structures, règles et politiques complexes, ainsi que les exigences opérationnelles, pour proposer des solutions rationalisées et productives. Maximiser l'utilisation des outils existants afin de générer une valeur mesurable.
• Analyse des options : Générer et évaluer des solutions alternatives pour répondre aux problèmes ou objectifs identifiés. Collecter et analyser les données sur chaque option (coûts, avantages, risques, faisabilité). Comparer les options selon des critères définis, évaluer les risques potentiels et fournir des recommandations claires. Intégrer les commentaires des parties prenantes dans les propositions finales.
• Évaluation des impacts : Identifier les risques et enjeux potentiels dans les plans et besoins d'affaires. Collaborer avec les équipes TI pour résoudre ces défis et assurer l'intégration et les tests des changements. Comprendre les interdépendances des systèmes et évaluer l'impact des changements sur les processus d'affaires. Soutenir les transitions lors de mises à jour complexes des systèmes.
• Documentation : Produire une documentation complète incluant besoins fonctionnels, spécifications de conception et détails de configuration. Traduire les besoins complexes en documents normalisés pour guider le développement des processus et systèmes. Créer et maintenir des guides utilisateurs adaptés à divers publics, en utilisant un langage clair et des visuels.
• Communication avec les parties prenantes : Maintenir un registre des parties prenantes et interagir activement pour recueillir les besoins, fournir des mises à jour, répondre aux préoccupations et valider les solutions proposées. Favoriser une communication transparente et gérer les conflits pour atteindre un consensus et un alignement.
• Gestion de projets et du changement : Élaborer des plans de mise en œuvre détaillés pour soutenir le déploiement de nouveaux processus et solutions. Analyser l'impact des changements organisationnels sur les parties prenantes et guider les unités dans l'optimisation des processus et l'utilisation des capacités avancées des systèmes. Fournir formation et soutien afin d'assurer la compréhension et l'adoption efficace des processus et technologies.
• Tests : Concevoir et gérer des plans de tests complets pour des processus complexes, afin de garantir que les systèmes répondent aux exigences organisationnelles et clients en matière de fonctionnalité, performance, fiabilité et sécurité. Superviser les tests utilisateurs, valider les conversions de données et effectuer des analyses approfondies pour assurer l'exactitude et la cohérence.
• Évaluation et amélioration des systèmes : Réaliser des examens approfondis des capacités et flux de travail des systèmes pour améliorer l'expérience client. Identifier et corriger les inefficacités ou problèmes de configuration dans les processus critiques. Se tenir informé des nouveaux outils et des meilleures pratiques du secteur et recommander des améliorations alignées aux priorités stratégiques.

Profil recherché

• Diplôme de baccalauréat ou combinaison équivalente d'études et d'expérience pertinente.
• Minimum de 3 ans d'expérience en analyse d'affaires.
• Expérience en élaboration de documentation de processus et/ou de guides utilisateurs.
• Bilinguisme : maîtrise du français et de l'anglais (oral et écrit), avec une forte compréhension des deux langues.
• Capacité démontrée à négocier et influencer les parties prenantes pour adopter des solutions alignées à la stratégie institutionnelle et aux besoins des clients.
• Solides compétences analytiques pour traduire les besoins d'affaires en spécifications fonctionnelles et synthétiser les besoins diversifiés des parties prenantes.
• Expérience avérée en rédaction et maintien de documentation complexe, tant d'affaires que technique.
• Adaptabilité face à l'évolution des besoins et processus, avec la capacité de remettre en question les hypothèses et d'adopter de nouvelles approches.

Compétences clés à l'Université d'Ottawa :

Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l'Université d'Ottawa :

Planification : Mettre en place une série de mesures ou d'événements afin d'atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.

Initiative : Faire preuve d'initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.

Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.

Travail d'équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l'équipe afin d'atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l'équipe.

L'Université d'Ottawa s'engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l'équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d'inclusion où l'esprit d'équipe, l'innovation et la créativité nourrissent notre quête d'excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d'un environnement de travail totalement accessible sont d'une importance capitale pour l'Université. C'est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d'adaptation pendant le processus de recrutement, d'évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.

Note : S'il s'agit d'un poste syndiqué :Le processus d'embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus

S'il s'agit d'un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d'un test de compétence mis au point par l'Institut des langues officielles et du bilinguisme de l'Université d'Ottawa.

Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l'Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d'être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.