Superviseure, superviseur, Administration des études de premier cycle

Type d'emploi :

Employé

Durée en mois(pour les emplois à durée déterminée) :

N/A

Famille d'emplois :

Administration des études

Nombre de postes à pourvoir :

1

Faculté/Service - Département :

Études de premier cycle

Campus :

Campus principal

Affiliation syndicale :

PSUO

Date d'affichage (AAAA/MM/JJ):

2025/11/17

Les candidatures doivent être reçues AVANT LE (AAAA/MM/JJ):

2025/11/28

Heures par semaine :

35

Classe salariale :

SSUO Grade 11

Échelle salariale :

$90, $114,932.00Au sujet de la Faculté des sciences:

Bienvenue à la Faculté des sciences, un endroit idéal pour apprendre, explorer, remettre en question, découvrir - en ouvrant votre imagination et en repoussant les limites. C'est un temps passionnant pour faire partie d'une carrière enrichissante dans les domaines des sciences de la vie, des sciences naturelles et des mathématiques. Vous aurez accès à des installations de classe mondiale, notamment notre complexe de sciences, de technologie, d'ingénierie et de mathématiques (STEM), notre vaste complexe de biosciences et notre complexe de recherche avancée de pointe, qui font l'envie de nombreuses universités. Nous entretenons des liens étroits avec une multitude de centres de recherche publics et privés, nous permettant d'innombrables possibilités et expériences.

Nous sommes devenus un véritable centre d'excellence, reconnu au Canada et à l'étranger pour nos prouesses en enseignement et dans nos laboratoires, où nos chercheurs s'attaquent à certaines des questions scientifiques les plus importantes et les plus pertinentes de notre époque. Notre passé est un témoignage de notre passion, tout comme le sera notre avenir. En ferez-vous partie?

Raison d'être du poste

Relevant de la Gestionnaire principale, adminsitration des études, la personne titulaire doit superviser, coordonner et planifier l'ensemble des activités reliées aux services étudiants et aux opérations scolaires tout en assurant un déroulement efficace des activités du Bureau des études de premier cycle. Développer, planifier et réaliser les stratégies nécessaires pour assurer des processus et des activités adaptées aux besoins des étudiants. Assurer un service de première ligne de qualité pour donner une expérience étudiante de qualité supérieure à notre clientèle. Agir à titre de spécialiste pour les questions relatives à uoCampus, Talisma, QLess, Xtender et autres outils informatiques.

Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes:

• Agir à titre de spécialiste et fournir les conseils à l'ensemble du personnel sous sa supervision sur l'interprétation et l'application des règlements universitaires, les programmes ainsi que le développement de stratégies, de procédures et de processus internes qui maximisent l'efficacité et l'efficience du Bureau.
• Agir à titre de spécialiste et fournir des conseils sur les procédures et processus qui relèvent du cheminement scolaire et de la mise en œuvre des mécanismes visant à assurer la qualité des services de même que la satisfaction des étudiantes et étudiants de la Faculté.
• Mettre en œuvre les processus normalisés requis pour : la mise à jour des dossiers d'admission et des équivalences; les changements de programmes d'études, les choix de cours et le contingentement; la mise à l'horaire des cours et des examens, et les conflits d'examen; l'entrée des notes finales; les programmes d'échanges; l'évaluation de l'enseignement et des cours; les corrections de listes et la production de statistiques nécessaires à la bonne planification de l'offre de cours et des inscriptions dans les cours; etc.
• Préparer des rapports de complexités diverses à la demande de la ou du gestionnaire, Administration des études de premier cycle et/ou du décanat pour les aider dans la planification et la prise de décision; colliger, analyser et résumer les données demandées.
• S'assurer que l'ensemble des communications avec les étudiantes et étudiants (courriels, lettres, courriels de masse, Internet, etc.) sont exactes et de la plus haute qualité. Établir et maintenir des relations de travail entre le Bureau de développement et communications de la Faculté pour assurer l'exactitude des données dans les médias variés.
• Participer à divers comités et maintenir un réseau avec ses pairs dans le but d'échanger des informations utiles à l'amélioration des règlements et méthodes universitaires, et des processus scolaires reliés à ses fonctions.
• Embaucher et superviser le personnel sous sa responsabilité en accord avec les politiques universitaires : gestion de la performance; planification des ressources; établissement des objectifs de l'équipe; et établissement du plan de développement et de formation des membres du personnel. Assurer la responsabilisation des membres de l'équipe dans l'accomplissement de leurs fonctions dans le but d'atteindre et de maintenir de hauts standards de qualité pour le travail fait par le Bureau.

Ce que vous apportez:

• Baccalauréat dans un domaine connexe ou combinaison équivalente d'études et d'expérience.
• Cinq (5) années d'expérience pertinente dans un poste similaire.

• Trois (3) années d'expérience de supervision.

• Connaissances approfondies des programmes scolaires au niveau secondaire, collégial, universitaire de premier cycle (structures, curriculum, règlements).

• Connaissance approfondie des règlements facultaires et universitaires.
• Expérience en gestion de projets, en gestion de priorités
• Expérience en analyse de dossiers académiques et expérience dans l'interprétation, la communication et l'application des règlements et procédures universitaires.
• Expérience dans la résolution de problèmes
• Expérience de la recherche, l'analyse et la production de données et rapports statistiques
• Expérience en gestion des ressources humaines, en gestion d'équipes et de conflits.
• Expérience du service à la clientèle dans une relation d'aide académique.
• Aptitude à travailler sous pression et à organiser le travail d'équipe en fonction d'échéanciers stricts (fortes habiletés organisationnelles).
• Très fortes aptitudes dans l'utilisation de systèmes informatisés de l'Université et des logiciels nécessaires à l'accomplissement de ses tâches.
• Capacité de raisonnement rigoureux et aptitude d'analyse critique.
• Capacité de leadership et excellentes aptitudes interpersonnelles.
• Capacité de travailler des heures flexibles (soirs et fin de semaine) pendant les périodes de pointe.
• Bilinguisme (français et anglais) – expression orale et écrite.

Compétences clés à l'Université d'Ottawa :

Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l'Université d'Ottawa :

Planification : Mettre en place une série de mesures ou d'événements afin d'atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.

Initiative : Faire preuve d'initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.

Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.

Travail d'équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l'équipe afin d'atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l'équipe.

L'Université d'Ottawa s'engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l'équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d'inclusion où l'esprit d'équipe, l'innovation et la créativité nourrissent notre quête d'excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d'un environnement de travail totalement accessible sont d'une importance capitale pour l'Université. C'est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d'adaptation pendant le processus de recrutement, d'évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.

Note : S'il s'agit d'un poste syndiqué :Le processus d'embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus

S'il s'agit d'un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d'un test de compétence mis au point par l'Institut des langues officielles et du bilinguisme de l'Université d'Ottawa.

Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l'Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d'être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.