Assistant administratif

C'est une période passionnante pour rejoindre La Corporation People. Notre forte activité d'acquisition et notre croissance organique constante continuent de définir et d'améliorer nos produits et services d'avantages sociaux, de retraite et de RH, ainsi que la manière dont ils sont offerts à nos clients. Cette opportunité transformatrice est idéale pour un leader axé sur les relations, qui excelle dans la transformation de l'expérience client et qui valorise le développement de relations et de partenariats solides.

Nous sommes à la recherche d'une personne énergique pour intégrer notre équipe à titre d'assistant administratif bilingue. Ce rôle implique de soutenir activement le succès de La Corporation People en mettant à profit une expertise avancée dans l'utilisation des outils bureautiques modernes et de la suite Office 365. L'assistant administratif sera chargé d'apporter des modifications à des modèles de documents créés sous Word, Excel, PowerPoint et PDF, tout en démontrant une grande efficacité entre autres avec les outils de partage de fichiers, l'animation de présentations PowerPoint et la mise à jour de capsules vidéo à partir de modèles existants.

Relevant du gestionnaire de programme, Distribution et habilitation, votre rôle consistera à soutenir l'équipe des conseillers dans la création de documents de présentation adaptés aux besoins des clients, ainsi qu'à participer à la modification des documents servant à la promotion des produits et des formations offerts par la Distribution au Québec.

Aperçu des responsabilités

• Améliorer le design visuel des présentations PowerPoint à l'intention des conseillers, des réunions internes et des activités de formation continue, en s'appuyant sur des éléments existants ou des modèles.
• Assurer la mise à jour du SharePoint du bureau en recueillant et en y déposant les documents des assureurs concernant leurs produits et des articles de magazines pertinents pour le secteur.
• Créer et distribuer des questionnaires d'inscription ou de sondages clients via Office Forms et compiler les résultats dans un format de présentation.
• Préparer ou modifier des communiqués en français et en anglais pour les clients, à partir de modèles Word ou HTML à la demande des conseillers.
• Mettre à jour de capsules explicatives pour les clients, à partir de modèles PowerPoint, exporter en vidéo, effectuer le montage avec Wondershare Filmora, publier sur Vimeo, et transmettre les liens et mots de passe aux conseillers par courriel.
• Publier des communications sur Cyberimpact et LinkedIn à la demande des conseillers.
• Participer à l'organisation d'événements (formation en présentiel, conférence de ventes de deux jours, célébrations de fin d'année, etc.) et assurer le suivi des réponses ainsi que la liaison avec les fournisseurs impliqués (hôtel, technicien, graphiste, etc.).
• Actualiser le calendrier des salons, congrès et conférences afin de permettre aux conseillers d'y prendre part.
• Rédiger des procédures détaillées pour certaines tâches effectuées par les représentants de services ou par d'autres collègues ; mettre à jour l'annuaire interne et envoyer les calendriers aux clients à chaque début décembre ;
• Assurer la gestion des imprimantes, incluant le suivi de l'inventaire, la commande de fournitures et la résolution des problèmes courants, ainsi que la communication avec le fournisseur pour les situations complexes.

Expérience et compétences recherchées

• Une formation collégiale en bureautique
• Posséder de 2 à 3 ans d'expérience dans un rôle similaire.
• Maîtriser la suite Office 365 pour réaliser des envois massifs, appliquer des formules de vérification dans Excel, transformer le format des données, et modifier des présentations PowerPoint comportant des éléments graphiques avancés.
• L'utilisation fréquente de OneNote et SharePoint exige une excellente connaissance de ces plateformes.
• Être à l'aise avec divers outils bureautiques comme Convoflo, DocuSign, Egnyte, Office Forms, la création de codes QR et d'hyperliens, ainsi que les sondages rapides sur Teams, entre autres supports.
• Faire preuve d'un grand souci du détail, de précision et d'un contrôle rigoureux de la qualité. Excellentes compétences en rédaction en français et en anglais pour adapter le contenu textuel.
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément, à établir des priorités et à respecter les échéances pour satisfaire les besoins des clients et des collègues internes.
• Excellentes aptitudes pour la résolution de problèmes et le dépannage.
• Orienté vers le client, avec une volonté constante d'offrir un service de qualité supérieure.
• Disposer de compétences solides en gestion du changement.

À La Corporation People, nous avons à cœur la réussite des entreprises. Nous sommes un fournisseur national de solutions d'avantages sociaux, de retraite, de patrimoine, de bien-être et de ressources humaines. Nos experts et nos solutions sont au service de plus de clients représentant près de trois millions de Canadiens. Nous proposons des solutions personnalisées conçues pour répondre aux besoins uniques des entreprises et de leurs employés, membres et parties prenantes.

Nous nous engageons à offrir un environnement inclusif et accessible, où tous les employés et les clients se sentent valorisés, respectés et soutenus. Nous sommes déterminés à constituer une main-d'œuvre qui reflète la diversité des communautés dans lesquelles nous vivons et à créer un environnement où chaque employé a la possibilité de réaliser son potentiel. Si vous avez besoin d'une adaptation ou d'un format alternatif pour un poste quelconque, veuillez contacter