Technicien ou technicienne en administration

Mandat

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SOMMAIRE DU POSTE

Sous l'autorité de la directrice, l'attachée de direction planifie, gère et fournit des services de soutienadministratif et de liaison à la direction et veille au bon fonctionnement et à l'efficacité du bureau. En tant que principale collaboratrice, la personne choisie apporte un appui direct dans la gestion concrète deséléments stratégiques de sa direction et assure un suivi rigoureux des différents mandats et dossiers qui lui sont confiés. Elle assiste la directrice dans l'exercice de ses fonctions en coordonnant les procéduresadministratives, les activités de recherche et d'analyse, de communication. Elle conseille, aide et informe les membres du personnel, les gestionnaires et la clientèle dans sonchamp d'activité. Elle contrôle la qualité des documents émanant de la direction.

DÉTAIL DES FONCTIONS

1. Planifie et coordonne l'agenda du directeur en fonction des priorités et des urgences :

2. Fixe les rendez-vous et les réunions

3. Confirme les rendez-vous et les réunions
4. Réorganise l'agenda lors des changements

5. Lui rappelle ses engagements

6. Traite la correspondance de la directrice :

7. Prend connaissance de la correspondance électronique et postale

8. Rédige toute correspondance et document nécessaires
9. Examine les documents préparés et en contrôle la qualité avant de les soumettre à la directrice pour signature et approbation

10. Communique l'information aux personnes concernées

11. Assiste la directrice dans la réalisation des mandats qui lui sont confiés :

12. Effectue des travaux administratifs reliés à la gestion financière, à la gestion des ressources humaines, à la gestion des ressources matérielles et à l'organisation du travail

13. Interprète les requêtes acheminées à son directeur :

14. Répond adéquatement et de façon autonome aux demandes

15. Règle les situations problématiques

16. Détermine les actions à poser, informe le directeur ou dirige les demandes aux personnes concernées pour le suivi

17. Assiste le directeur dans les différents comités pilotés par ce dernier :

18. Prépare l'ordre du jour et prend les dispositions nécessaires pour la tenue de ces réunions

19. Assure le suivi et prépare les documents pour les différents comités (direction, gestion, vérification, etc.)
20. Assiste à des rencontres ou comité à titre de représentant de la direction

21. Consigne et prépare les procès-verbaux, les comptes rendus des réunions

22. Reçoit et filtre les appels téléphoniques de la directrice :

23. Assure une réponse téléphonique

24. Dirige les appels

25. Assure les suivis nécessaires lors d'absence

26. Coordonne le personnel administratif de la direction :

27. Assure une couverture constante du secrétariat de la direction

28. Coordonne, au besoin, la répartition des tâches en période de pointe de la direction

29. Contribue à la révision de l'organisation du travail et de la répartition des ressources en secrétariat

30. Fournit un soutien administratif à la direction :

31. Met en place des méthodes d'organisation du travail et de suivi de dossier, en assure la gestion et le respect des échéanciers

32. Prépare l'arrivée de nouveaux employés dans la direction
33. Apporte un soutien à l'approbation des relevés de présence afin d'assurer la liaison avec la paie
34. Effectue les suivis budgétaires périodiques et produit les comptes de dépenses

35. Applique les règles relatives à la confidentialité, à la conservation, à la circulation et à la destruction des dossiers

36. Exécute des recherches, compile des données et prépare des documents qui seront étudiés et présentés par les cadres supérieurs et les comités :

37. Effectue des enquêtes et des relevés et fait une synthèse ou un schéma des renseignements recueillis pour analyse

38. Assure, révise et assume la mise en page et la production des documents pertinents aux activités de sa direction
39. Conçoit certains documents et les maintient à jour

Exigences

Doit détenir un diplôme d'études collégiales (DEC) dans une discipline collégiale appropriée d'une école reconnue par le ministère compétent ou un diplôme d'études collégiales (DEC) combiné à un certificat universitaire de premier cycle pertinent ou une attestation d'études collégiales (AEC) pertinente de huit cents heures et plus combinée à de l'expérience pertinente;

Expérience de service à la clientèle;

Excellente maîtrise de langue française tant à l'oral qu'à l'écrit;

Maîtrise de l'anglais à l'oral (3A);

Maîtrise du logiciel Word (intermédiaire) et Antidote;

Doigté de 30 mots/minute;

Test de Français 70%