att. de direction

Mandat

**** Concours réservé aux employés de Santé Québec ****

En collaboration avec de l'adjointe à la Présidente directrice générale, l'attachée de direction planifie, gère et fournit des services de soutien administratif. Elle veille, au bon fonctionnement e à l'efficacité du bureau de la Direction générale. Elle est appelée à assister l'équipe de la Direction Générale tant dans l'organisation quotidienne que dans les dossiers particuliers ou plus stratégiques. Elle assure le contrôle de la qualité des documents et propose des moyens d'améliorer l'organisation du travail et les services offerts par le personnel de bureau. Elle traite les requêtes acheminées par les cadres supérieurs, les adjoints-carde et hors cadre et répond adéquatement et de façon autonome aux demandes. Elle règle des situations problématiques. Elle détermine les actions à poser, informe son gestionnaire ou dirige les demandes aux personnes concernées pour le suivi. Elle planifie et organise les séances de certains comités. Elle assure le suivi de dossiers spécifiques et complexes reliés à ces hautes instances stratégiques. Le mandat d'une durée temporaire est estimé à 12 mois avec possibilité de prolongement selon les besoins à la Direction générale.

DÉTAIL DES FONCTIONS

• Assiste les collègues de la Direction générale dans la réalisation des mandats qui leur sont confiés :

• Effectue des travaux administratifs reliés à la gestion financière, à la gestion des ressources humaines, à la gestion des ressources matérielles et à l'organisation du travail

• Assure le suivi lors d'absence des autres collaboratrices
• Assure le suivi des communications et oriente les demandes aux personnes concernées
• Collabore à la réalisation des objectifs de la Direction générale ;
• Peut créer ou mettre à jour des guides, procédures et politiques;
• Collabore à l'accueil, à l'orientation et à la formation du nouveau personnel;
• Applique les règles relatives à la confidentialité, à la conservation, à la circulation et à la destruction des dossiers;
• Offre du support et de la supervision auprès des autres attachées de directions de l'établissement;

• Contribue à assurer le suivi et la mise à jour des Règlements, Politiques et Procédures de l'établissement, le dépôt sur intranet, les MAJ du registre, etc.

• Rencontres et comités (coordination et collaboration) :

• Élabore les avis de convocation, ordres du jour, procès-verbaux;

• Collige les sujets et rédige les ordres du jour, prend les dispositions nécessaires pour la tenue de ces réunions;
• Assiste au besoin aux réunions (peut être hors des heures normales de travail) et rédige le compte rendu;
• Assure le suivi et prépare les documents pour les différents comités;
• Rédige et consigne les procès-verbaux, les comptes rendus des réunions;
• Participe à l'organisation de toute activité de la Direction générale (préparation de documentation, réservation de salles, commande de repas, convocation des participants, accueil et inscription, etc.) ;

• Assure la révision, la mise en page et la production des documents pertinents aux activités de la Direction générale;

• Préparation et traitement de documents :

• Effectue l'entrée de données informatiques, le suivi et la mise à jour de divers documents : listes, tableaux de bord, statistiques, etc.

• Produit des tableaux, graphiques, formulaires, rapports, bases de données, présentations et autres documents en utilisant des logiciels de bureautique;
• Assure le classement et l'archivage des documents administratifs ;
• Dépouille, distribue, classifie le courrier et rédige, s'il y a lieu, les réponses selon les instructions de l'attachée de direction de la PDG;

• Rédige au besoin des communiqués, notes de service, rapports.

• Service à la clientèle :

• Traite les appels téléphoniques, et effectue les suivis nécessaires;

• Donne les informations demandées par les interlocuteurs dans le cadre de ses compétences ou réfère à la Direction concernée.

Exigences

Scolarité

Doit posséder un certificat universitaire/DEC/AEC dans un secteur d'activité connexe à la fonction OU Certificat universitaire/DEC/AEC dans un secteur d'activité non connexe pourrait être considéré si jumelé à une expérience pertinente à la fonction du secteur, qui sera évaluée et reconnue par le service de la dotation.

Expérience

• Doit posséder au minimum 5 années d'expérience pertinente en support à un cadre supérieur;
• Connaissance des règles de gouvernance prévues à la Loi sur les services de santé et les services sociaux;

Compétence professionnelle

• Excellente capacité pour rédiger des documents de nature courante, de comptes rendus de réunion et procès-verbaux;
• Excellente maîtrise du français oral et écrit;
• Test de français 70%
• Test Word Intermédiaire
• Test Excel intermédiaire
• Test Powerpoint débutant