Coordonnateur(trice) à la logistique

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AON3D est activement à la recherche d'une personne dynamique, organisée et fiable pour se joindre à son équipe grandissante en tant que coordonnateur(trice) de la logistique. Il s'agit d'un poste en présentiel à nos installations de Montréal. Relevant directement du superviseur aux achats et à l'entrepôt, la personne titulaire du poste sera responsable de préparer et de tenir à jour la documentation pour les expéditions entrantes et sortantes, tant domestiques qu'internationales. Elle devra également coordonner les expéditions sortantes avec l'équipe de production, surveiller les commandes de clients du marché secondaire ainsi que les retours occasionnels, tout en assurant un service à la clientèle exceptionnel lors de toutes les interactions.

Ce rôle combine des responsabilités physiques et administratives. Une journée typique peut inclure le déchargement de matériaux arrivant par camion, la préparation et la soumission de formulaires de déclaration en douane, ainsi que la réservation de transporteurs pour les expéditions à venir.

La personne idéale s'épanouit dans un environnement au rythme rapide, communique clairement à l'oral comme à l'écrit et fait preuve de solides capacités de résolution de problèmes.

• Préparer et tenir à jour toute la documentation nécessaire pour les expéditions sortantes, y compris les listes de colisage (packing lists), les factures commerciales, les connaissements (bills of lading) et les documents douaniers
• Coordonner les ramassages (pickups) avec la clientèle et les transporteurs
• Documenter les erreurs liées aux commandes expédiées et reçues
• Effectuer le suivi des expéditions sortantes et résoudre de manière proactive les problèmes de livraison, les retards ou les exceptions
• Gérer les relations avec les courtiers, les transporteurs, les entreprises de livraison et autres fournisseurs logistiques
• Assurer la conformité aux exigences de l'ACEUM (CUSMA), incluant les certificats d'origine ACEUM des fournisseurs, l'envoi de certificats aux clients ou courtiers, et l'audit de la documentation douanière entrante et des transactions frontalières
• Sélectionner les méthodes d'expédition et les niveaux de service appropriés en fonction des exigences du client, des coûts et des délais (messagerie, charge partielle/LTL, charge complète/FTL, fret aérien, etc.)
• Participer aux activités d'inventaire physique annuel, ainsi qu'aux décomptes cycliques et aux réconciliations régulières
• Préparer les commandes clients pour l'expédition, incluant la cueillette, l'emballage, le filmage et l'étiquetage des matériaux
• Confirmer les quantités, les destinations et les méthodes de livraison
• Effectuer d'autres tâches connexes au besoin

• Minimum de 5 ans d'expérience dans un rôle similaire, de préférence dans le secteur de la machinerie industrielle ou une industrie connexe
• Diplôme d'études secondaires (DES) requis
• Un DEP, une AEC ou des cours collégiaux en entreposage et distribution, en logistique ou en chaîne d'approvisionnement sont considérés comme un atout
• Solides compétences informatiques, notamment avec la suite Microsoft Office, les systèmes ERP (Odoo, un atout) et les portails clients ou fournisseurs
• Grand sens de l'organisation, minutie et souci du détail
• Vaste expérience des processus d'expédition internationale et de la documentation afférente
• Solides compétences en communication orale et écrite en français et en anglais. La maîtrise de l'anglais est requise pour communiquer efficacement avec les équipes, les clients et les partenaires situés hors du Québec où le français n'est pas la langue de travail. La connaissance de l'espagnol est considérée comme un atout
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément
• Le rôle peut impliquer des activités physiques telles que rester debout, marcher, se pencher ou s'agenouiller pendant certaines périodes
• Certaines tâches peuvent inclure le chargement ou l'aide au chargement de caisses à l'aide d'équipements appropriés. Les activités de réception peuvent impliquer la manipulation d'articles pesant jusqu'à 40 lb (18,8 kg)
• Une expérience en service à la clientèle constitue un atout

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AON3D is actively seeking a dynamic, organized, and reliable Logistics Coordinator to join our growing team. This is an onsite position at our Montreal facility. Reporting directly to the Procurement and Warehouse Supervisor, the Coordinator will be responsible for preparing and maintaining documentation for inbound and outbound domestic and international shipments, coordinating outbound shipments with the Production team, monitoring aftermarket customer orders and occasional returns, and ensuring exceptional customer service throughout all interactions. 

The role involves a combination of physical and administrative responsibilities. A typical day may include unloading incoming materials from trucks, completing and submitting customs declaration forms, and booking carriers for upcoming shipments. 

The ideal candidate thrives in a fast-paced environment, communicates clearly in both speech and writing, and demonstrates strong problem-solving abilities. 

• Prepare and maintain all necessary documentation for outgoing shipments, including packing lists, commercial invoices, bills of lading, and customs documents 
• Coordinate pickups with customers and carriers 
• Document errors related to shipped and received orders 
• Track outbound shipments and proactively resolve delivery issues, delays, or exceptions 
• Manage relationships with brokers, carriers, delivery companies, and other logistics vendors 
• Ensure compliance with CUSMA requirements, including vendor CUSMA certificates of origin, certificates sent to customers or brokers, and auditing of incoming customs documentation and border transactions 
• Select appropriate shipping methods and service levels based on customer requirements, cost, and lead time (courier, LTL, FTL, air freight, etc.) 
• Participate in annual physical inventory activities, as well as regular cycle counts and reconciliations 
• Prepare customer orders for shipment, including picking, packing, wrapping, and labeling materials.  
• Confirm quantities, destinations, and delivery methods 
• Perform other related duties as required

• Minimum 5 years of experience in a similar role, preferably in industrial machinery or a related industry
• High school diploma (DES) required
• DEP, AEC, or college coursework in Warehouse and Distribution, Logistics, or Supply Chain is considered an asset
• Strong computer skills, including Microsoft Office, ERP systems (Odoo preferred), and customer or vendor portals
• Highly organized, meticulous, and detail-oriented
• Extensive experience with international shipping processes and documentation
• Strong oral and written communication skills in French and English. English proficiency is required to communicate effectively with teams, clients, and partners located outside Quebec where French is not the working language. Knowledge of Spanish is considered an asset
• Ability to manage multiple tasks simultaneously
• Role may involve physical activities such as standing, walking, bending, or kneeling for certain periods
• Some tasks may include loading or assisting in loading crates using appropriate equipment. Receiving activities may involve handling items up to 40 lbs (18.8 kg)
• Customer service experience is an asset