Adjoint Administratif de Projets Projects

_**English version below**_

Êtes-vous un(e) administrateur(trice) de haut niveau souhaitant évoluer vers la coordination ? Rejoignez notre équipe de projets en pleine croissance et affinez vos compétences.

Dans le rôle **d'adjoint** **administratif de projets**, vous ferez partie d’une équipe professionnelle responsable de la gestion de projets d’installation et de la réparation des systèmes de gicleurs et équipement incendie dans la grande région de Montréal. Vous détiendrez un poste clé dans l’équipe de projet et serez un point de contact central pour le bon déroulement des projets.

**CE QUE NOUS OFFRONS**:

- Entreprise en croissance qui favorise la formation et le développement
- Environnement de travail dynamique
- Belle équipe de travail
- Salaire concurrentiel basé sur l'expérience
- Ensemble complet de prestations d’assurance collective après 3 mois d'emploi

**RESPONSABILITÉS**:

- Assister l'équipe de construction sur le plan administratif
- Effectuer les tâches administratives quotidiennes de manière ponctuelle et professionnelle.
- Maintenir les dossiers du bureau, des projets et des clients ; télécharger, sauvegarder et classer les documents (conformément aux procédures ; pour les devis, les plans, les dossiers des clients).
- Assurer la conformité de tous les documents du projet
- Préparer les documents de début et de fin de projet
- Organiser et gérer les ordres de modification pour les projets
- Effectuer le suivi administratif des projets
- Collecte et organisation des feuilles de temps des techniciens
- Ouvrir les dossiers de devis, organiser et imprimer les plans et préparer les devis pour les estimateurs
- Mise à jour des calendriers pour les devis, les réunions, les invitations et la planification des travaux.
- Gérer les systèmes de suivi internes pour les devis, les commandes reçues et la facturation
- Commander des matériaux pour les projets et les appels de service
- Contacter les fournisseurs au sujet des prix pour les devis ou les commandes
- Saisir les informations relatives à la réception des matériaux dans le logiciel de l'entreprise
- Faciliter la communication et le flux de travail entre le département de l'entrepôt et les départements de construction.
- Contribuer au processus de paie en collectant les feuilles de temps, en les validant et en traitant les notes de frais des techniciens.
- Suivre et continuer à améliorer les processus et procédures du département
- Accepter l'expérience de l'apprentissage et être ouvert aux opportunités de carrière chez Priorité.

**COMPÉTENCES**:

- Expérience dans le secteur de la construction, un atout
- Excellentes compétences interpersonnelles et sens de la relation avec les clients
- Capacité à travailler au sein d'un groupe
- Souci du détail et haut niveau de précision, en particulier dans la rédaction de lettres
- Très bon sens de l'organisation
- Flexibilité et débrouillardise indispensables
- Expérience dans le secteur de la construction un atout
- Maîtrise de la gestion des priorités
- Capacité à travailler en équipe et sous pression
- Être orienté vers la recherche de solutions
- Être bilingue : Français et Anglais, écrit et oral

**ÉDUCATION**:
Secondaire 5 complété, formation collégiale en administration ou gestion de projets, un atout.
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Are you a high-level admin looking to grow into coordination? Come join our growing Projects team and hone your skills.

In the role of **Projects Administrative Assistant**, you will be part of a professional team responsible for managing sprinkler & fire alarm system installation and repair projects in the greater Montreal area. You will hold a key position in the project team and be a central point of contact for the smooth running of projects.

**WHAT WE OFFER**:

- Growing company that promotes training and development
- Dynamic work environment
- Great teamwork
- Competitive salary based on experience.
- Full group insurance benefits package after 3 months' employment

**RESPONSIBILITIES**:

- Provide administrative support to the construction team.
- Carry out daily administrative tasks in a punctual and professional manner.
- Maintain office, project, and customer files; download, save and file documents (according to procedures; for specifications, drawings, customer files).
- Ensure conformity of all project documents.
- Prepare project start and end documents.
- Organize and manage change orders for projects.
- Perform administrative follow-up of projects.
- Collect and organize technician timesheets.
- Open quotation files, organize and print drawings and prepare quotations for estimators.
- Update schedules for quotations, meetings, invitations, and work planning.
- Manage internal tracking systems for quotes, incoming orders, and invoicing.
- Order materials for projects and service calls
- Contact s