Adjoint de Direction

Description de l'entreprise

Groupe Canam se spécialise dans la conception et la fabrication de composantes métalliques pour l’industrie de la construction en Amérique du Nord. L’entreprise exerce ses activités dans les domaines des bâtiments et des infrastructures. Groupe Canam exploite 12 usines au Canada et aux États-Unis, ainsi que des bureaux d'ingénierie au Canada, en Roumanie, en Inde et aux Philippines et compte plus de 3 220 employés

Description du poste

L’adjoint exécutif devra travailler en étroite collaboration avec les gestionnaires dans la conduite de leurs activités quotidiennes. La raison d’être de cet emploi est d'aider les gestionnaires avec certaines tâches afin qu'ils puissent s'investir pleinement dans l'atteinte de leurs objectifs. L’adjoint exécutif sera au service de la vice-présidente, approvisionnements, du vice-président senior, technologies de l’information et du vice-président et chef de la direction financière.

Plus spécifiquement, les tâches de l’adjoint exécutif consisteront à:

- Soutenir, aider, coordonner et collaborer aux divers projets.
- Préparer et mettre à jour efficacement divers documents et rapports hebdomadaires et mensuels.
- Revoir et assurer la mise en page des présentations, bulletins et rapports.
- Assurer la qualité et de l'exactitude de l'information ou de la traduction des documents.
- Assurer la révision linguistique des documents devant être mis en circulation.
- Planifier, coordonner et organiser des réunions et des événements spéciaux : invitations, gestion de conflits d'horaire, réservations de salles, équipement, documentation nécessaires et autres besoins.
- Participer à certaines de ces réunions afin de rédiger avec précision les procès-verbaux et d'assurer le suivi des actions à prendre.
- Planifier, coordonner et organiser les déplacements et voyages d'affaires des vice-présidents et de certains membres de leur équipe.
- Réserver les vols, l'hébergement et gérer la location des véhicules.
- Fournir un soutien administratif complet, y compris la gestion de l'agenda, des courriels et des approbations
- Préparer les comptes de dépenses des vice-présidents sur une base mensuelle
- Assurer une bonne communication entre les vice-présidents et les membres de leur équipe
- Assurer une transmission efficace de l'information grâce aux plateformes appropriées (intranet, disques d'équipe, portail, etc.), en gérant ces plateformes et en agissant comme personne-ressource.
- Suivre des formations afin d’être toujours en maîtrise des différents outils nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise.
- Effectuer toute autre tâche connexe à la demande des gestionnaires ou d'un membre de leur équipe.

**Qualifications**:

- Bonne gestion des priorités et des échéanciers
- Capacité à travailler sur plusieurs projets simultanément dans un environnement de travail au rythme rapide
- Faire preuve d'initiative et d'autonomie
- Capable de proposer des approches alternatives lors de communications de la direction
- Sens politique développé
- Sens de la loyauté, du professionnalisme, de la discrétion et de la diplomatie
- Excellentes aptitudes interpersonnelles pour travailler dans un environnement dynamique et axé sur le travail d'équipe
- Flexibilité, adaptabilité et polyvalence
- Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite en français et en anglais
- Minutie, précision et rigueur
- Excellent sens de l’organisation et souci du détail
- Esprit d’analyse
- Excellente maîtrise de la plateforme collaborative Google Workspace
- Connaissance de MS Office et Excel

Informations complémentaires
- Horaire flexible (semaine de 35,5 heures)
- Possibilité de télétravail
- Stationnement et cafétéria sur place
- Activités sociales
- Assurances collectives
- Régime de rentes
- Accès à un service de télémédecine

Le genre masculin inclut le genre féminin, et ce, pour alléger le texte.
Nous respectons l’équité en matière d’emploi.