Adjoint(E) Administratif(Tive)

Le bureau de Montréal a un urgent besoin de combler le poste d’ **adjoint(e) administratif(ve) et réceptionniste**

**Évoluer au sein d’Architecture49, c’est travailler dans une entreprise qui a à cœur le bien-être de ses employés en offrant**:

- Poste permanent (possibilité de 3 jours/semaine, à discuter)
- Flexibilité d’horaire;
- Salaire concurrentiel;
- Journées de congés mobiles;
- Régime d’assurances collectives complet que vous pouvez personnaliser;
- Télémédecine (accès 24h/7 à des soins de santés virtuels pour vous et votre famille);
- Programme de REER collectif;
- Régime d’achat d’actions;
- Accompagnement personnalisé dans votre cheminement professionnel;
- Formation continue.

**Ce que vous pouvez vous attendre à faire avec nous**:

- Réception:

- Recevoir les appels entrants et fournir l’information pertinente à la clientèle, rediriger les appels dans les délais appropriés;
- Support aux employés:

- Accueillir les nouveaux employés;
- Soutenir les employés dans leurs tâches quotidiennes et besoins particuliers;
- Accueillir, informer et rediriger les visiteurs se présentant au pupitre de la réception principale;
- Courrier et réception;
- Organisation des salles de conférence.
- Gestion de bureau:

- Commander les fournitures de bureau et papeterie, voir à l’entretien des photocopieurs et des machines à café, responsable des soumissions et des rencontres avec les divers représentants, coordonner les services d’entretien;
- Programmation des postes téléphoniques et des cartes d’accès;
- Planifier et coordonner les envois par messagerie rapide et par la poste (Envoi de colis, envoi de lettres, etc, etc.);
- Classement et archivage.
- Comptabilité:

- Suivi de la facturation, réception, codification et approbation des factures par les gestionnaires, collection et entrée de données, communication avec les divers clients et fournisseurs, transmission des documents au bureau chef.
- Offre de services:

- Assister le coordonnateur marketing et les gestionnaires dans les recherches quotidiennes d’appels d’offres (SEAO, MERX etc ), organisation et montage des documents d’offre de services.
- Assurer la communication entre les divers membres d’équipe de travail, envoi de mémos, organisations d’évènements corporatifs et formations.
- Effectuer toutes autres tâches connexes jugées pertinentes dans le cadre du poste de réceptionniste.
- Adjointe administrative:

- Assister le gestionnaire principal dans ses taches journalière, les recherches quotidiennes demandées, la gestion des courriels et la gestion de son calendrier, activités et réunions.
- Support aux gestionnaires pour la rédaction de mémos, lettres, corrections etc.

**Nous aimerions en savoir plus sur vous si vous avez**:

- Diplôme en secrétariat ou équivalent;
- 2 ans (minimum) d’expérience pertinente à titre de réceptionniste et assistant administrative dans une entreprise de taille moyenne à très grande;
- Excellente communication tant à l’oral qu’à l’écrit;
- Bilinguisme (communications avec les autres bureaux de A49 à travers le Canada);
- Excellente connaissance des principaux utilitaires en bureautique (Word, Excel, Outlook);
- Connaissance de la suite Adobe et Indesign, un atout;
- Connaissance du domaine de l’architecture, un atout;
- Autonomie, sens de l’organisation et proactivité;
- Capacité à travailler et gérer plusieurs tâches et plusieurs échéances en même temps, tout en travaillant avec le public ainsi qu’avec plusieurs équipes de travail.