Adjoint(E) Administratif(Ve)

Overview

**Affichage 25-36 (Poste régulier à temps plein)**
- Les énoncés suivants sont destinés à décrire la nature et le niveau de travail général. Ils ne représentent pas une liste exhaustive de toutes les responsabilités, tâches et aptitudes requises._

L’Université Bishop’s recherche un Adjoint(e) administratif(ve) - Juridique et Approvisionnement pour un poste régulier à temps plein. Se rapportant à la Directrice des services juridiques, le/la titulaire du poste joue un rôle clé en soutenant le département juridique et d’approvisionnement en fournissant une assistance administrative et opérationnelle complète. Ce poste combine des tâches administratives générales avec des responsabilités spécifiques à l’approvisionnement, assurant des processus efficaces, la conformité réglementaire et une communication fluide avec les partenaires internes et externes. La semaine de travail est de 35 heures, du lundi au vendredi avec des soirées et fins de semaine occasionnelles

**Nature des tâches et des responsabilités**:
**Soutien administratif (Juridique et Approvisionnement)**
- Coordonner les réunions du département, y compris la préparation des ordres du jour et les suivis.
- Aider à la préparation, au suivi et à la production de rapports budgétaires du département.
- Maintenir des systèmes de classement numérique organisés pour les documents d’approvisionnement, les contrats et les rapports.
- Traduire et résumer les documents liés au juridique et à l’approvisionnement (anglais et français).
- Préparer des rapports internes, des présentations et des résumés statistiques.
- Fournir un soutien administratif général : classement, numérisation, gestion de calendrier et suivi de la correspondance.
- Compiler des données et générer des rapports internes au besoin.
- Surveiller et gérer les budgets de manière ponctuelle, mensuelle et annuelle.
- Soutenir des projets spéciaux et accomplir d’autres tâches selon les besoins.

**Opérations d’approvisionnement**
- Émettre des bons de commande et autres documents liés à l’approvisionnement ; gérer les circuits de signature.
- Préparer des rapports conformes aux règlements gouvernementaux (ex. : reddition de comptes).
- Coordonner les demandes de courtier en douane et gérer la documentation de dédouanement.
- Maintenir des dossiers d’approvisionnement précis et soutenir les processus d’audit et de conformité.
- Coordonner les approbations pour les achats aux États-Unis et en ligne.
- Gérer les activités d’achats groupés et assurer la liaison avec les groupes d’achat.
- Gérer les exigences de rapports gouvernemental liés à l’approvisionnement.

**Tâches financières et transactionnelles**
- Traiter les factures et les approbations pour les comptes fournisseurs.
- Suivre et rapprocher les dépenses liées à l’approvisionnement.
- Effectuer d’autres tâches connexes au besoin.

**Qualifications et exigences**:

- Diplôme universitaire de premier cycle.
- Minimum de 5 ans d’expérience pertinente dans l’approvisionnement du secteur public.
- Bilinguisme en anglais et en français (oral et écrit).
- Maîtrise de Microsoft Office 365 ; expérience avec les logiciels SEAO et LAC.
- Solides compétences organisationnelles et capacité à travailler de manière autonome.
- Grande attention aux détails, précision et sens des responsabilités.
- Esprit d’équipe et collaboration.
- Fait preuve de confidentialité, d’intégrité, de professionnalisme et de tact en tout temps.
- Expérience en budgétisation et en suivi financier.

**À propos de l’Université Bishop’s**:
Fondée en 1843, l’Université Bishop’s est située au cœur de Lennoxville dans la région des Cantons-de-l’Est, au Québec. Elle se distingue par son aspect résidentiel et sa taille modeste, de même que par son modèle d’éducation libérale de haute qualité et offre principalement des programmes de 1er cycle. Situés à Sherbrooke, à environ une heure et demie de route au sud-est de Montréal, les Cantons-de-l’Est offrent une atmosphère accueillante et sécuritaire, des activités récréatives de plein air exceptionnelles et une excellente qualité de vie. L’Université Bishop’s est située sur le territoire traditionnel des Abénaquis. Nous reconnaissons leur gestion de cette terre et apprécions le fait que nous sommes tous des invité.e.s sur le territoire abénakis.

Bishop’s est une université anglophone. Elle offre à ses étudiants plus de 100 programmes d’études dans cinq divisions : sciences humaines, sciences naturelles et mathématiques, sciences sociales, administration et éducation.

Le campus de 550 acres comprend 25 bâtiments, dont sept résidences, deux bibliothèques, deux théâtres, des salles de classe exceptionnelles, des laboratoires et des installations sportives, un aréna, une chapelle historique, une salle de concert et une garderie. On y retrouve également un étang, un refuge pour la faune et un terrain de golf.

**Ce que nous offrons à nos employés**:

- un programme d’assurances collectives qui comprend : assurance médicament, médicale