Agente ou Agent de Soutien Administratif, Classe Principale

**Numéro du concours**: LAM-S24-25-3472

**Titre d'emploi**: Agente ou agent de soutien administratif, classe principale

**Collège constituant**: St. Lambert Campus

**Lieu de travail**: Saint-Lambert

**Service**: Registrariat

**Relevant**: Gestionnaire, Registrariat et bureau de l'aide pédagogique

**Ville de l'emploi**: Saint-Lambert

**Statut de l'emploi**: Remplacement temps complet

**Description**:
Le Collège Champlain Saint-Lambert requiert les services d’une AGENTE OU AGENT DE SOUTIEN ADMINISTRATIF, CLASSE PRINCIPALE pour un poste de remplacement à temps complet (35 heures/semaine) aux Services pédagogiques/Bureau du registraire.

FONCTIONS

Relevant du Gestionnaire, registrariat et bureau de l'aide pédagogique, le(la) titulaire sera responsable des transactions financières au Bureau du registraire et servira comme personne ressource pour les étudiantes et les étudiants qui utilisent le système Omnivox, MIO, Clara et LEA.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Transactions financières
1. Traite les données électroniques (factures, payables, et remboursements) en utilisant Clara et Omnivox;
2. Vérifie et concilie tous les paiements perçus des étudiantes et des étudiants, et remet les paiements conciliés aux Services financiers;
3. Fait le suivi et facture les comptes d’étudiants en souffrance, récupère les frais pour les chèques sans provision et fournit un rapport des frais non payés au supérieur immédiat;
4. Maintient la liste des étudiantes et des étudiants qui se retirent du Collège et traite les remboursements des frais pour la session;
5. Responsable pour le traitement et la soumission des réquisitions de bon de commande et de chèque pour le département;
Personne ressource pour l’usage des systèmes électroniques du Bureau du registraire
6. Assiste le personnel de soutien et les étudiantes et les étudiants avec l’usage d’Omnivox, MIO, Clara et LEA et aide les étudiantes et étudiants avec l’usage de leur compte internet du Collège;
7. Vérifie les anomalies dans les dossiers étudiants électroniques et soumet les problèmes au personnel approprié;
8. Offre la formation aux membres du personnel sur l’usage du système pédagogique informatisé;
9. Assister dans le processus de transmission des dossiers étudiants et vérifier les anomalies de transmission;
10. Assister le processus de certification des étudiants et vérifier les anomalies de transmission

Correspondance et échéanciers du Bureau du registraire
11. Au besoin, fait l’entrée de données dans le système et offre la formation et la supervision aux autres membres du personnel pour l’entrée de données;
12. Organise la cueillette de données reliées aux offres de cours d’été et produit une version imprimée des horaires de cours d’été;
13. Responsable de la maintenance des dossiers des étudiants internationaux, s'assurer que tous les documents pertinents sont soumis par l'étudiant, puis les coder avec le statut approprié dans nos systèmes électroniques. Faire un suivi auprès des étudiants avec des rappels, tenir un registre des documents et transmettre l'information au superviseur pour action appropriée;
Dossier de recrutement
14. Assiste dans la réservation du programme de visites d’écoles secondaires hors campus et sous la supervision de l’adjointe à l’organisation des ressources pédagogiques/registraire, tient à jour les réservations pour le personnel de recrutement;
15. Assiste dans l’organisation des Portes ouvertes et des Sessions d’information sur les admissions, organisées annuellement par le Campus;
16. Assiste en collaboration avec les autres membres du personnel du Bureau du registraire, dans la préparation des sessions d’informations des conseillères et des conseillers des écoles secondaires, incluant les listes d’invités, les invitations, la mise en place et la liaison avec le responsable de la cafétéria et le régisseur, Service de l’équipement;
17. Organise l’établissement et la mise à jour d’une variété de listes d’envoi différentes et supervise l’envoi annuel et la livraison d’outils de promotions auprès des écoles secondaires;
Admissions
18. Répond aux questions des étudiants et des parents sur les admissions au Collège;
19. Assiste au processus d'admission en collectant et en traitant des données et des informations en vue d'aider à la préparation des dossiers d'admission;
Général
20. Surveille la formation et supervision du personnel occasionnel;
21. Supervise le service au comptoir et le service clientèle par téléphone, et assiste au besoin;
22. Assiste à la maintenance des dossiers et des documents pour tous les étudiants de jour conformément aux procédures du bureau;
23. Assiste à la préparation des documents pour les audits gouvernementaux;
24. Effectue toute autre tâche connexe, tel que requis par l’adjointe à l’organisation des ressources pédagogiques/registraire.

**Exigences**:
Scolarité
Détenir un diplôme d'études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d'études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestati