Adjoint(E) de Direction

Vous êtes passionné.e par la gestion administrative et l’organisation logistique ? Vous êtes un.e joueur.euse d’équipe reconnu.e pour sa polyvalence, son sens des priorités et sa flexibilité ? Vous souhaitez relever de nouveaux défis au sein d’une entreprise sociale qui met les droits de l’enfant au cœur de sa mission ? La Fondation Dr Julien (FDJ) est à la recherche d’un.e Adjoint.e de direction pour soutenir les équipes de l’Institut de pédiatrie sociale en communauté (IPSC) et du Bureau de l’Accompagnement et de la Certification (BAC)

**Votre mandat**

Relevant de la direction du BAC, le/la titulaire du poste coordonne et exécute, avec un minimum de supervision, une gamme de tâches administratives, d’accueil, de secrétariat, de logistique et de communication afin de soutenir le volet clinique de la Fondation Dr Julien (FDJ), composée des équipes de l’IPSC et du BAC. Le/la titulaire du poste fait preuve de savoir-faire, de savoir-être et de flexibilité pour assister les membres de ces équipes dans la planification et la gestion de leurs besoins afin d’assurer l’atteinte de leurs objectifs stratégiques.

**Principales responsabilités**
- Assurer l’accueil des visiteurs et agir comme point de contact et d’information pour les groupes externes, les fournisseurs, les participants aux formations, les étudiants et autres ;
- Gérer l’agenda du Directeur clinique/Président fondateur de la FDJ ;
- Communiquer le calendrier des formations offertes ainsi que les conditions d’inscription aux professionnels de PSC, coordonner les inscriptions aux formations, assurer les suivis auprès des participant.es ;
- Prendre en charge l’impression, le montage de matériel de formation et assurer le suivi administratif des formations dispensées par l’IPSC (formulaires d’inscription, rapports d’évaluation, remise d’attestations) ;
- Effectuer le suivi administratif, le contrôle des échéanciers et les rappels des demandes effectuées auprès des équipes, incluant mais ne se limitant pas à la reddition de comptes annuelle ;
- Rédiger, réviser et tenir à jour les différents documents et outils utilisés par les directions (listes, rapports, guides de formation, etc.) ;
- Coordonner la tenue des rencontres des directions (rencontres d’équipe, comités) et en assurer le suivi administratif ;
- Participer au bon déroulement des projets de l’IPSC en ce qui a trait aux aspects administratifs et logistiques (programme D-CODE, Certificat universitaire en PSC à l’Université McGill) ;
- Participer au suivi administratif des employés des directions : accueil des nouveaux employés, suivi des feuilles de temps et des comptes de dépenses, etc. ;
- Mettre à jour le contenu de la plateforme du BAC et le portail de l’IPSC, en étroite collaboration avec les directions concernées ;
- Organiser la logistique des déplacements liés aux visites de certification (réservations, envoi de la caméra Gopro), des formations, qu’elles soient en présentielles ou à distance (réservation de salles, traiteurs, équipement, etc.) et de tout autre événement porté par l’IPSC ou le BAC ;
- Gérer l’inventaire des fournitures de bureau, assurer les commandes et achats de matériel, de logiciels et coordonner les activités de maintenance des directions du BAC et de l’IPSC ;
- Assurer le suivi de la facturation auprès des fournisseurs, en étroite collaboration avec le département comptable ;
- Proposer, au besoin, des améliorations aux façons de faire et outils existants.

**Qualifications requises**
- Diplôme collégial (D.E.C.), formation en secrétariat, bureautique ou administration ou toute combinaison d’expériences pertinente pour le poste (requis) ;
- Expérience d’au moins 3 ans dans des fonctions similaires (requis) ;
- Expérience dans un organisme de formation, un OBNL ou une fondation (un atout) ;
- Connaissance du réseau de la santé, des services sociaux et du réseau communautaire (un atout) ;
- Excellente maîtrise de la suite MS Office et aisance avec les plateformes de vidéoconférence (requis) ;
- Bilinguisme français/anglais, tant à l’écrit qu’à l’oral (requis) ;
- Excellentes capacités rédactionnelles (requis) ;
- Excellent sens de l’accueil et du service à la clientèle ;
- Bonnes aptitudes pour les communications interpersonnelles et le travail d’équipe ;
- Sens élevé de l’organisation et de la rigueur ;
- Polyvalence et capacité à établir des priorités ;
- Professionnalisme et discrétion ;
- Disponibilité et flexibilité ;
- Autonomie et esprit d’initiative.

**Conditions de travail**
- Poste en mode hybride (avoir de la flexibilité en fonction du calendrier et des projets en cours) ;
- Expérience de travail stimulante ;
- Équipe passionnée et environnement de travail en évolution constante ;
- Rémunération concurrentielle selon les qualifications et l’expérience ;
- Régime d’avan