Property Administrator

Location:
300 - 1010 Sherbrooke Street West, Montreal, Quebec, H3A 2R7

Property Administrator - Quebec

Choice Properties Real Estate Investment Trust is an owner, manager and developer of well-located retail and commercial real estate across Canada. Choice Properties' portfolio spans approximately 65 million square feet of gross leasable area and consists of over 700 properties primarily focused on supermarket-anchored shopping centres and stand-alone supermarkets.

Choice Properties’ strategy is to create value by enhancing and optimizing its portfolio through accretive acquisitions, strategic development and active property management. Choice Properties' principal tenant is Loblaw Companies Limited, Canada's largest retailer. Choice Properties' strong alliance with Loblaw positions it well for future growth.

A commitment to continuous learning and development is a strong part of our culture.

**Responsibilities**:

- Administer tenant accounts receivable including the processing of monthly rent cheques and EFT/PAD payments, and monitoring/collection of arrears.
- Process monthly re-occurring billing
- Code, process and enter incoming invoices via accounting software (Nexus).
- Assist with preparation of Property Budgets
- Assist with distribution of annual budget reconciliation and RANs, manual invoices.
- Prepare statements of account as needed.
- Maintain an up to date tenant contact list for all properties.
- Maintain an up to date Contractor List for all properties and set up new vendors and ensure compliance standards are met
- Maintain Utility Registers and assist PMs with tracking utility payments
- Prepare monthly accruals
- Provide assistance on special projects, including preparation of various consolidated reports and annual budgets.
- Prepare and issue tenant billings, Rental Advice Notices and other routine tenant correspondence.
- Review tenant and head lease abstracts and ensure accuracy of rent rolls. To include the simulation and review of monthly rent roll to assist Property Manager.
- Process tenant service requests and dispatch contractors as advised by Property Manager and/or as required.
- Perform a wide variety of clerical and administrative duties including word processing, filing, photocopying, scheduling appointments, etc.

Qualifications:

- Property administration or related office experience.
- Strong accounting background considered an asset.
- Accounts Payable and Accounts Receivable experience is an asset.
- Strong computer skills, specifically with Excel.
- Excellent written and verbal communication skills, combined with an approachable manner.
- Strong analytical and accounting skills with excellent attention to detail.
- A self-starter with the ability to work independently.
- Positive attitude
- Bilingual French & English

Administrateur immobilier - Québec

La Fiducie de placement immobilier Propriétés de Choix détient, gère et développe des immeubles commerciaux et de détail stratégiquement situés partout au Canada. Son portefeuille compte près de 65 millions de pieds carrés de surface commerciale utile et plus de 700 propriétés principalement axées sur les centres commerciaux pourvus d’un supermarché et les supermarchés autonomes.

La stratégie de Propriétés de Choix consiste à créer de la valeur en améliorant et en optimisant son portefeuille grâce à des acquisitions rentables, à un développement stratégique et à une gestion immobilière active. Le locataire principal de Propriétés de Choix est Les Compagnies Loblaw Limitée, le plus important détaillant au Canada. La solide alliance de Propriétés de Choix avec Loblaw la positionne bien en vue d’une croissance future.

Un engagement envers un apprentissage et un développement constants fait partie intégrante de notre culture.

Responsabilités:

- Gérer les comptes clients des locataires, y compris le traitement des chèques de loyer mensuels et des paiements par TEF/DPA, ainsi que la surveillance et le recouvrement des arriérés.
- Traiter la facturation récurrente mensuelle.
- Coder, traiter et entrer les factures entrantes au moyen du logiciel de comptabilité (Nexus).
- Aider à la préparation des budgets immobiliers.
- Aider à la distribution des rapprochements budgétaires annuels, des allocations de dépenses et des factures manuelles.
- Préparer les relevés de compte, au besoin.
- Tenir à jour une liste de contacts de locataires pour toutes les propriétés.
- Tenir à jour une liste des entrepreneurs pour toutes les propriétés, configurer les nouveaux fournisseurs et veiller au respect des normes de conformité.
- Tenir à jour les registres des services publics et aider les gestionnaires des lieux à faire le suivi des paiements des services publics.
- Préparer les cumuls mensuels.
- Fournir de l’aide pour les projets spéciaux, y compris la préparation de divers rapports consolidés et des budgets annuels.
- Préparer et émettre des factures de lo