Office Administrator/administrateur(Trice) de Bureau

Location: Montreal, Canada

Dans des marchés en rapide évolution, les clients à travers le monde font confiance à Thales. Thales est une entreprise où les personnes les plus brillantes du monde entier se regroupent pour mettre en commun leurs idées et ainsi s'inspirer mutuellement. Dans tous les secteurs où œuvre Thales, notamment l’aérospatiale, le transport, la défense, la sécurité et l'espace, nos équipes d’architectes conçoivent des solutions innovantes qui rendent demain possible dès aujourd’hui.

Carrefour mondial de l’intelligence artificielle, Montréal est le foyer du nouveau centre de recherche et de technologie spécialisé en intelligence artificielle (cortAIx) collaborant avec les principaux groupes canadiens de recherche en intelligence artificielle à Montréal et à Toronto. S’appuyant sur ses compétences dans les principaux marchés industriels, Thales donne vie à l'intelligence artificielle au profit de ses clients tout en créant de passionnants emplois pour les chercheurs et les développeurs experts en intelligence artificielle en vue de trouver des solutions qui transformeront notre monde, du fond des océans aux confins de l'univers et du cyberespace. Ayant très tôt opté pour le modèle d’innovation ouverte et collaborative, Thales procède actuellement à la création de la structure du centre de recherche et de technologie spécialisé en intelligence artificielle (cortAIx). Piloté par Thales, le centre cortAIx, l'Institut de valorisation des données (IVADO) et l’Institut Vector de Toronto, est situé dans le célèbre quartier Petite-Italie, au cœur de la communauté de l’innovation à Montréal.

In fast changing markets, customers worldwide rely on Thales. Thales is a business where brilliant people from all over the world come together to share ideas and inspire each other. In aerospace, transportation, defence, security and space, our architects design innovative solutions that make our tomorrow's possible.

Montreal - a world leading AI hub, is home to new Centre of Research & Technology in Artificial Intelligence eXpertise (cortAIx) collaborating with leading Canadian AI research groups in Montreal and Toronto. With competencies in major industrial markets Thales is bringing artificial intelligence to life for our customers creating exciting jobs for AI researchers and developers who will create solutions that will transform our world from the bottom of oceans to the depths of space and cyberspace. As an early adopter of open, creative and collaborative innovation model, Thales is building the Centre of Research and Technology in Artificial Intelligence eXpertise (cortAIx). Led by Thales, cortAIx, the IVADO (Institute of Data Valorization) and the Vector Institute of Toronto, is located in Montreal’s famous Little Italy, in the heart of Montreal’s innovation community.

**Office Administrator / Administrateur(trice) de bureau**

**_ Montréal, QC (On Site / Sur Site)_**

**Position Summary / R**ésumé du poste**
- ENG_

The office administrator will perform various administrative tasks in order to contribute to the smooth running of the organization.

The main responsibilities of the office administrator may include administrative support to staff, organizing files, arranging executive travel and performing certain accounting tasks.
- FR_

L'administrateur(trice) de bureau effectuera diverses tâches administratives afin de contribuer au bon fonctionnement de l'organisation.

Les principales responsabilités de l'administrateur de bureau peuvent inclure le soutien administratif au personnel, l'organisation des dossiers, l'organisation des déplacements des cadres et l'exécution de certaines tâches comptables.

**Essential Functions**/ Fonctions essentielles**
- ENG_

As a member of the office services team, provide exceptional administrative support at the management level to various executives and team members.
- Management of administrative functions: supervise the administrative functions. Maintain stocks of supplies, snacks, fresh fruits and proceed with the purchase when necessary. Processing and coordination of sensitive information in accordance with company policies. Ensure the proper functioning of office equipment and equipment.
- Accounting tasks: perform basic accounting tasks such as tracking invoices, spending on credit cards and office budgets. Support the finance department with regard to suppliers, invoice processing, coding in the SAP ERP system, or any related task;
- Assistance to the management team and other services: Assist the management in daily and punctual operations. Create and edit presentations, spreadsheets and flowcharts;
- Organization of internal and external meetings/events: Order, receive and set up business meals; Do the appropriate follow-ups; Organize the company’s trips if necessary.
- Actively participate in the organization of local activities (events proposed by the social committee, the HSE committee etc.);
- Human resources assistance: Prepare the welcome, a