Bilingual Reception and Casework Support Assistant

**COMMUNITY LEGAL SERVICES OF OTTAWA**

**SERVICES JURIDIQUES COMMUNAUTAIRES D’OTTAWA**

**BILINGUAL RECEPTION AND CASEWORK SUPPORT ASSISTANT**

Community Legal Services of Ottawa / Services juridiques communautaires d’Ottawa is a community legal clinic, funded by Legal Aid Ontario. We provide legal services for the low-income residents of Ottawa, as well as community development, law reform, legal education and outreach initiatives.

We are seeking a Bilingual Reception and Casework Support Assistant for a permanent position.

**Responsibilities**:

- Front desk duties including answering and routing calls, making initial client contact,

creating intakes, providing appropriate referrals, providing basic information regarding

clinic services, and punctually opening the office for business each day
- Provide general administrative support to lawyers and caseworkers including faxing,

photocopying, filing, responding to telephone calls, correspondence, document drafting,

scheduling meetings, interpretation requests, and managing incoming documents
- Recording details of client intakes and referrals in clinic client management system with accuracy
- Other duties as assigned

**Qualifications**:

- Amazing client service skills and professionalism
- Experience working in an office environment
- Strong oral and written communication skills
- Experience in responding sensitively to vulnerable clients’ needs
- Ability to efficiently multi-task and meet deadlines in a fast-paced environment
- Proven ability to work in a team environment
- Strong computer skills and familiarity with Word, Outlook, and Adobe programs
- Ability to work independently and show initiative with mínimal supervision
- Ability to innovate, learn, and adapt to new tasks, policies, and procedures
- Capacity to work in French is required

Assets
- Experience working for a community legal clinic or other non-profit organization
- Ability to work in Arabic, Somali or other languages

Application Deadline: Friday, February 14 at 5:00 p.m.

The annual salary range for this position is $40,000 - $50,000, commensurate with experience.

Clarisse Titus, Executive

Community Legal Services of Ottawa / Services juridiques communautaires d’Ottawa

406 -1355 Bank St. Ottawa, ON K1H 8K7

**COMMUNITY LEGAL SERVICES OF OTTAWA**

**SERVICES JURIDIQUES COMMUNAUTAIRES D’OTTAWA**

**ASSISTANT-E BILINGUE À L’ACCUEIL ET À LA GESTION DES DOSSIERS JURIDIQUES**

Services juridiques communautaires d’Ottawa est une clinique juridique communautaire financée par Aide juridique Ontario. Nous offrons des services juridiques aux résidents à faible revenu d'Ottawa, ainsi que des initiatives de développement communautaire, de réforme du droit, d'éducation juridique et de sensibilisation.

Nous recherchons un-e assistant-e à l’accueil et de soutien à la gestion des dossiers juridiques bilingue pour un poste permanent.

Responsabilités
- Tâches de réception, incluant répondre et acheminer les appels, établir le premier contact avec le client, créer des rendez-vous, fournir des références appropriées, fournir des informations de base concernant les services de la clinique et ouverture ponctuelle du bureau chaque jour.
- Fournir un soutien administratif général pour les membres du personnel de la clinique juridique, y compris envoyer des télécopies, faire des photocopies et du classement, répondre aux appels téléphoniques, gérer les correspondances, rédiger des documents, planifier des réunions, effectuer des demandes d'interprétation et gérer des documents.
- Enregistrer avec précision les détails des rendez-vous et des références effectués dans le système de gestion des clients de la clinique.
- Tout autres tâches connexes

**Qualifications**:

- Compétences et professionnalisme remarquables en matière de service à la clientèle
- Expérience de travail dans un environnement de bureau
- Solides compétences en communication orale et écrite
- Expérience à répondre avec sensibilité aux besoins des clients vulnérables
- Capacité à effectuer plusieurs tâches efficacement et à respecter les délais dans un environnement au rythme rapide
- Capacité avérée à travailler en équipe
- Solides compétences informatiques et familiarité avec les programmes Word, Outlook et Adobe
- Capacité à travailler de manière autonome et à faire preuve d'initiative avec un minimum de supervision
- Capacité à innover, à apprendre et à s'adapter à de nouvelles tâches, politiques et procédures
- La capacité de travailler en français est requise

**Atouts**
- Expérience de travail pour une clinique juridique communautaire ou un autre organisme à but non lucratif
- Capacité à travailler en arabe, en somali ou dans d'autres langues

Date limite d'inscription: vendredi le 14 février à 17 h

L'échelle salariale annuelle pour ce poste est de 40 000 $ à 50 000 $, en fonction de l'expérience.

Clarisse Titus, Directrice générale

Community Legal Services of Ottawa / Services juridiques communautaires d’Ottawa

406 -13