Adjoint Service Client Administration

**Titre du Poste : Adjoint Service Client Administration**

**Lieu**: Club de Golf de la Faune, Québec

**Type de Contrat**: (Contrat à l’année, avec une période de haute saison de mai à fin octobre)

**Mission Principale**:
L’Adjoint Service Client Administration soutient l’équipe du service client en assurant un excellent service administratif et en contribuant à la satisfaction des clients. Il/elle travaille en étroite collaboration avec la Direction Générale pour optimiser les processus administratifs et assurer une gestion efficace des demandes clients, tout en prenant en charge des tâches comptables et administratives importantes. Ce poste est en présentiel au Club de Golf de la Faune à Québec.

**Responsabilités**:

- **Gestion des Demandes Clients**:

- Assurer une réponse rapide et appropriée aux questions et préoccupations des clients.
- Gérer les réclamations et les retours de manière professionnelle et efficace.
- **Gestion des Commandes**:

- Traiter les commandes des clients de manière efficace.
- Gérer les anomalies de commande
- Mettre à jour les systèmes de gestion des commandes pour refléter l'état actuel des transactions.
- **Support Administratif**:

- Préparer et gérer la documentation administrative liée aux dossiers clients.
- Mettre à jour les bases de données clients avec précision.
- Coordonner les actions internes pour résoudre les problèmes rencontrés par les clients.
- **Coordination Interne**:

- Collaborer avec les différents départements (opération, comptabilité, etc.) pour résoudre les problèmes et améliorer les processus.
- Participer aux réunions pour discuter des enjeux et proposer des solutions d’amélioration.
- **Gestion Comptable**:

- Utiliser le logiciel comptable Acomba pour effectuer les opérations comptables quotidiennes.
- Gérer le cycle comptable complet, y compris la saisie des écritures comptables, le suivi des comptes, et la préparation des documents nécessaires à la clôture mensuelle.
- Réaliser les rapprochements bancaires et les conciliations de comptes.
- Préparer les rapports financiers mensuels et annuels.
- Assurer la conformité des opérations comptables avec les normes en vigueur.
- **Facturation**:

- Émettre les factures clients en fonction des commandes et des prestations fournies.
- Assurer le suivi des paiements et des créances.
- Résoudre les écarts et les litiges liés à la facturation.
- **Gestion des Horaires**:

- Superviser la gestion des horaires du personnel, y compris la planification des horaires de travail et le suivi des absences.
- Assurer la conformité avec les politiques internes et les législations en vigueur.
- Résoudre les conflits d'horaires et les problèmes liés aux plannings.
- **Utilisation de Lightspeed**:

- Connaître et utiliser le logiciel Lightspeed pour gérer les opérations de vente, les stocks et les rapports de performance (un atout).
- **Soutien à l'Équipe Opérationnelle en Saison**:

- Fournir un soutien administratif et opérationnel supplémentaire durant la saison (mai à fin octobre).
- Assister l’équipe opérationnelle dans la gestion des flux de travail et des tâches spécifiques liées à la période de haute activité.
- **Suivi des Processus**:

- Veiller à ce que les procédures administratives et comptables soient respectées.
- Contribuer à l’élaboration et à l’amélioration des procédures internes du service client et du département comptable.
- Effectuer des rapports réguliers sur les activités du service client et les performances comptables.
- **Assistance à la Direction Générale**:

- Aider la Direction Générale dans la gestion stratégique et opérationnelle du service client et des tâches comptables.
- Prendre en charge des projets spécifiques ou des tâches supplémentaires selon les besoins de la Direction.
- Assurer une liaison efficace entre la Direction Générale et l’équipe du service client pour aligner les objectifs et les priorités.

**Horaires**:

- **Saison (de mai à fin octobre)**:

- Vendredi et Samedi : 11h00 à 19h00
- **Hors Saison**:

- Jeudi et Vendredi : 9h00 à 17h00

**Compétences Requises**:

- Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, etc.) et du logiciel comptable Acomba.
- Connaissance du logiciel Lightspeed est un atout.
- Connaissance approfondie du cycle comptable, y compris la saisie des écritures, les rapprochements bancaires, et la préparation des clôtures mensuelles.
- Expérience dans la gestion des commandes, de la facturation et des stocks.
- Compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
- Aptitude à communiquer de manière claire et professionnelle.
- Sens du service client et capacité à résoudre les problèmes de manière proactive.
- Expérience antérieure dans un rôle administratif ou de service client est un atout.

**Qualités Personnelles**:

- Sens du détail et rigueur.
- Espri