Administrative Assistant/receptionist

2 weeks ago

VaudreuilDorion, Canada Clinique Idyllium Full time

**Version française à suivre**

**Position Summary**

**Key Responsibilities**

**Client Interaction**:

- Warmly greet clients upon arrival and provide a welcoming environment.
- Manage appointment bookings, confirmations, and reschedules.
- Discuss clinic services, promotions, and referral opportunities with clients.

**Administrative Duties**:

- Maintain and organize client files, ensuring accuracy and confidentiality.
- Enter client information into the system and prepare files for the next day.
- Print and manage health, consent, and laser forms as required.
- Process payments and create invoices accurately.
- Reconcile daily transactions and reports.
- Previous experience in a receptionist or client-facing role, preferably in a clinic or spa environment.
- Strong organizational skills and attention to detail.
- Excellent verbal and written communication skills in both English and French (bilingualism required).
- Proficient in using office software (e.g., Microsoft Office, appointment scheduling software).
- Ability to handle sensitive information with discretion and confidentiality.
- Friendly and professional demeanor with a client-first mindset.

**MUST BE AVAILABLE ON SATURDAYS**
------------------------------------------------------------------------
- Résumé du Poste

Responsabilités Clés

**Interaction avec les Clients**:

- Accueillir chaleureusement les clients à leur arrivée et offrir un environnement accueillant.
- Répondre rapidement et professionnellement aux appels téléphoniques et aux courriels.
- Gérer les réservations, confirmations et replanifications de rendez-vous.
- Informer les clients des services de la clinique, des promotions et des opportunités de référence.

**Tâches Administratives**:

- Vérifier les messages vocaux et retourner les appels rapidement.
- Maintenir et organiser les dossiers des clients, en assurant leur exactitude et leur confidentialité.
- Entrer les informations des clients dans le système et préparer les dossiers pour le lendemain.
- Imprimer et gérer les formulaires de santé, de consentement et de laser selon les besoins.
- Traiter les paiements et créer les factures avec précision.
- Réconcilier les transactions quotidiennes et les rapports.

**Qualifications Requises**:

- Expérience préalable en tant que réceptionniste ou dans un rôle axé sur le service à la clientèle, de préférence dans un environnement de clinique ou de spa.
- Solides compétences organisationnelles et souci du détail.
- Excellentes compétences en communication orale et écrite en anglais et en français (bilinguisme requis).
- Maîtrise des logiciels bureautiques (ex. : Microsoft Office, logiciels de gestion de rendez-vous).
- Capacité à gérer des informations sensibles avec discrétion et confidentialité.
- Attitude amicale et professionnelle avec un souci constant de la satisfaction client.

**DOIT ÊTRE DISPONIBLE LES SAMEDIS**

**Job Type**: Part-time

Pay: From $19.00 per hour

Additional pay:

- Bonus pay
- Commission pay

**Benefits**:

- Company events
- On-site parking
- Paid time off
- Store discount
- Wellness program

Schedule:

- Day shift
- Evening shift
- Every Weekend
- Monday to Friday

**Education**:

- Secondary School (preferred)

**Experience**:

- Administrative experience: 1 year (preferred)

**Language**:

- English (preferred)
- French (required)

Work Location: In person

  • Administrative Assistant/receptionist

    7 days ago

    Vaudreuil-Dorion, Canada Clinique Idyllium Full time

    **Version française à suivre** **Position Summary** **Key Responsibilities** **Client Interaction**: - Warmly greet clients upon arrival and provide a welcoming environment. - Manage appointment bookings, confirmations, and reschedules. - Discuss clinic services, promotions, and referral opportunities with clients. **Administrative Duties**: -...

  • Administrative Assistant/receptionist

    7 days ago

    Vaudreuil-Dorion, Canada Clinique Idyllium Full time

    **Version française à suivre** **Position Summary** **Key Responsibilities** **Client Interaction**: - Warmly greet clients upon arrival and provide a welcoming environment. - Manage appointment bookings, confirmations, and reschedules. - Discuss clinic services, promotions, and referral opportunities with clients. **Administrative Duties**: -...

  • Administrative Assistant/receptionist

    7 days ago

    Vaudreuil-Dorion, Canada Powertech Full time

    Serve customers by greeting, welcoming and directing them appropriately - Answer phone calls and direct calls to appropriate department - General clerical work for accounts receivable and accounts payable - Maintain customer files - Assist with registering warranties and filing warranty claims - Take messages for staff - Sending invoices and collecting and...

  • Receptionist - Weekend Shift

    2 weeks ago

    Vaudreuil-Dorion, Quebec, Canada Cogir Senior Living Full time

    Are you a good listener, empathetic, and do you enjoy helping others? Are you looking for meaningful work, a proactive approach, and a role in finding solutions? At Cogir, we need people like you Join our dynamic team and become part of a community where every action matters. Here, you'll have the opportunity to thrive in a stable and rewarding job, making a...

  • Receptionist/secretary

    4 days ago

    Vaudreuil-Dorion, Canada New Roots Herbal Inc. Full time

    _**Secrétaire réceptionniste**_ New Roots Herbal est un chef de file dans la fabrication et la distribution de produits de santé naturels de haute qualité au Canada. Basée à Vaudreuil-Dorion, l’entreprise est en pleine croissance et recherche des personnes dynamiques et motivées. Vous êtes présentement à la recherche d’un nouveau défi qui...

  • Assistante Administrative

    2 weeks ago

    Vaudreuil-Dorion, Quebec, Canada LE 32 Clinique Dentaire Full time

    Assistant(e) administratif(ve) – Administrative AssistantLieu / Location : LE 32 Clinique Dentaire, Vaudreuil-Dorion, QCType de poste / Type: Temps partiel / Part-TimeHoraire / Schedule:Mardi / Tuesday : 12h00 – 20h00Mercredi / Wednesday : 8h30 – 17h30Jeudi / Thursday : 12h00 – 20h00Vendredi / Friday : 8h30 – 16h00À propos de nous / About Us :LE...

  • IT System Administrator Summer Student

    7 days ago

    Vaudreuil-Dorion, Canada Quadra Full time

    **Position**: IT System Administrator Summer Student **Location**: Vaudreuil-Dorion, QC **Status**: Student position (full-time from May to September), 37.5 hours per week - Monday to Friday Are you currently studying in Computer Science, Information Technology or Cybersecurity and would love the opportunity to learn in action? We are currently recruiting...

  • Human Resources Assistant

    1 day ago

    Vaudreuil-Dorion, Canada Fastco Canada Full time

    **Status**: Full-Time, Temporary Position | **Location**: Vaudreuil-Dorion, QC **Report To**: Director of Human Resources | **Service**: Human Resources **OVERVIEW**: Reporting to the Director of Human Resources, the HR Assistant will possess exceptional administrative and communication skills. The HR Assistant should be a conceptual thinker with...

  • Assistante Administration

    2 weeks ago

    Vaudreuil-Dorion, Canada Eutectic Full time

    Company Description **Castolin Eutectic** est un fournisseur mondial de solutions de gestion de l'usure qui aide à redéfinir le cycle de vie avec des centres de service de gestion de l'usure dans le monde entier. Depuis plus de 100 ans, Castolin Eutectic est considéré à l'avant-garde de la fourniture de produits et de solutions de protection de surface...

  • Assistante administrative

    4 days ago

    Vaudreuil-Dorion, Quebec, Canada Groupe CYB Full time

    Description de l'entrepriseLe Groupe CYB est une entreprise à échelle humaine, dynamique et collaborative, réalisant plus de 350 projets par année.Nos mandats couvrent un large spectre : maisons d'entrée de gamme, résidences de prestige, projets commerciaux et industriels légers.Nous collaborons avec la majorité des grands entrepreneurs de la...