Administrative Assistant

**Company Description**

Ray-Mont Logistics is a dynamic organization focused on becoming the essential link in the international business logistics supply chain. We provide various operational logistics services such as loading, transportation and storage of surplus products.

Ray-Mont Logistics is currently seeking an Administrative Assistant to join its vibrant team. This is a permanent full-time position of 40 hours per week. As a professional team member of Ray-Mont Logistics the main responsibilities of the Administrative Assistant consist of the following:

- Answering, screening and forwarding incoming phone calls
- Serving visitors by greeting, welcoming and directing them appropriately.
- Notifying company personnel of visitor arrival
- Receiving, sorting, distributing and, occasionally, scanning daily mail/deliveries
- Assisting the accounts payable team with the processing of vendor invoices on the AP automation platform and with the reconciliation of intercompany accounts
- Performing daily deposits using the in-office cheque scanner
- Ensuring that the office entrance, the conference rooms and the cafeteria areas are clean and to Company standards and expectations
- Placing orders for office and kitchen supplies and ensure that inventory levels are sufficient
- Assisting managers with various projects such as ordering or sending promotional items or Holiday gifts to clients or helping with organising social events at the office
- Scanning documents to the network and performing document shredding when required
- Participate in all other ad-hoc needs

**Qualifications**
- Bilingual (French and English) both oral and written bilingual environment, clients and employees mostly anglophone
- DEP in secretarial duties, accounting or administration
- 2 years of relevant experience
- Good knowledge of the Office Suite, especially of Microsoft Excel

**Required Skills**:

- Customer service attitude
- Adaptability
- Clear and effective communication
- Outstanding teamwork, maintaining good working relationships with colleagues
- Professionalism
- Multitasking and time-management skills

**In addition to the above, Ray-Mont Logistics employees have the benefit of**:

- Competitive salary that can be increased in light of the experience and performance
- A full group insurance coverage plan, supported by the employer's contribution
- An RRSP program supported by the employer's contribution and
- $200 worth of Ray-Mont Logistics branded merchandise per year**Description de l’entreprise**

Ray-Mont Logistiques est une organisation dynamique dont l'objectif est de devenir le maillon essentiel de la chaîne logistique commerciale internationale. Nous fournissons divers services de logistique opérationnelle tels que le chargement, le transport et le stockage des produits excédentaires.

Ray-Mont Logistiques est actuellement à la recherche d'un(e) adjoint(e) administratif(tive) pour se joindre à son équipe dynamique. En tant que membre de l'équipe professionnelle de Ray-Mont Logistiques, ses principales responsabilités sont les suivantes:
**Description de tâches**
- Répondre, filtrer et transférer les appels téléphoniques entrants
- Servir les visiteurs en les accueillant et en les dirigeant de façon appropriée
- Notifier les employés de la compagnie de l’arrivée de leurs visiteurs
- Recevoir, trier, distribuer et, à l’occasion, numériser le courrier / les livraisons
- Assister l’équipe des comptes à payer avec le traitement des factures fournisseurs via la plate-forme d’automatisation des payables ainsi qu’avec les réconciliations de comptes inter compagnies
- Effectuer les dépôts journaliers au bureau en utilisant le numérateur à chèques
- Valider que la réception, les salles de conférence et la cafétéria sont propres et qu’ils respectent les standards et attentes corporatives
- Placer des commandes pour des fournitures de cuisine ou de bureau pour assurer que les niveaux d’inventaires sont suffisants
- Assister les gestionnaires avec des projets tels que commander et envoyer à des clients des items promotionnels ou des cadeaux de Noël ou que d’aider à organiser des événements au bureau
- Numériser des documents sur le réseau et faire du déchiquetage lorsque requis.
- Participer à toutes autres tâches connexes au besoin

**Qualifications requises**:

- Bilinguisme (français et anglais) tant à l'oral qu'à l'écrit : environnement bilingue, clients et employés très majoritairement anglophones
- DEP en secrétariat, comptabilité ou administration
- 2 années d’expérience pertinente
- Bonne connaissance de la suite Microsoft Office, principalement du logiciel Microsoft Excel

**Compétences recherchées**
- Attitude orientée sur le service à la clientèle
- Faire preuve d’adaptabilité
- Communiquer clairement et efficacement
- Travail d’équipe hors-pair, entretenir de bonnes relations avec les collègues
- Professionnalisme
- Compétences