Adjoint(E) Administratif(Ve)

**Opportunité** **d’emploi**:
**Temps**
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**partiel**
***
**-**
***
**permanent**
***à Val-d’Or

**Référence**
**:
***VD23-0722

**Sommaire** **du** **poste**:

- L’adjoint administratif seconde l’ensemble du personnel dans l’exécution de tâches reliées à la réception, au service à la clientèle et au suivi administratifs des opérations. Son travail s’effectue tout en respectant les procédures et politiques d’ACE Services Mécaniques. Il adhère à la vision, à la mission et aux valeurs de l’entreprise.

**Principales** **responsabilités**:

- 1. Comptabilisation des feuilles de temps
- a. Faire la saisie des feuilles de temps au système;
- i. Effectuer la saisie des heures travaillées pour chaque employé dans le bon de travail (BT) correspondant;

ii. Effectuer la saisie des pièces et des consommables d’opérations figurant
- sur les feuilles de temps;

b. Préparer les feuilles de temps pour la paie;

c. Numériser les feuilles de temps dans le système Maestro.
- 2. Préparer les factures
- a. Aider à préparer les dossiers de facturation, classer les bons de travail et assurer leur conformité;

b. Effectuer la facturation au comptoir pour les opérations courantes.
- 3. Tâches administratives
- a. Préparer, saisir, réviser/corriger et relire des documents, des manuels, des publicités, des communiqués, etc.
- b. Répondre aux demandes de renseignements reçues par téléphone et par courrier électronique et transmettre les appels téléphoniques et les messages;

c. Fixer et confirmer les rendez-vous et les réunions de lemployeur;
- d. Accueillir les visiteurs, déterminer le but de leur visite et les diriger vers

l’employeur ou la personne compétente (Service à la clientèle).
- 4. Gestion des chambres
- a. Mettre à jour les données concernant la gestion des chambres des employés ;
- b. Suivi avec les gestionnaires pour l’attribution de chambres ;
- c. Suivi avec les employés pour l’attribution de chambres ;
- d. Suivi des hébergements pour la qualité des lieux ainsi que toutes demandes pour les besoins ;

5. Autres tâches connexes
- a. Assurer un support à l’équipe d’administration et de comptabilité dépendant des
- besoins;

b. Faire l’entrée de données au système;

c. Classer et numériser les documents, la correspondance et autres informations;
- d. Exécuter toutes autres tâches connexes.

**Exigences** **du** **poste**:

- Détenir un diplôme d’études professionnel (DEP) en comptabilité, secrétariat ou autre;
- Avoir un minimum de 1 à 3 ans d’expérience dans un poste similaire;
- Maîtriser la suite office, Excel intermédiaire;
- Être rapide au niveau de l’entrée de données;
- Être méthodique et structuré pour effectuer les suivis des approbations;
- Être proactif;
- Avoir de bonnes aptitudes à la communication et au travail déquipe;
- Capacité à gérer le stress et à travailler sous pression;
- Bonne capacité danalyse et de résolution de problème;
- Sens de lorganisation, minutie, et du souci des détails;
- Sens des priorités, initiative et autonomie;
- Avoir une approche client impeccable;
- Détenir un permis de conduire valide au Québec;
- Avoir une bonne capacité de concentration;
- L’expérience en multi compagnies et la connaissance du logiciel Maestro sont des atouts importants.

**Conditions** **de** **travail**:

- Horaire du lundi au vendredi, 40 heures par semaine.
- Gamme complète d’assurances collectives comprenant soins médicaux et dentaires payées à 50% par l’employeur après 3 mois de service continu ;
- Programme de REER disponible dès l’embauche, l’employeur y cotise après un an de

service continu;
- Défis quotidiens, opportunité de développement de carrière à court, moyen et long terme

selon les ambitions de l’employé.
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