Agent(E) de Soutien Administratif Classe Principale

Titre d'emploi:
- Agent(e) de soutien administratif classe principale- Numéro de référence:
- C-22-11-6252- Catégorie d'emploi:
- Soutien administratif- Direction:
- Direction générale- Service:
- Centre collégial de soutien à l'intégration de l'Ouest du Québec- Nom du supérieur immédiat:
- Marie-Pierre Lachapelle- Entrée en fonction prévue:
- Un cégep ouvert d'esprit-
- Description:
- NATURE DE L’EMPLOI
- Sous la responsabilité de la coordination du CCSI de l’ouest, la personne est affectée à des tâches complexes et spécialisées liées à la gestion administrative des services spécialisés, dont le service d’interprétation en langue des signes et en mode oral et de sous-titrage en direct (ci-après « services spécialisés »). Elle soutient également les opérations liées aux services spécialisés du secteur anglophone. Elle assume des fonctions d’accueil auprès de la population étudiante sourde ou malentendante communiquant dans divers modes et langues et avec le personnel, répartit les affectations parmi les ressources spécialisées des secteurs francophone et anglophone qui travaillent auprès des différents établissements et organismes demandeurs et auprès de la population étudiante sourde et malentendante. De plus, elle accomplit diverses tâches de soutien administratif.
- PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
- Au niveau des services spécialisés:
- Communique avec les personnes étudiantes sourdes et malentendantes et différents établissements et organismes demandant des informations et des services spécialisés et au besoin, redirige ces demandes ;
- S’assure, avec les membres de l’équipe, du traitement des demandes de services spécialisés, de la répartition des horaires de travail du personnel et du suivi des demandes de services ;
- Opérationnalise, en collaboration avec la répartition et les professionnels, le processus de confection des horaires du personnel des services spécialisés et fait approuver les horaires par la coordination ;
- Recueille, valide et confirme, les données relatives à l’ensemble des affectations ponctuelles et des remplacements du personnel achemine les données des affectations aux personnes concernées ;
- Planifie, mets à jour et enregistre les données relatives aux horaires du personnel spécialisé;
- Selon les besoins, fait une utilisation optimale du personnel régulier, peut avoir recours à la liste du personnel occasionnel et peut avoir à déterminer avec le personnel des modifications ponctuelles à leurs horaires;
- Informe, lors de la tenue d’activités spéciales (conférences, séminaires, réunions, etc.), les organismes et établissements demandeurs de la nécessité de fournir des documents de préparation pour le personnel spécialisé, effectue les suivis, recueille la documentation et la distribue aux personnes concernées;
- Consigne, par l’entremise du système de gestion des horaires, l’ensemble des interventions liées aux demandes de service, aux remplacements et aux nouveaux besoins (retards et absences du personnel spécialisé, annulations de cours inscrits à l’horaire, changements d’horaires de la population étudiante sourde et malentendante, cours en présentiel ou en ligne, etc.) et tiens à jour les données relatives à l’assignation des demandes;
- Communique, avant le début de chaque session, avec les établissements afin d’obtenir les calendriers scolaires et les horaires des personnes étudiantes requérant des services spécialisés ainsi que les accès aux différentes plateformes pédagogiques et de cours pour l’ensemble des affectations;
- Responsable de la tenue des tableaux de prévision des besoins de services spécialisés;
Au niveau de la rémunération, la gestion des banques d’heures, des budgets et de la facturation:
- Collabore aux opérations liées aux budgets, aux réclamations, à la facturation et à la reddition de comptes ;
- Collabore aux différentes opérations liées à la paie, à la gestion des banques d’heures et de vacances des divisions qui lui sont confiées et assure le remplacement pour les autres divisions au besoin et informe le personnel des options possibles dans certaines situations d’absence et effectue les autres suivis requis ;
- Collabore à la préparation et effectue les vérifications relatives au rapport de paie des gestionnaires ;
- Applique les conventions collectives des employés de soutien et des interprètes;
Au niveau administratif:
- Assure le remplacement de la répartition pour le service d’interprétation du secteur francophone lorsque requis;
- Assure le suivi des échéanciers du CCSI et effectue les relances requises, tant à l’interne qu’à l’externe;
- Participe à l’organisation de rencontres et d’évènements liés à ses divisions et voit au soutien logistique requis;
- Effectue de la saisie d’information et collabore à la gestion documentaire numérique;
- Compile diverses