Adjoint(E) Administratif(Tive), Voies Autochtones

Résumé de l'emploi

**Lieu**: sur place, Musée des beaux-arts du Canada, promenade 380 Sussex, Ottawa

À propos du poste

Sous la supervision de la gestionnaire sénior, Politiques, protocoles et initiatives stratégique et à l'appui de l'adjoint(e) exécutif(tive) du vice-président, VAD et de la directrice, Voies autochtones et initiatives curatoriales, la personne titulaire du poste assurera les fonctions administratives du département. Les tâches principales incluent, mais ne sont pas limitées à:

- Coordonner les opérations quotidiennes du bureau, y compris la programmation, la gestion des dossiers, des calendriers et de la correspondance, et aider à répondre aux demandes de renseignements généraux et détaillés;
- Soutenir l'adjointe exécutive dans la maintenance des systèmes de comptabilité financière et d'achat ; tenir à jour les rapports mensuels sur les écarts; gérer la petite caisse du bureau ; réconcilier les comptes de cartes de crédit du département;
- Maintenir des inventaires de fournitures et d'équipements de bureau;
- Achat de biens et de services (y compris les voyages); suivi des achats; traitement des factures ; traitement des remboursements pour le personnel et les invités;
- Aider à la coordination des voyages du personnel et des invités en organisant les voyages, en prenant des rendez-vous et en créant des itinéraires de voyage, entre autres;
- Coordonner les calendriers de la gestionnaire sénior et de la directrice en coordonnant les demandes de réunion, les préparatifs et les remboursements de voyage, les rendez-vous et les itinéraires.
- Aider à la gestion et au développement des collections, par exemple en coordonnant les documents relatifs à l'acquisition d'œuvres d'art par le biais d'achats ou de dons;
- Soutenir l'adjointe à la conservation dans l'assemblage et la soumission des documents et du matériel connexe pour la certification des biens culturels via le portail de la Commission canadienne d'examen des exportations de biens culturels;
- Aider à la coordination des ressources humaines, par exemple en participant à l'intégration des nouveaux membres du personnel et des stagiaires.

Exigences

**Scolarité**:
Certificat ou diplôme post-secondaire en études administratives ou combinaison équivalente de formation et d'expérience ;
**Expérience**:

- Au moins trois (3) ans d'expérience à titre d'adjoint(e) administratif(tive).
- Expérience avec le soutien financier et les fonctions budgétaires.
- Expérience en ébauche de correspondance courante.
- Expérience au sein d'un milieu gouvernemental ou d'une société d'État (constitue un atout).

**Connaissances**:

- Bonne compréhension des cultures autochtones, de l'art ainsi que des enjeux questions liés aux peuples autochtones.
- Bonne compréhension du mandat et du fonctionnement général du Musée.
- Connaissance des principes de tenue de livre.
- Connaissance pratique d'une langue autochtone (constitue un atout).
- Connaissance pratique du français (constitue un atout).

**Compétences**:

- Capacité de travailler efficacement sous pression
- Capacité d'établir des priorités, d'entreprendre plusieurs tâches simultanées et de respecter des échéances serrées.
- Capacité de s'adapter à des priorités changeantes.
- Capacité de travailler de façon autonome ou au sein d'une équipe.
- Capacité de communiquer efficacement, verbalement et par écrit.
- Discrétion, intégrité et jugement.
- Initiative, entregent et esprit d'équipe

**Avis aux postulants**: Selon le processus de dotation, l'équipe Personnes de la culture et de l'appartenance du Musée de beaux-arts du Canada invite les postulants qualifiés à participer à une entrevue par courrier électronique. Si vous avez choisi l'option de ne pas recevoir de courriels portant sur une offre d'emploi dans cette organisation, veuillez noter que nous ne pourrons communiquer avec vous afin de vous inviter à participer à une entrevue.

Nous invitons les postulants à s'assurer que les paramètres liés au Consentement de communication par courriel qui se trouvent dans leur profil ont été fixés de manière à permettre la réception de courriels, et de vérifier régulièrement leurs pourriels ou leur dossier Courrier indésirable.

Conditions d'emploi
- Vérification de fiabilité approfondie. Cet élément n'est pas utilisé à l'étape de présélection.

Renseignements supplémentaires
- Une variété de méthodes d'évaluation pourrait être utilisée.
- Le MBAC s'est aussi engagé à mettre en place des processus de sélection et un milieu de travail inclusifs et exempts d'obstacles. Des méthodes d'évaluation modifiées ou des mesures d'adaptation raisonnables sont disponibles sur demande.