Commercial Fleet Coordinator

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Le(la)** Coordonnateur(trice) de la flotte commerciale** est responsable de tous les aspects liés à la flotte de l’entreprise, y compris la gestion des conducteurs, les mouvements de véhicules, les rapports de dépenses et les cartes de carburant. Vous superviserez l’entretien des véhicules, la conformité réglementaire, la planification et le contrôle des coûts, afin d’assurer une gestion efficace, sécuritaire et conforme aux normes internes et externes. Ce rôle est essentiel au soutien de la logistique et de la prestation de services dans le cadre d’un réseau de distribution national de grande envergure.

**Responsabilités**
- Coordonner les opérations quotidiennes et la logistique liées à la flotte de véhicules commerciaux
- Planifier et assurer le suivi de l’entretien préventif et correctif sur l’ensemble des sites
- Veiller à ce que les véhicules respectent toutes les exigences réglementaires, légales et de sécurité
- Gérer les immatriculations, assurances, inspections et documents de la flotte
- Suivre la consommation de carburant, les frais d’entretien, les coûts de location, et produire des rapports sur les indicateurs de performance (KPI)
- Collaborer avec les fournisseurs et prestataires de services pour les réparations, la location et les services liés à la flotte
- Maintenir à jour les données de la flotte dans le système de gestion
- Soutenir les conducteurs en cas de problèmes liés aux véhicules (pannes, accidents, infractions)
- Mettre en œuvre les politiques de gestion de la flotte et les protocoles de sécurité en collaboration avec l’équipe Santé et Sécurité
- Contribuer à la stratégie de renouvellement de la flotte et à l’optimisation de l’utilisation des véhicules
- Participer aux enquêtes en cas d’accident et assurer le suivi des réclamation.

**Facteurs de réussite**
- Expérience : 3 à 5 ans en coordination de flotte, transport ou logistique, avec une solide expérience en gestion opérationnelle et en conformité
- Connaissance réglementaire : Bonne maîtrise des règlements en matière de transport et de flotte (SAAQ, NSC, FMCSA, etc.)
- Compétences techniques : Maîtrise de la suite Microsoft Office, en particulier Excel avancé. Une connaissance de base de SAP ou d’un autre ERP est un atout
- Capacité analytique : Excellente pensée critique; vous analysez les problèmes de manière structurée et proposez plusieurs solutions fondées sur les données et votre expérience
- Volonté d’apprendre : Curieux(se) et adaptable. Vous aimez travailler en équipe et valorisez le partage des connaissances et l’amélioration continue
- Rigueur et souci du détail : Précis(e), organisé(e) et rigoureux(se). Vous assurez l’exactitude de l’information et un suivi minutieux
- Gestion des priorités : À l’aise dans un environnement dynamique, vous savez gérer plusieurs priorités et échéances à la fois
- Langues : La maîtrise de l’anglais est requise. Le français est considéré comme un atout important, notamment pour la coordination à l’échelle nationale
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The **Commercial Fleet Coordinator** is responsible for all aspects of the company's fleet, including driver management, vehicle movements, expense reports and fuel cards. You will oversee vehicle maintenance, compliance, scheduling, and cost control, ensuring the fleet runs efficiently, safely, and in accordance with company and regulatory standards. This role plays a key part in supporting logistics and service delivery for a large-scale national distribution network.

**Assigned responsibilities**
- Coordinate the daily operations and logistics related to the commercial vehicle fleet
- Schedule and follow up on preventive and corrective maintenance across all sites
- Ensure vehicles meet all regulatory, legal, and safety compliance requirements
- Manage vehicle registrations, insurance, inspections, and documentation
- Monitor fuel usage, maintenance expenses, leasing costs, and report on KPIs
- Collaborate with suppliers and service providers for repairs, leasing, and fleet services
- Maintain accurate fleet data in the fleet management system
- Support drivers with vehicle-related issues (breakdowns, accidents, violations)
- Implement fleet policies and safety protocols in collaboration with the Health & Safety team
- Contribute to fleet renewal strategy and optimization of vehicle usage
- Participate in accident investigations and follow up on claims

**Success factors**
- Experience: 3 to 5 years in fleet coordination, transportation, or logistics, with a proven track record in managing vehicle operations and compliance.
- Regulatory Knowledge: Familiar with transportation and fleet regulations such as SAAQ, NSC, FMCSA, and other applicable safety standards.
- Technical Skills: Proficient with Microsoft Office Suite, particularly advanced Excel. Basic working knowledge of SAP or other ERP systems is an asset.
- Analytical Thinking: Strong critical thinking skills; you approach problems methodically and dev