Technicienne ou Technicien en Administration

NATURE DU TRAVAIL

L'emploi de technicienne ou de technicien en administration consiste à effectuer divers travaux techniques à caractère administratif. Elle assiste le personnel de soutien et les usagères ou usagers du service concerné.

De manière plus spécifique, la personne est notamment appelée à exécuter les tâches suivantes:
Concernant la vérification de l’effectif scolaire:

- Effectuer la transmission des renseignements relatifs aux dossiers des étudiants dans les systèmes ministériels Socrate, Sysec, Ariane, etc.;
- Assurer la conformité des données entre les systèmes Socrate et Clara;
- Effectuer les corrections nécessaires à la récupération du financement des cours du collège;
- Vérifier les rapports de confirmation de l’effectif scolaire.

Concernant l’horaire maître, l’horaire des épreuves finales de cours et l’épreuve uniforme de français:

- Participer à la confection des horaires de cours;
- Planifier l’horaire des épreuves finales de cours;
- Favoriser la réussite et éviter les conflits d’horaire des étudiants et des enseignants;
- Analyser les paramètres suivants : nombre de groupes, nombre d’étudiants, contraintes pédagogiques, disponibilité des locaux, etc.;
- Optimiser l’utilisation des locaux selon le nombre de places et les équipements disponibles;
- Organiser l’épreuve uniforme de français.

Concernant la citoyenneté des étudiants:

- Analyser les statuts de citoyenneté des étudiants et procéder à la vérification des pièces justificatives.

Concernant l’analyse de DEC:

- Effectuer l’analyse des dossiers dans Clara pour la diplomation;
- Vérifier et transmettre les données dans le système ministériel et en analyser les sanctions;
- Préparer les statistiques de sanction et les documents relatifs à la diplomation des étudiants pour le Conseil d’établissement, d’administration et pour le Ministère.

Concernant l’admission des étudiants et les opérations de la rentrée scolaire:

- Générer le classement en anglais des dossiers étudiants selon les barèmes établis;
- Procéder à la génération des choix de cours des étudiants;
- Générer et effectuer les suivis de contrats de réussite et d’échecs multiples conformément au respect du règlement 11;
- Traiter les demandes de commandites et les suivis qui en découlent;
- Produire différentes listes et rapports nécessaires aux opérations de la rentrée et en assurer le suivi auprès des aides pédagogiques.

Concernant les programmes et les cours:

- Mettre à jour les grilles de cours dans Clara;
- Préparer l’offre générale de cours;
- Créer ou modifier les programmes et les cours dans SOBEC.

Concernant les statistiques:

- Effectuer l’analyse des données et préparer les tableaux statistiques des admissions, effectifs étudiants, désistements et abandons de cours, etc.
- Produire différents rapports dans Clara, extraire des données et en effectuer l’analyse au besoin.

Selon les besoins du service, la personne assure un support à l’agente à l’accueil pour informer, percevoir des paiements, produire des attestations de fréquentation scolaire et diriger les personnes se présentant au service de l’organisation et du cheminement scolaires.

Elle pourrait également être appelée à participer aux journées d’accueil des nouveaux admis, aux portes ouvertes et à d’autres activités du service et du Collège, et ce, en dehors des heures normales de travail.

Exigences:
Scolarité et expérience

Dans le domaine de l’administration, détenir un diplôme d'études collégiales (DEC) en administration avec champ de spécialisation approprié ou, dans le domaine de la bureautique, un diplôme d’études collégiales (DEC) en bureautique avec champ de spécialisation approprié ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente.

La personne recherchée doit démontrer une grande capacité d’analyse, un sens de l’organisation accru et une aptitude à travailler avec des délais rapprochés.

Exigences particulières:
Excellente connaissance du logiciel Excel.
Maîtrise d’un logiciel de gestion pédagogique (connaissance de Clara est un atout).

Tests requis:
Test de français niveau avancé, note de passage établie à 60 %
Test Word niveau intermédiaire, note de passage établie à 60 %
Test Excel niveau intermédiaire, note de passage établie à 60 %

Remarques: