Technicienne ou Technicien en Administration

NATURE DU TRAVAIL

L'emploi de technicienne ou de technicien en administration consiste à effectuer divers travaux techniques à caractère administratif. Elle assiste le personnel de soutien et les usagères ou usagers du service concerné.

De manière plus spécifique, la personne est appelée à exécuter les tâches suivantes:
Concernant la vérification de l’effectif scolaire:

- Effectuer les transmissions des renseignements relatifs aux dossiers des étudiants dans les systèmes ministériels Socrate, Sysec, Ariane, Charlemagne, etc.;
- Assurer la conformité des données entre les systèmes Socrate et Clara;
- Effectuer les corrections nécessaires à la récupération du financement des cours du collège;
- Vérifier les rapports de confirmation de l’effectif scolaire.

Concernant l’horaire maître et l’horaire des épreuves finales de cours:

- Participer à la confection des horaires de cours;
- Planifier l’horaire des épreuves finales de cours;
- Favoriser la réussite et éviter les conflits d’horaire des étudiants et des enseignants;
- Analyser les paramètres suivants : nombre de groupes, nombre d’étudiants, contraintes pédagogiques, disponibilité des locaux, etc.;
- Optimiser l’utilisation des locaux selon le nombre de places et de l’équipement disponible.

Concernant la citoyenneté des étudiants:

- Analyser les statuts de citoyenneté des étudiants et procéder à la vérification des pièces justificatives;
- Produire des lettres d’admission personnalisées pour les admissions internationales et analyser les divers documents de citoyenneté requis;
- Effectuer les suivis relatifs au programme d’exemption des droits de scolarité supplémentaires exigibles aux étudiants internationaux;
- Inscrire les étudiants admissibles aux assurances collectives pour les étudiants internationaux et en assurer le suivi.

Concernant l’analyse de DEC:

- Effectuer l’analyse des dossiers dans Clara pour la diplomation;
- Vérifier et transmettre les données dans le système ministériel et en analyser les sanctions;
- Préparer les statistiques de sanction et les documents relatifs à la diplomation des étudiants pour le Conseil d’établissement, d’administration et pour le Ministère.

Concernant les programmes et les cours:

- Mettre à jour les grilles de cours dans Clara;
- Préparer l’offre générale de cours;
- Créer ou modifier les programmes et les cours dans SOBEC.

Également, la personne devra produire différents rapports Clara, extraire des statistiques et en effectuer l’analyse au besoin.

Exigences:
Scolarité et expérience
Dans le domaine de l’administration, détenir un diplôme d'études collégiales (DEC) en administration avec champ de spécialisation approprié ou, dans le domaine de la bureautique, un diplôme d’études collégiales (DEC) en bureautique avec champ de spécialisation approprié ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente.
La personne recherchée doit démontrer une grande capacité d’analyse, un sens de l’organisation accru et une aptitude à travailler avec des délais rapprochés.
Exigences particulières:
Excellente connaissance du logiciel Excel.
Maîtrise d’un logiciel de gestion pédagogique (connaissance de Clara est un atout).

Tests requis:
Test de français niveau avancé, note de passage établie à 60 %
Test Word niveau intermédiaire, note de passage établie à 60 %
Test Excel niveau intermédiaire, note de passage établie à 60 %

Remarques:

Si votre expérience professionnelle a évolué ou si vous avez de la scolarité additionnelle depuis votre dernière visite, nous vous invitons à joindre votre curriculum vitae afin de faire valoir l'ensemble de votre cheminement professionnel.